|
|
Главная \ Методичні вказівки \ Методические указания и информация \ Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті підприємства
Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті підприємстваДата публикации: 08.09.2018 08:53
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ДВНЗ «КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені Вадима Гетьмана»
ОБЛІКОВО-ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА АУДИТУ
Навчально-методичні матеріали для лабораторних робіт з дисципліни
«УПРАВЛІНСЬКІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В АНАЛІЗІ І АУДИТІ ПІДПРИЄМСТВА»
(в прикладному програмному рішенні Облік SaaS)
1. ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ ПРО ОБЛІК SAAS Програмний додаток Облік SaaS (Software as a Service – англ. програмне забезпечення як послуга) – це сервіс, що надається через Інтернет і призначений для автоматизації бухгалтерського, податкового та операційного обліку та управління бізнесом великих, середніх і малих підприємств.
Рис.1. Інформація з головної сторінки ТОВ «Інститут Прикладних Систем і Технологій»
Ідеологія SaaS припускає, що сервіс-провайдер бере на себе всі питання, пов'язані з програмними та апаратними забезпеченням роботи сервісу. Клієнт при цьому не несе витрат на придбання та супровід програмних продуктів та серверного обладнання, а оплачує абонентську плату за використання сервісу. Відмітною властивістю сервісу є можливість працювати безлічі клієнтів на основі однієї з базових конфігурацій, що надаються розробниками. В обліковій системі Облік SaaS реалізована можливість ведення бухгалтерського та управлінського обліку і реєстрації операційної діяльності на підприємстві в Україні, Росії та Казахстані згідно з прийнятими стандартами ведення бухгалтерського обліку відповідно до поточного законодавства. У той же час, сервіс, маючи у своєму складі вбудовану середовище розробки, підтримує можливість доробок функціональності під конкретного клієнта. Для ведення обліку в Україні реалізована конфігурація для малого і середнього комерційного підприємства - Стандартна для України. Стандартні конфігурації містять звичні для більшості бухгалтерів плани рахунків бухгалтерського обліку та дозволяють реєструвати будь-які операції комерційного підприємства, складати звіти про операційну діяльність підприємства, фінансові звіти, а також звіти, регламентовані державними органами (з можливістю їх експорту в системи електронного документообігу та звітності). Для ведення обліку великого підприємства, корпорації або холдингу в Україні реалізована конфігурація Корпоративна для України - містить розширений план бухгалтерських рахунків (для середніх, великих і груп компаній), і дозволяє отримувати і експортувати різні види фінансових, бухгалтерських та управлінських звітів, а також містить додаткові можливості для ведення управлінського обліку:
Також в системі Облік SaaS реалізовані галузеві рішення для українських підприємств:
Хмарна обліковий система Облік SaaS постійно розвивається, і ведуться роботи над галузевими рішеннями, наприклад, для малих виробничих підприємств, роздрібних торговельних мереж, вендінгових компаній, підприємств громадського харчування. Відмітною властивістю сервісу є можливість працювати безлічі клієнтів на основі однієї з базових конфігурацій, що надаються розробниками. У той же час, сервіс, маючи у своєму складі вбудованє середовище розробки, підтримує можливість доробок функціональності під конкретного клієнта. Сервіс розміщений на серверах найбільшого провайдера Amazon, який гарантує збереження даних і забезпечує високу відмовостійкість сервісу. Сервіс-провайдер (ТОВ ІПСТ) забезпечує проведення резервного копіювання даних компаній-клієнтів і можливість відновлення даних з резервних копій у разі втрати цих даних. Резервні копії зберігаються в хмарному файловому сховищі Amazon. Виконання резервного копіювання здійснюється службами сервіс-провайдера. Розробники сервісу гарантують збереження особистої, комерційної та секретної інформації клієнтів сервісу, і не зобов'язані передавати інформацію і дані клієнтів будь-яким органам, організаціям і структурам в рамках чинного законодавства Україні.
Мета: зареєструватися в системі в ролі Адміністратора і створити компанію, для якої буде вестися облік. Завдання:
Дані для введення:
1. Реєстрація на головній сторінці «Облік SaaS». Відкрити браузер і зайти на сайт https://ioblik.com/. 2. Вибрати мову відображення сайту (за замовчуванням «Російська») – при зміні мови зміниться мова відображення сайту відповідно вибору (рис. 2).
Рис. 2. Вікно вибору мови інтерфейсу 3. Натиснути посилання «Реєстрація», розташовану в блоці авторизації – буде виконаний перехід на сторінку «Реєстрація адміністратора компанії» (рис. 3)
Рис. 3. Реєстрація адміністратора компанії 4. Заповнити поля форми «Введення реєстраційних даних» (всі поля є обов'язковими для заповнення), після чого натиснути кнопку «Реєстрація» – буде виконаний перехід на інформаційну форму. Далі необхідно перевірити свою електронну скриньку і при одержанні листа про підтвердження реєстрації перейти по посиланню, зазначеної в цьому листі. Якщо лист не приходить (у тому числі не потрапляє в папку «Спам» або «Небажана пошта»), необхідно повернутися на форму «Введення реєстраційних даних» натисканням кнопки «Назад» і перевірити правильність введення електронної адреси (рис. 4).
Рис. 4. Робота з формою «Введення реєстраційних даних» 5. При переході по посиланню в листі (рис. 5) буде відкритті форма «Налаштування безпеки», яку можна заповнити (необхідно вказати або номер телефону, або секретне питання і відповідь; змінити поточні настройки можна в акаунтів), після чого натиснути кнопку «Зберегти».
Рис.5. Повідомлення сервіс-провайдера по успішну реєстрацію вікінг-адміністратора системи Буде виконаний перехід на вкладку «Компанії» Аккаунта Адміністратора (рис. 6). Рис.6. Перехід на вкладку «Компанії» Аккаунта Адміністратора Зверніть увагу на те, що на Вашу е-адресу будуть надходити повідомлення від ТОВ «ІПСТ» (Інститут прикладних систем і технологій) про зміни, які останнім часом відбулися з програмним продуктом «Облік SaaS». Увага: після оновлення системи настійно рекомендуємо очистити кеш (тимчасові файли інтернету) для браузерів Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox. Для очищення кеша необхідно натиснути поєднання клавіш Ctrl+Shift+Del і в діалоговому вікні вибрати об'єкти для видалення (кеш, тимчасові файли) і видалити файли кеша натисканням відповідної кнопки. Після чищення кеша необхідно оновити сторінку клавішею F5.
2. Створення Компанії Після реєстрації Адміністратору пропонується зареєструвати Компанію, облік якої передбачається вести в системі бухгалтерського обліку Облік SaaS. Адміністратор може зареєструвати компанію відразу, або відкласти цей крок і створити запис про компанію пізніше. У формі «Створення компанії» Адміністратору необхідно ввести назву компанії і вибрати конфігурацію обліку. Від вибору конфігурації залежить, яка облікова політика буде застосована на підприємстві, набір використовуваних документів обліку, перелік звітів - докладний опис конфігурацій і їх відмінностей приведено в розділі довідки Конфігурації (рис.7).
Рис.7. Форма створення компанії Назва, введена в даній формі, є ідентифікатором запису компанії в переліку Адміністратора. Назва підприємства, яка буде згадуватися в первинних документах вводиться в документі Ініціалізація даних компанії [60] (рис. 8).
