ОБОРОТНО-САЛЬДОВІ ВІДОМОСТІ

Оборотно-сальдова відомість (ОСВ) – звіт, що містить для кожного рахунку обліку інформацію про залишки на початок і кінець періоду і обороти по дебету і кредиту за встановлений період.

Для отримання звіту ОСВ Користувачеві необхідно натиснути на відповідний пункт меню «ОСВ» у розділі «Бухгалтерія» Меню додатка, встановити параметри звіту і натиснути кнопку «Старт» – результати звіту будуть виведені в табличну область.

Для зміни параметрів відображення звіту Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Скидання» – поточний звіт буде закрито, і Користувачеві буде знову виведена панель установки параметрів звіту. Для поновлення звіту з поточними параметрами, наприклад, після проведення документа Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Оновити» – звіт буде оновлено з використанням раніше встановлених параметрів і урахуванням нових введених в систему даних.

Інтерфейс ОСВ дозволяє відкрити додаткову інформацію про аналізовані рахунках у вигляді звітів і форм: «Аналітика по рахунку», «Атрибути бухгалтерського рахунку», «Динаміка по рахунку», «Аналіз рахунки», «Картка рахунку». Відкриття цих звітів і форм для виділеного в таблиці ОСВ рахунку можливе натисканням кнопок у панелі інструментів ОСВ. Також в панелі інструментів ОСВ розташовується кнопка, натискання якої дозволяє експортувати поточний звіт в Excel-файл.

Також можливе послідовне відкриття звітів за рахунком при подвійному натисканні на рядок у таблиці. Таким чином, аналізуючи обороти по рахунку, через звіти в підсумку можна перейти в документи-ініціатори проводок.

Таблиця ОСВ складається із стовпців, в більшості яких можлива сортування:

• Рахунок – номери рахунків за планом рахунків компанії;

• Назва рахунку – назви рахунків;

• Валюта – назва валют обліку для рахунків, на яких ведеться облік в іноземній валюті;

• Початкове сальдо (Дебет, Кредит) – залишки по рахунках на початок періоду (залежно від значення параметра «Розгорнуте сальдо» може відображатися «Розгорнуто» або «Згорнути»)

• Оборот (Дебет, Кредит) – сумарні результати операцій за аналізований період;

• Кінцеве сальдо (Дебет, Кредит) – залишки по рахунках на кінець періоду (залежно від значення параметра «Розгорнуте сальдо» може відображатися «Розгорнуто» або «Згорнути»).

Внизу таблиці відображається рядок підсумкових даних.

Негативні значення в ОСО відображаються зі знаком «мінус», а також за умовчанням виділені червоним шрифтом – виділення «червоним» можна відключити в налаштуваннях робочого місця.

7.1. Параметри ОСВ

Установка параметрів ОСВ дозволяє настроїти зручне і достатнє відображення звіту, що відповідає поточним потребам Користувача. ОСВ може будуватися із застосуванням таких параметрів:

• Дата з ... по ... – установка періоду для звіту; гнучка установка періоду можлива також з використанням форми, яка відкривається натискання кнопки «Період» панелі інструментів ОСВ.

• Розгорнуте сальдо – вибір режиму уявлення залишків на початок і кінець періоду: з підсумовуванням дебету і кредиту або без такого.

• План рахунків – вибір з переліку один з використовуваних в компанії планів рахунків (за умовчанням встановлено значення «Все»).

• Фільтр по рахунках – введення маски рахунків для відображення (виконується пошук за номерами рахунків, що містять набір введених в поле цифр, з урахуванням роздільників порядків рахунків – знака «точка»); маски рахунків необхідно вводити через «кому».

• Шаблони – автоматична заповнення поля «Фільтр по рахунках» набором масок рахунків відповідно до областю бухгалтерського обліку (Зарплата, Банк-Каса, Комерція, Доходи-витрати, Основні засоби, Закупівлі, ПДВ).

• Групи – вибір типу угруповання рахунків: за субрахунками і по 2-м, 3-м, 4-м цифрам рахунку разом із субрахунками.

• Валютні рахунки – вибір виду відображення валютних рахунків: у валюті обліку (за курсом НБУ на дату транзакції), у валюті транзакцій, і відображення обох варіантів.

• Фільтр по аналітиці – вибір типу об'єктів аналітичного обліку, дані яких необхідно відобразити у звіті; при виборі типу аналітики в параметрах звіту відкривається додаткове поле «Аналітика»:

• Аналітика – вибір об'єкта або групи об'єктів аналітичного обліку, за якими необхідно отримати звіт.

7.2. АНАЛІТИКА ЗА РАХУНКОМ

Звіт «Аналітика по рахунку» є деталізованим звітом по обраному рахунку в одиницях обліку по Об'єктам Аналітики з настроюваної деревовидної угрупованням з аналітики (розрізу). Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Аналітика» у панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунку.

У параметрах звіту встановлені незмінні фільтри по рахунку та аналітиці, а також застосовується розріз з використанням всіх доступних для рахунку аналітик, починаючи з основною аналітики. Користувач може змінити період звіту і розрізи відображення за доступними для даного рахунку об'єктам аналітики після натискання кнопки «Скидання» (у разі вибору в ОСВ «Аналітики» буде звужена вибір об'єктів аналітичного обліку в «Аналітика по рахунку», таким чином установка розрізів може бути не доступна). Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».

