ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ ЖУРНАЛУ І ДОКУМЕНТА, ПРИНЦИПИ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Панель інструментів Журналу документів

Журнал документів – це перелік документів (а в деяких випадків і звітів, які вимагають збереження у вигляді звітних документів), створених у системі в установленому періоді, і доступних поточному Користувачеві для перегляду або редагування.

 

Журнал має Панель інструментів, що дозволяють виконувати різні дії з документами:

• Створити – створення нового документа (якщо у поточного Користувача є право створювати документи такого виду). При створенні документа із загального Журналу Користувачеві пропонується вибрати конкретний вид документа, який необхідно створити, при цьому у формі вибору документа можливий пошук як за назвою документа (частини назви), так і за номером. Новий документ відкривається в новій вкладці робочого місця.

• Редагувати – документ, виділений в Журналі, буде відкритий для редагування в новій вкладці робочого місця (якщо у поточного Користувача є право редагувати такий вид документів або безпосередньо обраний документ).

• Перегляд – документ, виділений в Журналі, буде відкритий для перегляду в новій вкладці робочого місця. У відкритому документі можливий перехід в режим редагування натисканням кнопки «Редагувати» на панелі інструментів документа (якщо у поточного Користувача є право редагувати такий вид документів або безпосередньо обраний документ).

• Проведення – відкриття в новій вкладці робочого місця форми «Проводки по документу», виділеному Журналі.

• Видалити – документ, виділений в Журналі, буде видалений (якщо у поточного Користувача є право видаляти такий вид документів або безпосередньо обраний документ). При цьому Користувачеві виводиться запит на підтвердження видалення, де Користувачеві необхідно підтвердити своє рішення. Якщо видалення поточного документу не порушує цілісність бізнес-логіки системи, тобто у документа немає пов'язаних (дочірніх) документів, документ буде видалений, про що Користувач буде проінформований відповідним повідомленням. Дистанційні документи доступні для відновлення Адміністратором компанії в звітному періоді в модулі Журнал віддалених документів (докладніше – у відповідному розділі довідки).

• Копіювати – копіювання документа, виділеного в Журналі (якщо у поточного Користувача є право створювати даний вид документа). Новий (скопійований) документ відкривається в новій вкладці робочого місця і повністю ідентичний вихідному, за винятком дати створення.

• Створити на підставі – створення нового (дочірнього) документа на підставі виділеного в таблиці Журналу. Користувачеві відкривається форма «Створення документа на підставі», де йому необхідно вибрати з переліку доступних у списку вид документа, який необхідно створити. Якщо у поточного Користувача є право створювати даний вид документа, то в новій вкладці робочого місця відкриється новий документ, в якому буде заповнена частина полів відповідно до полями батьківського документа.

• Пов'язані – відкриття форми «Зв'язані документи», що показує документи, пов'язані з виділеним в таблиці Журналу (докладний опис форми зв'язаних документів наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи).

• Атрибути – відкриття вікна «Атрибути документа», що містить інформацію про документ. Якщо при проведенні документа була порушена бізнес-логіка його роботи, що призвело до появи помилки, то інформація про помилку буде відображена в полі «Помилка», а в Журналі в стовпці «Помилка» стоятиме ознака (галочка).

 

Історія – відкриття форми історії виконання дій з документом, виділеному в Журналі.

 

Експорт в Excel – створення Excel-файлу Журналу (реєстру документів), з урахуванням встановлених фільтрів відображення переліку документів.

• Групові операції – виконання операцій із зазначеними в Журналі документами (прапорець у полі «Відзначити») або з усіма відображеними на сторінці Журналу документами (при цьому Користувачеві виводиться запит про необхідність проведення групової операції для всіх документів). Для виконання групових операцій з великою кількістю документів без установки «позначки» необхідно попередньо, скориставшись інструментами установки дат, фільтрів і пошуку, відібрати для відображення в Журналі тільки ті документи, з якими необхідно виконати конкретну групову операцію. Детальний опис групових операцій наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи.

• З ... по ... – поля для установки дат періоду створення документів для відображення в Журналі і кнопка застосування періоду, яку необхідно натиснути при зміні дат періоду для поновлення переліку документів у Журналі.

• Пошук – поле введення тексту для пошуку і кнопка для виконання пошуку у всіх полях записів Журналу документів.

• Встановити фільтр – відкриття форми «Установка фільтра» (докладний опис форми установки фільтрів наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи).

• Зняти фільтр – зняття встановлених Користувачем фільтрів.