Рис. 8. Фрагмент заповненого документу Ініціалізація даних компанії [60] (приклад) При первинній ініціалізації необхідно внести всі дані компанії, надалі – вносити зміни у вже ініціалізовані дані. Після введення запису про компанію і вибору конфігурації необхідно натиснути кнопку "Зберегти" – в системі буде виконано створення Компанії з вказаною назвою, обраною конфігурацією і з організаційно-рольовою структурою і набором типових документів, звітних форм і довідників, необхідних для ведення бухгалтерського обліку. Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Провести» (документ не генерує проводок). При наступному створенні документів і звітів будуть використані дані, актуальні на дату їх створення. Прикладами довідників, які створюються автоматично при реєстрації компанії, є довідники «Контрагенти» і «Номенклатура», які необхідно заповнити в процесі ініціації даних Компанії. Дані для введення
Рис. 9. Формування інформації про власну компанію
Рис. 10. Форма редагування даних компанії
У таблиці вкладки «Компанії» Аккаунта з'являється запис про новостворену компанію. Адміністратор компанії також отримує посаду Головний бухгалтер – вибір посади доступний при натисканні кнопки «Вибрати посаду» в правому верхньому кутку сторінки (або при вході в систему).
2. КОРИСТУВАЧІ І ПРАВА ДОСТУПУ
Сервіс Облік SaaS – багатокористувацька система, в якій може одночасно працювати безліч співробітників однієї компанії, виконуючи операції відповідно до їх обов'язками. Таким чином, різним Користувачам системи необхідні різні набори документів і різні права доступу до даних, що зберігаються в системі. Це може накладати обмеження на доступ до інформації всередині компанії. Також будь-якій компанії необхідні механізми захисту своїх даних від стороннього втручання. Безпека роботи сервісу базується на використанні шифрованого з'єднання з сервісом і персонального входу користувачів в систему з можливістю налаштування прав та обмеження доступу до тієї чи іншої інформації. Також у системі існує рівень безпеки на рівні корпоративної локально-обчислювальної системи (ЛОС), шляхом обмеження на вхід в «Облік SaaS» зі сторонніх (які не дозволені) IP-адрес. Обмеження на вхід з IP-адрес можна встановити як для всіх ролей (посад) компанії, так і для конкретної посади або декількох посад. Налаштування IP-адрес, дозволених для входу в систему, виконується Адміністратором компанії на вкладці «Налаштування безпеки» Аккаунта Адміністратора. Обмеження на доступ до журналів документів і створенню нових документів, формуванню звітів, перегляд і редагування довідників налаштовується в першу чергу шляхом настройки меню посади, в якому міститься перелік форм, доступних для перегляду і створення Користувачем (докладніше в розділі Меню посади) (рис. 11). При закладі компанії в систему формується базова Організаційно-рольова структура компанії з переліком посад, для яких вже налаштовано Меню посади у відповідності з виконуваними обов'язками. Меню посади за своїм набором може обмежувати доступ до перегляду журналів документів і звітів, а також доступ до записів довідників – Користувач не може викликати форму, якої у нього немає, через меню. Винятком є загальний Журнал документів, розташований в меню Бухгалтерія – перелік доступних для створення з цього журналу документів може бути налаштований окремо з використанням інструментів редагування меню. Форма «Налаштування посади» дозволяє настроїти для обраній посаді умови відображення облікової інформації у звіті ОСВ, додаткові параметри роботи з обліковою системою, детальна настройка обмежень на дії з документами в різні робочі періоди (за датою створення документів).
Рис. 11. Вікно роботи з Менеджером посад Робочого столу білінг-адміністатора
Мета: Для роботи в зареєстрованій компанії сформувати штат працівників. Завдання:
Адміністратор компанії може запросити користувачів для роботи та ведення обліку (вибрати їм необхідні посади), відправивши працівнику своєї компанії запрошення у вигляді електронного листа, а також унікального коду підтвердження реєстрації в SMS-повідомленні на мобільний телефон співробітника. Даний код необхідний для запобігання несанкціонованого доступу сторонніх осіб у разі витоку інформації. Реєстрація запрошених користувачів можлива тільки за умови наявності грошових коштів на рахунку аккаунта.
Запрошення Користувача
Дані для введення
Рис.12. Початок роботи в режимі «менеджер користувачів»
Рис.13. Продовження роботи в режимі менеджера користувачі: Запрошення користувачів (працівників он-лайн бухгалтерії)
Ознайомитися з інформацією про кількість доступних для додавання користувачів. Далі заповнити поля форми контактних даних запрошуваного Користувача і натиснути кнопку «Далі» (рис. 14).
Рис. 14. Запрошення користувачів (працівників он-лайн бухгалтерії) - продовження
На наступній формі виділити запрошуваного Користувача в таблиці і вибрати для нього компанію, в яку він запрошується, і посада, з якою Користувач буде працювати в компанії. Вибір необхідно підтвердити натисканням кнопки «Вибрати», після чого натиснути кнопку «Далі» внизу форми.
Рис.15. Робота з довідником «Користувачі»
Запрошеному Користувачеві буде відправлено повідомлення електронної пошти із запрошенням в систему, а на вказаний телефонний номер буде надіслано SMS-повідомлення з кодом підтвердження реєстрації. Дані про запрошення можна побачити в «Менеджері користувачів», натиснувши кнопку «Запрошені користувачі».
Прийняти запрошення і зайти під своїм логіном Отримавши листа на електронну скриньку, необхідно перейти за вказаним у листі посиланню (посилання для запрошеного Користувача також можна скопіювати в «Менеджері користувачів») – відкриється форма реєстрації користувача системи, в якій вже заповнені дані про електронну адресу та ПІБ запрошуваного користувача згідно з даними , зазначеним при запрошенні. Якщо користувач раніше не працював у системі, йому необхідно заповнити інші поля, у тому числі ввести код підтвердження, ознайомитися з правилами використання системи (що підтвердити установкою відповідного прапорця) і натиснути кнопку «Реєстрація» – буде виконаний перехід на сторінку налаштувань безпеки для користувача. Якщо Користувач вже працював в системі (незалежно від того, в якій компанії і з якою посадою, тобто Він вже раніше був зареєстрований в системі і у нього є логін і пароль для входу), йому необхідно натиснути кнопку «Увійти в систему» – буде виконаний перехід на головну сторінку сервісу, де необхідно авторизуватися для продовження роботи. Після авторизації користувачеві буде доступна для вибору компанія та посада, на яку його запросили.
3. Вибрати посаду «Головний бухгалтер» і натиснути кнопку «Вхід».
Робоче місце – це окрема web-сторінка, яка відкривається Користувачу після авторизації в системі і вибору Компанії та Посади для виконання необхідних дій щодо ведення обліку та отримання звітних даних.
Сторінка Робочого місця Користувача містить набір елементів, які дозволяють повноцінно працювати в системі (в рамках обмежень, встановлених Адміністратором Компанії) (рис. 16).
Рис. 16. Робоче місце користувача (головного бухгалтера)
Група посилань на сторінки сайту Облік SaaS Випадаючий список посилань дозволяє відкрити (у новій вкладці браузера) (рис. 17) сторінки сайту сервісу Облік SaaS без необхідності виходу з системи для перегляду різної інформації про сервіс, тарифах і контактних даних компанії сервіс-провайдера.