Наприклад: При виборі параметрів розрізів має значення черговість вибору – дерево звіту буде побудовано у відповідності з послідовністю вибору, яка відображається в полі «Розрізи». Наприклад, по рахунку 0.361. *** Можна вивести дерево за розрізами (об'єкта аналітичного обліку, Субрахунок) «Клієнт» і «Договір». Можна вибрати побудова звіту тільки по одному розрізу (або «Клієнт», або «Договір»), а також можна налаштувати розрізи по обом ОАЗ: «Клієнт, Договір» – буде побудовано дерево з переліком клієнтів на 1-му рівні відображення та переліком договорів для кожного клієнта на 2-му рівні ієрархії; а при виборі «Договір, Клієнт» – буде побудовано дерево з переліком договорів на 1-му рівні відображення та переліком клієнтом, з якими здійснюється робота в рамках договору на 2-му рівні.

За записами звіту «Аналітика по рахунку» можливий пошук і перехід за результатами пошуку – у полі «Пошук» панелі інструментів звіту необхідно ввести шукане слово (або його частина), а перехід за знайденими записам здійснюється натисканням стрілок «вправо» і «вліво» , розташованими поряд з полем пошуку.

Внизу таблиці звіту відображається рядок підсумкових даних.

Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальній папці, скориставшись кнопкою «Експорт».

7.3. АТРИБУТИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО РАХУНКУ

Вікно «Атрибути бухгалтерського рахунку» відображає інформацію про обраний обліковому рахунку. Вікно відкривається при натисканні кнопки «Рахунок» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунку.

7.4. Динаміка за рахунком

Звіт «Динаміка по рахунку» відображає статистику зміни залишків за рахунком в грошових одиницях за періодами. Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Динаміка» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелі інструментів «Аналітика по рахунку» при виділеному рядку записи звіту (в цьому випадку для побудови динаміки буде застосована відповідна аналітика).

У параметрах звіту встановлені незмінні фільтри по рахунку та аналітиці, а також крок періодів (1 місяць), валюта звіту (відповідає валюті обліку на рахунку), і тип курсу розрахунку валюти обліку до валюти звіту. Користувач може змінити період звіту, крок періодів (за кількістю днів або місяців), валюту звіту і курс розрахунку валюти після натискання кнопки «Скидання». Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».

Внизу таблиці звіту відображається рядок підсумкових даних.

Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальній папці, скориставшись кнопкою «Експорт».

7.5. Аналіз рахунку

Звіт «Аналіз рахунку» відображає інформацію про кореспондуючих рахунках обраного рахунку і оборотах з цими рахунками. Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Аналіз рахунку» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелі інструментів «Аналітика по рахунку» при виділеному рядку записи звіту – в цьому випадку для побудови аналізу буде застосована відповідна аналітика.

Для рахунків з урахуванням в національній валюті (валюті за замовчуванням), крім періоду звіту, немає параметрів, що настроюються, а для рахунків з урахуванням в іноземній валюті Користувач може змінити валюту звіту після натискання кнопки «Скидання» – розрахунок звітних даних буде виконуватися за курсом НБУ на дату проведення транзакції. Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».

Внизу таблиці звіту відображаються рядки підсумкових даних.

Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальному сховищі Користувача, скориставшись кнопкою «Експорт».

7.6. Рух по рахунку

Звіт «Рух по рахунку» є окремим випадком Журналу балансових проводок (докладніше в розділі Журнал балансових проводок довідки системи) і відображає перелік проводок по обраному рахунку за звітний період. Звіт відкривається при натисканні кнопки «Карточка счета» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелях інструментів звітів «Аналітика по рахунку», «Динаміка по рахунку», «Аналіз рахунки» - в цих випадках для побудови переліку проводок буде застосована відповідна аналітика.

У параметрах відображення журналу Користувач може змінити період відображення журналу, виконати контекстний пошук по записах журналу, а також відкрити документ, який ініціював проводки, натиснувши на кнопку «Документ» при виділеній в журналі рядку. При виділенні рядка в журналі Користувачеві в заголовку журналу відображається основна інформація документа (вміст виведеної інформації залежить від набору використовуються в документі полів).

Практичне завдання: ОСВ та звіти

Мета: навчитися працювати з ОСБ та супутніми звітами за результатами введення початкових залишків.

1. Для формування Оборотно-сальдової відомості необхідно відкрити модуль в меню «Бухгалтерія», встановити період звіту (поточний місяць) і натиснути кнопку «Старт».

2. Виконати експорт відомості в Excel натисканням кнопки «Експорт».

3. Відкрити «Атрибути бухгалтерського рахунку» натисканням кнопки «Рахунок» в панелі інструментів при виділеному рядку рахунку «401 Статутний Капiтал» у відомості. Ознайомитися з формою і закрити її.

4. Відкрити звіт «Аналітика по рахунку» двократне натисканням миші по виділеному рядку.

5. У панелі інструментів звіту «Аналітика по рахунку» натиснути кнопку «Динаміка» для відкриття звіту «Динаміка по рахунку».

6. Перейти на вкладку звіту «Аналітика по рахунку» і в панелі інструментів натиснути кнопку «Аналіз рахунки» для відкриття звіту «Аналіз рахунків».

7. У звіті «Аналіз рахунки» виділити рядок рахунки і перейти в форму «Карточка рахунку» двократне натисканням миші по рядку.

8. У «Картці рахунки» виділити рядок про документ і відкрити документ двократне натисканням кнопки миші або натисканням кнопки «Документ» в панелі інструментів.