Таблиця Журналу документів складається із стовпців:

• Позначка – поле для установки вибору документа для проведення групової операції (може також встановлюватися як мітка для документа при, наприклад, проведенні вивірки документів – позначки автоматично втечуть при закритті Журналу, а також при переході на іншу сторінку Журналу або виконанні груповий операції).

• Дата – дата створення документа (в стовпці можлива сортування).

• Номер – номер документа, присвоєний Користувачем при створенні (в стовпці можлива сортування).

• Сума –- сума по документу (в стовпці можлива сортування).

• Валюта – валюта проведень документа.

• Форма документа – назва виду документа відображається в загальному Журналі (в стовпці можлива сортування).

• Зміст – опис господарської операції по документу (в стовпці можлива сортування); при наведенні на рядок курсору миші Користувачеві показується спливаюча підказка з текстом змісту.

• Оригінал – поле для установки ознаки наявності «паперового» оригіналу документа.

• Помилка – ознака, що вказує, що при проведенні документа не було дотримано бізнес-логіка проведення документа (в стовпці можлива сортування); спливаюча підказка з текстом помилки відображається Користувачеві при наведенні курсору миші на ознака, також опис помилки можна побачити в «атрибутах документа».

• Зберігання – ознака, що вказує, що документ був закритий від редагування яким-небудь Користувачем (в стовпці можлива сортування); для редагування документа його попередньо необхідно зняти з «зберігання» застосувавши групову операцію (якщо у поточного Користувача є права на постановку і зняття з зберігання зазначеного виду документів – таке право встановлюється Адміністратором компанії в Налаштуваннях посади Менеджера посад).

• Перерахунок потрібно – ознака, що вказує, що документ вимагає перепроведення унаслідок того що в пов'язаних з ним документах (батьківських) були внесені зміни (в стовпці можлива сортування).

• Исполнен – ознака завершення бізнес-процесу, ініційованого документом (в стовпці можлива сортування).

• Заповнений – ознака, що вказує, що в документі заповнені всі обов'язкові для його проведення поля (в стовпці можлива сортування).

• Відкладений – ознака, що вказує на документ, який був створений в додатку, але не був проведений або проведення було скасовано (в стовпці можлива сортування).

• Файл – ознака наявності в документі прикріплених файлів.

• Підрозділ – Центр Фінансової Відповідальності, зазначений у документі (в стовпці можлива сортування).

• Внутрішній Номер – системний номер документа (в стовпці можлива сортування).

Існуючий документ з Журналу можна відкрити, використовуючи кнопки панелі інструментів («Редагування», «Перегляд»), або двоекратное натисканням лівої кнопки миші в рядку Журналу. Новий (у тому числі і скопійований) документ відкривається в режимі редагування. Всі документи відкриваються в новій вкладці робочого місця.

 

6.2. Панель інструментів документа

Облік у системі Oblik SaaS забезпечується реєстрацією виконання операцій, здійснюваної відповідними документами. Кожен документ має панель інструментів, необхідних для реєстрації документованої операції, перегляду результатів операції та інформації про документ, додаткових дій. Набір інструментів може відрізнятися в залежності від режиму відкриття: для редагування або перегляду.

 

 

 

Склад кнопок і дій відрізняється в залежності від режиму відкриття:

• Проведення – при натисненні на кнопку відкривається форма «Проводки по документу», що відображає перелік бухгалтерських проводок, ініційованих проведенням документа. Наведення курсору на стрілку «вниз» на кнопці відкриває Split-меню команд для відкриття форм «Пов'язані документи», «Атрибути», «Історія».

 

Зберегти в Excel – при натисненні на кнопку виконується експорт документа в Excel-файл з використанням стандартних інструментів збереження файлу в локальній папці Користувача. Наведення курсору на стрілку «вниз» на кнопці відкриває Split-меню команд для вибору додаткових дій: «Експорт і відправка на email" і «Друк» (відкриття в новій вкладці браузері форми для відправки документа на друк на підключений принтер з використанням стандартних інструментів браузера ).

 

• Редагувати – перехід в режим редагування з режиму перегляду документа за наявності відповідних прав. З Split-меню кнопки можливе виконання дій «Копіювати документ», «Створити на підставі», «Видалити документ».

 

• Зберегти і провести – проведення документа, при якому в системі створюються записи облікових регістрів, що інтерпретуються як бухгалтерські проводки, які можна побачити на формі «Проводки по документу», а результати проводок будуть відображені у звітах системи. Split-меню кнопки можливе виконання дій «Зберегти» (без проведення), «Копіювати документ», «Створити на підставі», «Видалити документ».