Рис.17. Вкладки браузера системи
Дата початку звітного періоду Дата початку звітного (поточного) періоду та її зміна (рис.18) впливає на можливість користувача виконувати дії зі створення, перегляду, редагуванню документів різних періодів – зазвичай, документи, створені до встановленої дати, не доступні для редагування (на встановлену дату була сформована внутрішня або офіційна звітність). Право зміни дати початку звітного періоду за замовчуванням надається тільки Головному бухгалтеру, але може бути змінено Адміністратором компанії в Налаштуваннях посади.
Рис.18. Зміна дати початку розрахункового періоду Офіційний курс НБУ Офіційний курс долара США Національного Банку України оновлюється автоматично після офіційної публікації курсу на сайті НБУ (рис. 19).
Рис. 19. Офіційний курс валют
Компанія і посада Користувача
Рис. 20. Вибір посади користувача у відповідній компанії
Відображення назви Компанії, з урахуванням якої працює Користувач, і Посади, під якою Користувач працює. Наведення курсору миші на рядок «Компанія | Посада» (рис. 20) викликає список, що відображає Посади в компаніях, в які заведено в довіднику «Користувачі». При натисканні лівою кнопкою миші на рядок списку виконується вхід Користувача під обраної Посадою в середовище обліку обраної Компанії, при цьому Користувачу пропонується виконати вхід в новій вкладці web-браузера, або в поточній вкладці із завершенням роботи в Посади і Компанії, обраних зараз (рис. 21).
Рис. 21. Вибір посади Кнопка «Акаунт»
Рис. 22. Вікно складових розділу «Аккаунт» При натисканні кнопки «Акаунт» (рис. 22) Користувачеві відкривається нова вкладка web-браузера з інтерфейсами налаштування параметрів відображення Робочого місця і зміни особистих даних і параметрів входу в систему (докладніше в розділі Акаунт Користувача довідки системи).
Кнопка «Бізнес-чат»
Рис. 23. Вікно інструментів «Бізнес-часу»
При натисканні кнопки «Бізнес-чат» (рис. 23) Користувачеві відкривається форма для обміну текстовими повідомленнями в режимі реального часу з Користувачами, також що працюють з сервісом Облік SaaS (докладніше в розділі Форма Бізнес-чату і звернення до Служби Підтримки довідки системи).
Кнопка «Служба Підтримки»
Рис.24. Вікно роботи з службою підтримки сервіс-провайдера
При натисканні кнопки «Служба Підтримки» (рис. 24) Користувачеві відкривається форма в окремому вікні для створення звернення фахівцям Службі підтримки системи Облік SaaS, що є окремим випадком бізнес-чату (докладніше в розділі Форма Бізнес-чату і звернення до Служби Підтримки довідки системи).
Кнопка «Довідка» При натисканні кнопки «Довідка» у новій вкладці браузера Користувачеві відкривається «Довідка по Обліку» (рис. 25), в якій Користувач може прочитати про функціонал і інструментах системи.
Рис. 25. Використання довідкової інформації системи «Облік SaaS»
Кнопка виходу з системи
Рис. 26. Вихід з системи
Натискання на кнопку «Вихід» завершує поточну сесію роботи користувача і здійснює перехід на сторінку авторизації (рис.26).
Блок допоміжних панелей
Рис. 27. Робота з блоком допоміжних панелей «Останні документи» (рис. 27) містить переліки за п'ять останніх Проведених, Відкладених і створені користувачами в поточній компанії під обраної в даний момент посадою. Документ зі списків панелі може бути відкритий дворазовим натисканням по його назві у списку, без необхідності пошуку цього документа в журналах. «Календар» – календар поточного місяця з можливістю перегляду подій (здача звітності, виплата податків і зборів), на які бухгалтеру необхідно звернути увагу, а також подій, доданих Користувачем для своїх власних потреб (докладніше в розділі Календар бухгалтера довідки системи). Інформація про подію або заходах відображається при наведенні курсору на дату в календарі, що відображається синім кольором. «Фінансові показники» (рис. 28) містить інформацію про зміни фінансового стану компанії протягом семи днів до встановленої дати. На вкладці відображаються зміни Залишків коштів на розрахункових рахунках і в касі, Кредиторська і дебіторська заборгованості та заборгованість перед бюджетом, а також розшифровки показників.
Рис. 28. Робота з панеллю «Фінансові результати»
Поряд з кнопками відкриття додаткових вкладок розташована кнопка закриття всіх вкладок робочого місця Користувача.
Вкладки відкритих журналів, звітів, документів, довідників У верхній частині Робочого столу Користувачеві відображаються вкладки відкритих в даний час журналів, звітів, документів і довідників (рис. 29). Таким чином, Користувач може одночасно працювати з декількома формами ведення операційного обліку та отримання звітності.
Рис. 29. Відкриті вкладки,з якими одночасно працює користувач
Вкладка відкритої форми може бути закрита натисканням на значок «хрестик» на ній – при закритті редагованого документа система запитує у Користувача підтвердження даної дії.
Рис. 29. Закриття вкладки
Робочий стіл Користувача – область для збереження і угруповання посилань для швидкого відкриття форм ведення обліку. Набір посилань на Робочому столі Користувач налаштовує сам шляхом «натискання» на кнопку
Рис. 30. Додавання елементів робочого стола, вилучення зайвих елементів Зберегти налаштування Робочого столу можна, натиснувши кнопку
Рис. 31. Вікно діалогу користувача з системою
Для скасування не збережених змін робочого столу потрібно натиснути кнопку
Мета: ввести в систему дані, що забезпечують облік та побудову звітів, зокрема і регламентованих. Завдання:
Дані для введення
Роботу в системі необхідно починати зі створення документа Ініціалізація даних компанії [60], призначеного для введення даних про підприємство для забезпечення бухгалтерського обліку. Для створення документа необхідно відкрити журнал документів Ініціалізація даних компанії [60], скориставшись пунктом меню «Бухгалтерія», після чого в журналі натиснути кнопку «Створити ...». Для введення інформації про компанію, яка буде відображатися на формах регламентованих, а також внутрішніх і управлінських звітів, необхідно заповнити поля форми документа. Після заповнення документ необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити документ.
Додати Контрагента Мета: додати записи в довідник «Контрагенти» для забезпечення коректного введення залишків на рахунки, що мають аналітику «Контрагенти», а також для забезпечення взаємодії з клієнтами та постачальниками компанії. Дані для введення
1. У меню «Торгівля» вибрати довідник «Контрагенти» і відкрити його
2. У панелі інструментів довідника натиснути кнопку «Додати ...» (рис. 32)..
Рис. 32. Вікно панелей інструментів довідника «Контрагенти»
Рис.33. Вікно формування і редагування запису довідника «Контрагент»
У таблиці довідника «Контрагенти» з'явиться запис контрагента.
4. Додати запис про контрагента-покупця, контрагента-постачальника.
5. Для контрагента, скориставшись функціоналом пов'язаних довідників, можна вказати додаткові параметри: розрахункові рахунки, перелік договорів, інші додаткові параметри. Пов'язані довідники можна подивитися в панелі справа таблиці, виділивши в ній запис. Для створення запису у зв'язаному довіднику (наприклад, для додавання додаткового розрахункового рахунку контрагента) необхідно натиснути кнопку «Додати ...» в панелі пов'язаного довідника, заповнити поля форми і натиснути кнопку «Додати» – розрахунковий рахунок буде доступний для вибору при реєстрації розрахунків з контрагентом.
Додати Номенклатуру Мета: додати записи в довідник «Номенклатура» для забезпечення коректного введення залишків на рахунки, що мають аналітику «Номенклатура», а також ведення обліку по товарно-матеріальних цінностей та послуг. Дані для введення
1. У меню «Торгівля» вибрати довідник «Номенклатура» і відкрити його. 2. Розгорнути гілку «ОЗ / Машини та обладнання» (рис. 34).
Рис. 34. Панель інструментів довідника «Номенклатура»
3. У панелі інструментів довідника натиснути кнопку «Додати ...» (рис. 35).
Рис.35. Вікно додавання запису в довідник «Номенклатура»
4. Заповнити поля форми додавання записи, відмічені знаком «Астеріск» (обов'язкові для заповнення): вибрати «Тип ТМЦ», ввести «Артикул», «Назва», встановити одиницю виміру. У полі «Група ТМЦ» необхідно вказати номенклатурну групу, до якої включається поточна ТМЦ. Якщо в полі «Тип ТМЦ» вибрати значення «1. Група », то поточна запис довідника буде використовуватися для групування записів довідника (в ієрархії довідника групи ТМЦ відображаються у вигляді папок). По завершенні заповнення форми необхідно натиснути кнопку «Додати». У таблиці довідника «Номенклатура» з'явиться запис ТМЦ. 5. Додати в довідник номенклатурну позицію наданої послуги, ТМЦ. 6. Для номенклатурної позиції, скориставшись функціоналом пов'язаних довідників, можна вказати додаткові параметри: умови комплектування / розукомплектування ТМЦ, ціни та інші додаткові параметри.
Сформувати довідники: розрахункових рахунків підприємства, посад, структурних підрозділів, працівників
Рис. 36. Структура Довідника Розрахункові рахунки підприємства
Рис.37. Структура Довідників пункту меню «Кадри і Зарплата»
Рис.38. Структура Довідника Видів посад
Рис. 39. Формування нового елементу Довідника категорій працівників
Рис.40. Формування нового елементу Довідник підрозділів підприємства
Рис.41. Структура Довідника валют
Рис.42. Робота з «фільтром» у Довіднику курсів валют
Рис.43. Формат Довідника Категорія для віднесення витрат
Додати одиниці виміру у відповідний довідник
Рис. 44. Довідник Одиниць вибору
Сформувати прайс-лист і відтворити його у форматі MS Excel
Рис.45. Режим формування прайс-листів
Доповнити довідник «Територіальна структура»
Рис.46. Зміст Довідника Територіальна структура
Доповнити Довідник місце розташування новим елементом
Рис.47. Елементи Довідника «Місце розташування»
У створеному документі Ініціалізація даних компанії [60] уже містяться дані про підприємство, необхідні для забезпечення бухгалтерського обліку. Заповнені довідники «Номенклатура» і «Контрагенти». Наступним кроком для забезпечення обліку в системі є введення початкових залишків на балансових та позабалансових рахунках компанії. Введення залишків виконується за допомогою документів:
Введення залишків за основними засобами необхідно виконувати з використанням документа Інвентарна картка [370], накопичена амортизація (вхідний знос) – документом Акт введення ОС [373]. У процесі введення початкових даних для ведення обліку в системі Користувач отримує необхідні навички роботи в Облік SaaS.
ПРИНЦИПИ ОБЛІКУ В СИСТЕМІ Сервіс Облік SaaS призначений для обліку господарських операцій підприємства та формування звітності. Принципи ведення обліку, закладені в системі, дозволяють вести як бухгалтерський облік у відповідності з національними стандартами (Україна), так і управлінський облік, відповідно до потреб бізнесу. Таким чином, до складу рішення закладені бухгалтерський план рахунків, податкові рахунки, а також рахунки для ведення внутрішнього (управлінського) обліку (в Корпоративної конфігурації) (рис. 48) .
Рис.48. Довідник «Балансовий план рахунків»
Склад рахунків, настройки аналітичного, валютного та кількісного обліку дозволяють враховувати вимоги законодавства, а також їх зміни. А можливість завдання множинних аналітик для рахунків дозволяє формувати детальну і різнопланову звітність про операційну діяльність підприємства. Облік у системі ведеться шляхом реєстрації фактів господарської діяльності за допомогою введення в систему операційних документів. Система підтримує поняття проведених і відкладених операційних документів. При проведенні документів формуються бухгалтерські проводки між рахунками плану із зазначеними для цих рахунків аналітиками. Для специфічних операцій, які є винятками передбачених системою бізнес-процесів, можливе використання документа Список балансових проводок [4]. Оборотно-сальдова відомість дозволяє побачити результати поточної операційної діяльності в розрізі бухгалтерських рахунків, а супутні звіти модуля ОСВ дозволяють проводити аналіз бухгалтерської інформації в різних розрізах. У зв'язку з переходом на електронну форму подання звітності розробники сервісу Облік SaaS працюють над інтеграцією системи зі спеціалізованими програмними додатками подачі електронної звітності. Також всі звіти системи можна отримати у форматі Excel-файлів.
Мета: ввести в систему початкові залишки на певну дату. Дані для введення
Введення початкових залишків на позабалансові рахунки виконується документами Введення залишку для рахунку з аналітикою [1], Введення залишку для рахунку з кількісним обліком [2]. Введення залишку для рахунку з аналітикою [1] призначений для введення залишків (сальдо на дату початку обліку в Облік SaaS) на рахунках з аналітикою обліку (у довіднику «Балансовий план рахунків» мають значення в стовпці «Корінь дерева аналітики»). Рахунок, на який вводяться залишки, вибирається в заголовку документа. Там же встановлюється ознака залишку в дебеті рахунку – у випадку, якщо на одному рахунку є залишки як у дебеті, так і в кредиті (з різними об'єктами аналітичного обліку), то для такого рахунку необхідно створювати два документи - введення залишків в дебет і введення залишків в кредит. У таблиці документа необхідно вибрати об'єкт аналітичного обліку і ввести суму залишку по об'єкту аналітики. При проведенні документа створюються проводки з рахунком 000 (при дебетовом сальдо – Дт000 КтРахунку, при кредитовому сальдо – ДтРахунку Кт000) і відповідною аналітикою. Введення залишку для рахунку з кількісним обліком [2] призначений для введення залишків (сальдо на дату початку обліку в Облік SaaS) на рахунках з аналітикою «ТМЦ» і кількісним урахуванням (у довіднику «Балансовий план рахунків» мають значення в стовпці «Кількісний облік»). Рахунок, на який вводяться залишки, вибирається в заголовку документа. У заголовку документа є елементи, на які варто звернути увагу: 1. Не ініціювати позабаланс – ознака, при установці якого при проведенні документу не будуть створюватися позабалансові проводки (застосовується при експорті даних про залишки по складах під час міграції облікових даних компанії з використанням автоматизованих процедур). 2. Не ініціювати баланс – ознака, при установці якого при проведенні документу не будуть створюватися балансові проводки, а будуть створені тільки проводки на позабалансові рахунки (застосовується у разі, якщо введення залишку на балансовий рахунок був виконаний за допомогою документів Введення залишків для рахунків без аналітики [0] або Введення залишку для рахунку з аналітикою [1]). 3. Сформувати – формування табличній частині по даним, внесеним під час міграції облікових даних компанії з використанням автоматизованих процедур. Дані про залишки вводяться в таблицю документа, при цьому в довідник «Номенклатура» необхідно завести ТМЦ, інформацію про залишки яких необхідно ввести (це можна зробити як завчасно в самому довіднику, так і відкривши довідник з поля «ТМЦ» таблиці документа). Всі рахунки з кількісним обліком є активними, тому при проведенні документа створюються проводки ДтРахунку Кт000 за балансовим рахунком, і Дт0 Кт ПзбРахунок по позабалансовому, аналітикою в обох випадках є вбрання ТМЦ.
6. ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ ЖУРНАЛУ І ДОКУМЕНТА, ПРИНЦИПИ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Панель інструментів Журналу документів Журнал документів – це перелік документів (а в деяких випадків і звітів, які вимагають збереження у вигляді звітних документів), створених у системі в установленому періоді, і доступних поточному Користувачеві для перегляду або редагування.
Журнал має Панель інструментів, що дозволяють виконувати різні дії з документами: • Створити – створення нового документа (якщо у поточного Користувача є право створювати документи такого виду). При створенні документа із загального Журналу Користувачеві пропонується вибрати конкретний вид документа, який необхідно створити, при цьому у формі вибору документа можливий пошук як за назвою документа (частини назви), так і за номером. Новий документ відкривається в новій вкладці робочого місця. • Редагувати – документ, виділений в Журналі, буде відкритий для редагування в новій вкладці робочого місця (якщо у поточного Користувача є право редагувати такий вид документів або безпосередньо обраний документ). • Перегляд – документ, виділений в Журналі, буде відкритий для перегляду в новій вкладці робочого місця. У відкритому документі можливий перехід в режим редагування натисканням кнопки «Редагувати» на панелі інструментів документа (якщо у поточного Користувача є право редагувати такий вид документів або безпосередньо обраний документ). • Проведення – відкриття в новій вкладці робочого місця форми «Проводки по документу», виділеному Журналі. • Видалити – документ, виділений в Журналі, буде видалений (якщо у поточного Користувача є право видаляти такий вид документів або безпосередньо обраний документ). При цьому Користувачеві виводиться запит на підтвердження видалення, де Користувачеві необхідно підтвердити своє рішення. Якщо видалення поточного документу не порушує цілісність бізнес-логіки системи, тобто у документа немає пов'язаних (дочірніх) документів, документ буде видалений, про що Користувач буде проінформований відповідним повідомленням. Дистанційні документи доступні для відновлення Адміністратором компанії в звітному періоді в модулі Журнал віддалених документів (докладніше – у відповідному розділі довідки). • Копіювати – копіювання документа, виділеного в Журналі (якщо у поточного Користувача є право створювати даний вид документа). Новий (скопійований) документ відкривається в новій вкладці робочого місця і повністю ідентичний вихідному, за винятком дати створення. • Створити на підставі – створення нового (дочірнього) документа на підставі виділеного в таблиці Журналу. Користувачеві відкривається форма «Створення документа на підставі», де йому необхідно вибрати з переліку доступних у списку вид документа, який необхідно створити. Якщо у поточного Користувача є право створювати даний вид документа, то в новій вкладці робочого місця відкриється новий документ, в якому буде заповнена частина полів відповідно до полями батьківського документа. • Пов'язані – відкриття форми «Зв'язані документи», що показує документи, пов'язані з виділеним в таблиці Журналу (докладний опис форми зв'язаних документів наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи). • Атрибути – відкриття вікна «Атрибути документа», що містить інформацію про документ. Якщо при проведенні документа була порушена бізнес-логіка його роботи, що призвело до появи помилки, то інформація про помилку буде відображена в полі «Помилка», а в Журналі в стовпці «Помилка» стоятиме ознака (галочка).
Історія – відкриття форми історії виконання дій з документом, виділеному в Журналі.
Експорт в Excel – створення Excel-файлу Журналу (реєстру документів), з урахуванням встановлених фільтрів відображення переліку документів. • Групові операції – виконання операцій із зазначеними в Журналі документами (прапорець у полі «Відзначити») або з усіма відображеними на сторінці Журналу документами (при цьому Користувачеві виводиться запит про необхідність проведення групової операції для всіх документів). Для виконання групових операцій з великою кількістю документів без установки «позначки» необхідно попередньо, скориставшись інструментами установки дат, фільтрів і пошуку, відібрати для відображення в Журналі тільки ті документи, з якими необхідно виконати конкретну групову операцію. Детальний опис групових операцій наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи. • З ... по ... – поля для установки дат періоду створення документів для відображення в Журналі і кнопка застосування періоду, яку необхідно натиснути при зміні дат періоду для поновлення переліку документів у Журналі. • Пошук – поле введення тексту для пошуку і кнопка для виконання пошуку у всіх полях записів Журналу документів. • Встановити фільтр – відкриття форми «Установка фільтра» (докладний опис форми установки фільтрів наведено в розділі Стандартні елементи для роботи в додатку довідки системи). • Зняти фільтр – зняття встановлених Користувачем фільтрів. Таблиця Журналу документів складається із стовпців: • Позначка – поле для установки вибору документа для проведення групової операції (може також встановлюватися як мітка для документа при, наприклад, проведенні вивірки документів – позначки автоматично втечуть при закритті Журналу, а також при переході на іншу сторінку Журналу або виконанні груповий операції). • Дата – дата створення документа (в стовпці можлива сортування). • Номер – номер документа, присвоєний Користувачем при створенні (в стовпці можлива сортування). • Сума –- сума по документу (в стовпці можлива сортування). • Валюта – валюта проведень документа. • Форма документа – назва виду документа відображається в загальному Журналі (в стовпці можлива сортування). • Зміст – опис господарської операції по документу (в стовпці можлива сортування); при наведенні на рядок курсору миші Користувачеві показується спливаюча підказка з текстом змісту. • Оригінал – поле для установки ознаки наявності «паперового» оригіналу документа. • Помилка – ознака, що вказує, що при проведенні документа не було дотримано бізнес-логіка проведення документа (в стовпці можлива сортування); спливаюча підказка з текстом помилки відображається Користувачеві при наведенні курсору миші на ознака, також опис помилки можна побачити в «атрибутах документа». • Зберігання – ознака, що вказує, що документ був закритий від редагування яким-небудь Користувачем (в стовпці можлива сортування); для редагування документа його попередньо необхідно зняти з «зберігання» застосувавши групову операцію (якщо у поточного Користувача є права на постановку і зняття з зберігання зазначеного виду документів – таке право встановлюється Адміністратором компанії в Налаштуваннях посади Менеджера посад). • Перерахунок потрібно – ознака, що вказує, що документ вимагає перепроведення унаслідок того що в пов'язаних з ним документах (батьківських) були внесені зміни (в стовпці можлива сортування). • Исполнен – ознака завершення бізнес-процесу, ініційованого документом (в стовпці можлива сортування). • Заповнений – ознака, що вказує, що в документі заповнені всі обов'язкові для його проведення поля (в стовпці можлива сортування). • Відкладений – ознака, що вказує на документ, який був створений в додатку, але не був проведений або проведення було скасовано (в стовпці можлива сортування). • Файл – ознака наявності в документі прикріплених файлів. • Підрозділ – Центр Фінансової Відповідальності, зазначений у документі (в стовпці можлива сортування). • Внутрішній Номер – системний номер документа (в стовпці можлива сортування). Існуючий документ з Журналу можна відкрити, використовуючи кнопки панелі інструментів («Редагування», «Перегляд»), або двоекратное натисканням лівої кнопки миші в рядку Журналу. Новий (у тому числі і скопійований) документ відкривається в режимі редагування. Всі документи відкриваються в новій вкладці робочого місця.