 

 

 

6.3. Заповнення полів документа

Будь-який документ має Панель інструментів і область Заголовка з набором полів «Дата», «Номер», «ЦФО». Набір інших полів документа залежить від сфери застосування і забезпечення реєстрації господарських операцій.

Для коректного проведення документів, а відповідно створення проводок бухгалтерського обліку, необхідно заповнювати документи якнайдетальніше, звертаючи увагу на поля відмічені знаком «зірочка» – такі поля є обов'язковими для заповнення та використання їх значень необхідно для відпрацювання логіки поточного і пов'язаних документів.

 

6.4. Робота зі списками вибору і додавання нових значень для вибору

Для оптимізації обробки даних в системі уніфіковані значення зберігаються у відповідних довідниках ('Контрагенти', 'Номенклатура'). Також в довідниках містяться константи та уніфіковані параметри, необхідні для коректної обробки даних документів. Тому більшість полів документів є списками з вибором будь-яких значень, і правильне заповнення полів у документі дозволяє виконувати не тільки коректний облік в системі, але й отримувати достовірну інформацію у вигляді звітів про ведення операційної діяльності з використанням різних аналітичних розрізів. Наприклад, вибір Договору з Контрагентом в ряді документів отримувати звіти не тільки про взаємодію з конкретним Контрагентом, але й розглядати взаємодію з ним у розрізах Договорів (або проектів) у випадках, коли робота з ним здійснюється за кількома різними договорами.

Поле вибору значення з довідників складається з безпосередньо поля введення і зберігання вибраного значення, і кнопок в полі:

 

 

• Пошук –з'являється при введенні частині назви шуканого об'єкта і дозволяє здійснити контекстний пошук за даними довідника (також пошук виконується при натисканні клавіші Enter) .Контекстний пошук виконується за всіма полях таблиці, так пошук Контрагента виконується по Коду, Назві і ЄДРПОУ, а пошук Номенклатури (ТМЦ, ОЗ, НМА) - по Коду, Назві, Штрих-коду.

• Відкрити довідник – відкриття довідника з даними для поточного поля. У довіднику можна додати нове значення, відредагувати існуюче, виконати пошук і вибрати значення для додавання в документ. Після вибору значення необхідно натиснути кнопку «Вибрати» – значення буде додано в полі документа.

• Очистити – видалення поточного значення з поля (також видалення виконується при натисканні клавіші Del при виділеному тексті поля).

• Відкрити таблицю – відкриття таблиці (списку) можливих значень для вибору в поле. У списку можливе переміщення за значеннями для вибору з використанням стрілок «Вгору» і «Вниз» клавіатури і вибір значення натисканням кнопки Enter.

Для додавання в довідники даних, яких немає в поточний момент, можна скористатися двома способами:

1. Вибрати в меню довідник, в який необхідно ввести значення, відкрити його і додати запис передбаченим для цього методом (докладніше в розділі Робота з довідниками довідки системи).

2. Створити новий запис у довіднику безпосередньо з документа, скориставшись кнопкою поля «Відкрити довідник» – при натисканні відкривається довідник для додавання і вибору значення. У довіднику необхідно створити новий запис і виділити її, після чого натиснути кнопку «Вибрати» – значення буде додано в полі документа.

У полях випадаючого списку, значення якого не зберігаються в довідниках, міститься не великий перелік значень, вибір яких необхідний для забезпечення певного методу розрахунку або обробки даних конкретного документа (наприклад, вибір методу розрахунку Балансу, фінрезультат, Звіту про рух ДС).

6.5. Навігація в документі

Всі поля документів мають номери послідовності обходу, який виконується натисканням кнопок клавіатури Enter і Tab. Таким чином, можливості системи дозволяють здійснювати заповнення документів тільки з використанням клавіатури (без маніпулятора типу «миша»), що забезпечує швидку роботу з документом. При необхідності Адміністратор компанії в Дизайнері документів може змінити встановлений за замовчуванням порядок обходу полів документа у відповідність з побажаннями користувачів його компанії (але це вже буде «кастомізованої» рішення і Адміністратору необхідно буде відслідковувати оновлення цих документів, відключивши автоматичне оновлення).

6.6. Прикріплення файлів

У ряді документів системи реалізована можливість прикріплювати файли (наприклад, відскановані копії паперових документів, або текстові документи). Прикріплення файлів не обмежується за типом файлу (розширенню) або за кількістю файлів в документі, але встановлено обмеження на розмір файлу – 5 мб.