6.2. Панель інструментів документа Облік у системі Oblik SaaS забезпечується реєстрацією виконання операцій, здійснюваної відповідними документами. Кожен документ має панель інструментів, необхідних для реєстрації документованої операції, перегляду результатів операції та інформації про документ, додаткових дій. Набір інструментів може відрізнятися в залежності від режиму відкриття: для редагування або перегляду.
Склад кнопок і дій відрізняється в залежності від режиму відкриття: • Проведення – при натисненні на кнопку відкривається форма «Проводки по документу», що відображає перелік бухгалтерських проводок, ініційованих проведенням документа. Наведення курсору на стрілку «вниз» на кнопці відкриває Split-меню команд для відкриття форм «Пов'язані документи», «Атрибути», «Історія».
Зберегти в Excel – при натисненні на кнопку виконується експорт документа в Excel-файл з використанням стандартних інструментів збереження файлу в локальній папці Користувача. Наведення курсору на стрілку «вниз» на кнопці відкриває Split-меню команд для вибору додаткових дій: «Експорт і відправка на email" і «Друк» (відкриття в новій вкладці браузері форми для відправки документа на друк на підключений принтер з використанням стандартних інструментів браузера ).
• Редагувати – перехід в режим редагування з режиму перегляду документа за наявності відповідних прав. З Split-меню кнопки можливе виконання дій «Копіювати документ», «Створити на підставі», «Видалити документ».
• Зберегти і провести – проведення документа, при якому в системі створюються записи облікових регістрів, що інтерпретуються як бухгалтерські проводки, які можна побачити на формі «Проводки по документу», а результати проводок будуть відображені у звітах системи. Split-меню кнопки можливе виконання дій «Зберегти» (без проведення), «Копіювати документ», «Створити на підставі», «Видалити документ».
6.3. Заповнення полів документа Будь-який документ має Панель інструментів і область Заголовка з набором полів «Дата», «Номер», «ЦФО». Набір інших полів документа залежить від сфери застосування і забезпечення реєстрації господарських операцій. Для коректного проведення документів, а відповідно створення проводок бухгалтерського обліку, необхідно заповнювати документи якнайдетальніше, звертаючи увагу на поля відмічені знаком «зірочка» – такі поля є обов'язковими для заповнення та використання їх значень необхідно для відпрацювання логіки поточного і пов'язаних документів.
6.4. Робота зі списками вибору і додавання нових значень для вибору Для оптимізації обробки даних в системі уніфіковані значення зберігаються у відповідних довідниках ('Контрагенти', 'Номенклатура'). Також в довідниках містяться константи та уніфіковані параметри, необхідні для коректної обробки даних документів. Тому більшість полів документів є списками з вибором будь-яких значень, і правильне заповнення полів у документі дозволяє виконувати не тільки коректний облік в системі, але й отримувати достовірну інформацію у вигляді звітів про ведення операційної діяльності з використанням різних аналітичних розрізів. Наприклад, вибір Договору з Контрагентом в ряді документів отримувати звіти не тільки про взаємодію з конкретним Контрагентом, але й розглядати взаємодію з ним у розрізах Договорів (або проектів) у випадках, коли робота з ним здійснюється за кількома різними договорами. Поле вибору значення з довідників складається з безпосередньо поля введення і зберігання вибраного значення, і кнопок в полі:
• Пошук –з'являється при введенні частині назви шуканого об'єкта і дозволяє здійснити контекстний пошук за даними довідника (також пошук виконується при натисканні клавіші Enter) .Контекстний пошук виконується за всіма полях таблиці, так пошук Контрагента виконується по Коду, Назві і ЄДРПОУ, а пошук Номенклатури (ТМЦ, ОЗ, НМА) - по Коду, Назві, Штрих-коду. • Відкрити довідник – відкриття довідника з даними для поточного поля. У довіднику можна додати нове значення, відредагувати існуюче, виконати пошук і вибрати значення для додавання в документ. Після вибору значення необхідно натиснути кнопку «Вибрати» – значення буде додано в полі документа. • Очистити – видалення поточного значення з поля (також видалення виконується при натисканні клавіші Del при виділеному тексті поля). • Відкрити таблицю – відкриття таблиці (списку) можливих значень для вибору в поле. У списку можливе переміщення за значеннями для вибору з використанням стрілок «Вгору» і «Вниз» клавіатури і вибір значення натисканням кнопки Enter. Для додавання в довідники даних, яких немає в поточний момент, можна скористатися двома способами: 1. Вибрати в меню довідник, в який необхідно ввести значення, відкрити його і додати запис передбаченим для цього методом (докладніше в розділі Робота з довідниками довідки системи). 2. Створити новий запис у довіднику безпосередньо з документа, скориставшись кнопкою поля «Відкрити довідник» – при натисканні відкривається довідник для додавання і вибору значення. У довіднику необхідно створити новий запис і виділити її, після чого натиснути кнопку «Вибрати» – значення буде додано в полі документа. У полях випадаючого списку, значення якого не зберігаються в довідниках, міститься не великий перелік значень, вибір яких необхідний для забезпечення певного методу розрахунку або обробки даних конкретного документа (наприклад, вибір методу розрахунку Балансу, фінрезультат, Звіту про рух ДС). 6.5. Навігація в документі Всі поля документів мають номери послідовності обходу, який виконується натисканням кнопок клавіатури Enter і Tab. Таким чином, можливості системи дозволяють здійснювати заповнення документів тільки з використанням клавіатури (без маніпулятора типу «миша»), що забезпечує швидку роботу з документом. При необхідності Адміністратор компанії в Дизайнері документів може змінити встановлений за замовчуванням порядок обходу полів документа у відповідність з побажаннями користувачів його компанії (але це вже буде «кастомізованої» рішення і Адміністратору необхідно буде відслідковувати оновлення цих документів, відключивши автоматичне оновлення). 6.6. Прикріплення файлів У ряді документів системи реалізована можливість прикріплювати файли (наприклад, відскановані копії паперових документів, або текстові документи). Прикріплення файлів не обмежується за типом файлу (розширенню) або за кількістю файлів в документі, але встановлено обмеження на розмір файлу – 5 мб.
6.7. Збереження документа Для реєстрації виконання операції на підставі документа і створення записів облікових регістрів, тобто Бухгалтерських проводок, Користувачеві, після заповнення документа, необхідно його провести, натиснувши кнопку «Зберегти і провести», – при проведенні документа в системі виконується відпрацювання бізнес-логіки документа з урахуванням введених в нього даних і значень, і створюються записи облікових регістрів. Результатом проведення документа є створені в системі бухгалтерські проводки, які Користувач може побачити на формі «Проводки по документу», а їхні результати побачити у звітах системи у вигляді зміни оборотів і залишків по рахунках бухгалтерського обліку. При збереженні документа без проведення (кнопка «Зберегти»), документ не ініціює створення проводок бухгалтерського обліку і зберігається в системі в статусі «Відкладений» – в Журналі запис такого документа виконана сірим кольором. Відкладеними також є документи, створені в системі автоматично, наприклад, при генерації документів модулем «Імпорт виписок банків» – такі документи для створення записів в облікових регістрах необхідно провести. 6.8. Проводки по документу Проводки по документу – форма, що відображає перелік всіх бухгалтерських проводок, ініційованих проведенням документа, з якого дана форма відкрита. Відкриття форми можливо натисканням кнопки «Проводки» в панелі інструментів Документа, або панелі інструментів Журналу для виділеного в ньому документа. Форма уніфікована для всіх документів і містить повний набір полів для відображення всіх можливих проводок, які може ініціювати документ.