1. У документах, в яких реалізована можливість прикріплення файлів, встановлена згорнута область «Прикріплені файли», розташована вгорі документа (під Панеллю інструментів документа). Для прикріплення файлів і перегляду переліку прикріплених необхідно натиснути на кнопку розгортання області «Прикріплені файли» (докладніше в розділі Робота з документами довідки системи).

 

 

 

6.7. Збереження документа

Для реєстрації виконання операції на підставі документа і створення записів облікових регістрів, тобто Бухгалтерських проводок, Користувачеві, після заповнення документа, необхідно його провести, натиснувши кнопку «Зберегти і провести», – при проведенні документа в системі виконується відпрацювання бізнес-логіки документа з урахуванням введених в нього даних і значень, і створюються записи облікових регістрів. Результатом проведення документа є створені в системі бухгалтерські проводки, які Користувач може побачити на формі «Проводки по документу», а їхні результати побачити у звітах системи у вигляді зміни оборотів і залишків по рахунках бухгалтерського обліку.

При збереженні документа без проведення (кнопка «Зберегти»), документ не ініціює створення проводок бухгалтерського обліку і зберігається в системі в статусі «Відкладений» – в Журналі запис такого документа виконана сірим кольором. Відкладеними також є документи, створені в системі автоматично, наприклад, при генерації документів модулем «Імпорт виписок банків» – такі документи для створення записів в облікових регістрах необхідно провести.

6.8. Проводки по документу

Проводки по документу – форма, що відображає перелік всіх бухгалтерських проводок, ініційованих проведенням документа, з якого дана форма відкрита. Відкриття форми можливо натисканням кнопки «Проводки» в панелі інструментів Документа, або панелі інструментів Журналу для виділеного в ньому документа. Форма уніфікована для всіх документів і містить повний набір полів для відображення всіх можливих проводок, які може ініціювати документ.

 

Форма «Проводки по документу» містить таблиці, що відображають балансові і позабалансові (складського обліку) проводки, і дозволяє побачити кореспондуючі рахунки документа і їх аналітичні розширення, кількісні та грошові показники реєстрованої господарської операції, уніфіковані змісту проводок бухгалтерського обліку.

6.9. Елементи управління таблиць

Таблиці у формах документів, довідників і звітів використовуються як основний інструмент введення та отримання інформації, пов'язаної з обліком в компанії.

 

Залежно від типу форми і призначення таблиці на Панелі її інструментів можуть бути різні набори команд:

• Додати рядок – додавання нового рядка в таблиці довідника або документа.

• Редагувати ... – редагування виділеної рядки в таблиці довідника.

• Видалити рядок – видалення виділеної рядки в таблиці довідника або документа.

• Копіювати рядок – копіювання виділеної рядки в таблиці довідника або документа.

• Зберегти рядок – зберегти рядок після її редагування в таблиці документа.

• Зберегти в Excel – зберегти таблицю в Excel-файл (команда доступна в довідниках).

• Пошук – рядок введення тексту і кнопка для виконання контекстного пошуку записів у таблиці.

Панель навігації таблиці (в журналах і довідниках додатки) призначена для переходу по сторінках таблиць великого обсягу.

 

Панель навігації містить такі елементи для навігації в таблиці:

• Кількість записів на сторінці (10 ... 250) – список з вибором кількості відображення записів на сторінці.

• До першої сторінки – кнопка переходу на першу сторінку таблиці.

• Попередня сторінка – кнопка переходу на попередню сторінку таблиці.

• Номер сторінки – поле введення, в якому відображається номер поточної сторінки таблиці. При введенні в полі номера сторінки і натисканні кнопки «Оновити» в панелі навігації (або натисканні кнопки «Enter» клавіатури) виконується перехід на сторінку, номер якої введений.

• Наступна сторінка – кнопка переходу на наступну сторінку таблиці.

• На останню сторінку – кнопка переходу на останню сторінку таблиці.

• Оновити таблицю – кнопка, при натисканні на яку виконується оновлення таблиці.

• Індикатор перевищення кількості документів для відображення – в Журналі встановлено обмеження на відображення +2000 документів – це зроблено для запобігання падінню швидкості роботи сервісу при зверненні до великих масивів інформації. Якщо до списку не потрапили документи, які необхідні Користувачеві, то необхідно зменшити кількість записів журналу, скориставшись інструментами фільтрації, пошуку і установки періоду створення документів.

• Перегляд ... до ... з ... записів – відображенням діапазону показаних на сторінці елементів із загального числа записів у таблиці.