Форма «Проводки по документу» містить таблиці, що відображають балансові і позабалансові (складського обліку) проводки, і дозволяє побачити кореспондуючі рахунки документа і їх аналітичні розширення, кількісні та грошові показники реєстрованої господарської операції, уніфіковані змісту проводок бухгалтерського обліку. 6.9. Елементи управління таблиць Таблиці у формах документів, довідників і звітів використовуються як основний інструмент введення та отримання інформації, пов'язаної з обліком в компанії.
Залежно від типу форми і призначення таблиці на Панелі її інструментів можуть бути різні набори команд: • Додати рядок – додавання нового рядка в таблиці довідника або документа. • Редагувати ... – редагування виділеної рядки в таблиці довідника. • Видалити рядок – видалення виділеної рядки в таблиці довідника або документа. • Копіювати рядок – копіювання виділеної рядки в таблиці довідника або документа. • Зберегти рядок – зберегти рядок після її редагування в таблиці документа. • Зберегти в Excel – зберегти таблицю в Excel-файл (команда доступна в довідниках). • Пошук – рядок введення тексту і кнопка для виконання контекстного пошуку записів у таблиці. Панель навігації таблиці (в журналах і довідниках додатки) призначена для переходу по сторінках таблиць великого обсягу.
Панель навігації містить такі елементи для навігації в таблиці: • Кількість записів на сторінці (10 ... 250) – список з вибором кількості відображення записів на сторінці. • До першої сторінки – кнопка переходу на першу сторінку таблиці. • Попередня сторінка – кнопка переходу на попередню сторінку таблиці. • Номер сторінки – поле введення, в якому відображається номер поточної сторінки таблиці. При введенні в полі номера сторінки і натисканні кнопки «Оновити» в панелі навігації (або натисканні кнопки «Enter» клавіатури) виконується перехід на сторінку, номер якої введений. • Наступна сторінка – кнопка переходу на наступну сторінку таблиці. • На останню сторінку – кнопка переходу на останню сторінку таблиці. • Оновити таблицю – кнопка, при натисканні на яку виконується оновлення таблиці. • Індикатор перевищення кількості документів для відображення – в Журналі встановлено обмеження на відображення +2000 документів – це зроблено для запобігання падінню швидкості роботи сервісу при зверненні до великих масивів інформації. Якщо до списку не потрапили документи, які необхідні Користувачеві, то необхідно зменшити кількість записів журналу, скориставшись інструментами фільтрації, пошуку і установки періоду створення документів. • Перегляд ... до ... з ... записів – відображенням діапазону показаних на сторінці елементів із загального числа записів у таблиці. 7. ОБОРОТНО-САЛЬДОВІ ВІДОМОСТІ Оборотно-сальдова відомість (ОСВ) – звіт, що містить для кожного рахунку обліку інформацію про залишки на початок і кінець періоду і обороти по дебету і кредиту за встановлений період. Для отримання звіту ОСВ Користувачеві необхідно натиснути на відповідний пункт меню «ОСВ» у розділі «Бухгалтерія» Меню додатка, встановити параметри звіту і натиснути кнопку «Старт» – результати звіту будуть виведені в табличну область.
Для зміни параметрів відображення звіту Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Скидання» – поточний звіт буде закрито, і Користувачеві буде знову виведена панель установки параметрів звіту. Для поновлення звіту з поточними параметрами, наприклад, після проведення документа Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Оновити» – звіт буде оновлено з використанням раніше встановлених параметрів і урахуванням нових введених в систему даних. Інтерфейс ОСВ дозволяє відкрити додаткову інформацію про аналізовані рахунках у вигляді звітів і форм: «Аналітика по рахунку», «Атрибути бухгалтерського рахунку», «Динаміка по рахунку», «Аналіз рахунки», «Картка рахунку». Відкриття цих звітів і форм для виділеного в таблиці ОСВ рахунку можливе натисканням кнопок у панелі інструментів ОСВ. Також в панелі інструментів ОСВ розташовується кнопка, натискання якої дозволяє експортувати поточний звіт в Excel-файл. Також можливе послідовне відкриття звітів за рахунком при подвійному натисканні на рядок у таблиці. Таким чином, аналізуючи обороти по рахунку, через звіти в підсумку можна перейти в документи-ініціатори проводок. Таблиця ОСВ складається із стовпців, в більшості яких можлива сортування: • Рахунок – номери рахунків за планом рахунків компанії;
• Валюта – назва валют обліку для рахунків, на яких ведеться облік в іноземній валюті; • Початкове сальдо (Дебет, Кредит) – залишки по рахунках на початок періоду (залежно від значення параметра «Розгорнуте сальдо» може відображатися «Розгорнуто» або «Згорнути») • Оборот (Дебет, Кредит) – сумарні результати операцій за аналізований період; • Кінцеве сальдо (Дебет, Кредит) – залишки по рахунках на кінець періоду (залежно від значення параметра «Розгорнуте сальдо» може відображатися «Розгорнуто» або «Згорнути»). Внизу таблиці відображається рядок підсумкових даних. Негативні значення в ОСО відображаються зі знаком «мінус», а також за умовчанням виділені червоним шрифтом – виділення «червоним» можна відключити в налаштуваннях робочого місця. 7.1. Параметри ОСВ Установка параметрів ОСВ дозволяє настроїти зручне і достатнє відображення звіту, що відповідає поточним потребам Користувача. ОСВ може будуватися із застосуванням таких параметрів: • Дата з ... по ... – установка періоду для звіту; гнучка установка періоду можлива також з використанням форми, яка відкривається натискання кнопки «Період» панелі інструментів ОСВ.
• Розгорнуте сальдо – вибір режиму уявлення залишків на початок і кінець періоду: з підсумовуванням дебету і кредиту або без такого. • План рахунків – вибір з переліку один з використовуваних в компанії планів рахунків (за умовчанням встановлено значення «Все»). • Фільтр по рахунках – введення маски рахунків для відображення (виконується пошук за номерами рахунків, що містять набір введених в поле цифр, з урахуванням роздільників порядків рахунків – знака «точка»); маски рахунків необхідно вводити через «кому». • Шаблони – автоматична заповнення поля «Фільтр по рахунках» набором масок рахунків відповідно до областю бухгалтерського обліку (Зарплата, Банк-Каса, Комерція, Доходи-витрати, Основні засоби, Закупівлі, ПДВ). • Групи – вибір типу угруповання рахунків: за субрахунками і по 2-м, 3-м, 4-м цифрам рахунку разом із субрахунками. • Валютні рахунки – вибір виду відображення валютних рахунків: у валюті обліку (за курсом НБУ на дату транзакції), у валюті транзакцій, і відображення обох варіантів. • Фільтр по аналітиці – вибір типу об'єктів аналітичного обліку, дані яких необхідно відобразити у звіті; при виборі типу аналітики в параметрах звіту відкривається додаткове поле «Аналітика»: • Аналітика – вибір об'єкта або групи об'єктів аналітичного обліку, за якими необхідно отримати звіт.
7.2. АНАЛІТИКА ЗА РАХУНКОМ Звіт «Аналітика по рахунку» є деталізованим звітом по обраному рахунку в одиницях обліку по Об'єктам Аналітики з настроюваної деревовидної угрупованням з аналітики (розрізу). Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Аналітика» у панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунку.
У параметрах звіту встановлені незмінні фільтри по рахунку та аналітиці, а також застосовується розріз з використанням всіх доступних для рахунку аналітик, починаючи з основною аналітики. Користувач може змінити період звіту і розрізи відображення за доступними для даного рахунку об'єктам аналітики після натискання кнопки «Скидання» (у разі вибору в ОСВ «Аналітики» буде звужена вибір об'єктів аналітичного обліку в «Аналітика по рахунку», таким чином установка розрізів може бути не доступна). Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт». Наприклад: При виборі параметрів розрізів має значення черговість вибору – дерево звіту буде побудовано у відповідності з послідовністю вибору, яка відображається в полі «Розрізи». Наприклад, по рахунку 0.361. *** Можна вивести дерево за розрізами (об'єкта аналітичного обліку, Субрахунок) «Клієнт» і «Договір». Можна вибрати побудова звіту тільки по одному розрізу (або «Клієнт», або «Договір»), а також можна налаштувати розрізи по обом ОАЗ: «Клієнт, Договір» – буде побудовано дерево з переліком клієнтів на 1-му рівні відображення та переліком договорів для кожного клієнта на 2-му рівні ієрархії; а при виборі «Договір, Клієнт» – буде побудовано дерево з переліком договорів на 1-му рівні відображення та переліком клієнтом, з якими здійснюється робота в рамках договору на 2-му рівні.
За записами звіту «Аналітика по рахунку» можливий пошук і перехід за результатами пошуку – у полі «Пошук» панелі інструментів звіту необхідно ввести шукане слово (або його частина), а перехід за знайденими записам здійснюється натисканням стрілок «вправо» і «вліво» , розташованими поряд з полем пошуку. Внизу таблиці звіту відображається рядок підсумкових даних. Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальній папці, скориставшись кнопкою «Експорт». 7.3. АТРИБУТИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО РАХУНКУ Вікно «Атрибути бухгалтерського рахунку» відображає інформацію про обраний обліковому рахунку. Вікно відкривається при натисканні кнопки «Рахунок» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунку.
7.4. Динаміка за рахунком Звіт «Динаміка по рахунку» відображає статистику зміни залишків за рахунком в грошових одиницях за періодами. Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Динаміка» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелі інструментів «Аналітика по рахунку» при виділеному рядку записи звіту (в цьому випадку для побудови динаміки буде застосована відповідна аналітика).
У параметрах звіту встановлені незмінні фільтри по рахунку та аналітиці, а також крок періодів (1 місяць), валюта звіту (відповідає валюті обліку на рахунку), і тип курсу розрахунку валюти обліку до валюти звіту. Користувач може змінити період звіту, крок періодів (за кількістю днів або місяців), валюту звіту і курс розрахунку валюти після натискання кнопки «Скидання». Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».
Внизу таблиці звіту відображається рядок підсумкових даних. Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальній папці, скориставшись кнопкою «Експорт». 7.5. Аналіз рахунку Звіт «Аналіз рахунку» відображає інформацію про кореспондуючих рахунках обраного рахунку і оборотах з цими рахунками. Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Аналіз рахунку» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелі інструментів «Аналітика по рахунку» при виділеному рядку записи звіту – в цьому випадку для побудови аналізу буде застосована відповідна аналітика. Для рахунків з урахуванням в національній валюті (валюті за замовчуванням), крім періоду звіту, немає параметрів, що настроюються, а для рахунків з урахуванням в іноземній валюті Користувач може змінити валюту звіту після натискання кнопки «Скидання» – розрахунок звітних даних буде виконуватися за курсом НБУ на дату проведення транзакції. Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».
Внизу таблиці звіту відображаються рядки підсумкових даних. Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальному сховищі Користувача, скориставшись кнопкою «Експорт». 7.6. Рух по рахунку Звіт «Рух по рахунку» є окремим випадком Журналу балансових проводок (докладніше в розділі Журнал балансових проводок довідки системи) і відображає перелік проводок по обраному рахунку за звітний період. Звіт відкривається при натисканні кнопки «Карточка счета» в панелі інструментів ОСВ при виділеному рядку рахунка, або в панелях інструментів звітів «Аналітика по рахунку», «Динаміка по рахунку», «Аналіз рахунки» - в цих випадках для побудови переліку проводок буде застосована відповідна аналітика. У параметрах відображення журналу Користувач може змінити період відображення журналу, виконати контекстний пошук по записах журналу, а також відкрити документ, який ініціював проводки, натиснувши на кнопку «Документ» при виділеній в журналі рядку. При виділенні рядка в журналі Користувачеві в заголовку журналу відображається основна інформація документа (вміст виведеної інформації залежить від набору використовуються в документі полів).
Практичне завдання: ОСВ та звіти Мета: навчитися працювати з ОСБ та супутніми звітами за результатами введення початкових залишків.
1. Для формування Оборотно-сальдової відомості необхідно відкрити модуль в меню «Бухгалтерія», встановити період звіту (поточний місяць) і натиснути кнопку «Старт». 2. Виконати експорт відомості в Excel натисканням кнопки «Експорт». 3. Відкрити «Атрибути бухгалтерського рахунку» натисканням кнопки «Рахунок» в панелі інструментів при виділеному рядку рахунку «401 Статутний Капiтал» у відомості. Ознайомитися з формою і закрити її. 4. Відкрити звіт «Аналітика по рахунку» двократне натисканням миші по виділеному рядку. 5. У панелі інструментів звіту «Аналітика по рахунку» натиснути кнопку «Динаміка» для відкриття звіту «Динаміка по рахунку». 6. Перейти на вкладку звіту «Аналітика по рахунку» і в панелі інструментів натиснути кнопку «Аналіз рахунки» для відкриття звіту «Аналіз рахунків». 7. У звіті «Аналіз рахунки» виділити рядок рахунки і перейти в форму «Карточка рахунку» двократне натисканням миші по рядку. 8. У «Картці рахунки» виділити рядок про документ і відкрити документ двократне натисканням кнопки миші або натисканням кнопки «Документ» в панелі інструментів. 8. АНАЛІЗ МАТЕРІАЛЬНИХ ПОТОКІВ Аналіз матеріальних потоків (АМП) – звіт, який показує інформацію про залишки на початок і кінець періоду і оборотах товарно-матеріальних цінностей на складах (складських рахунках) компанії за встановлений період. Для отримання звіту АМП Користувачеві необхідно натиснути на відповідний пункт меню «Аналіз матеріальних потоків» в розділі «Бухгалтерія» Меню додатка, встановити параметри звіту і натиснути кнопку «Старт» – результати звіту будуть виведені в табличну область.
Для зміни параметрів відображення звіту Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Скидання» – поточний звіт буде закрито, і Користувачеві буде знову виведена панель установки параметрів звіту. Для поновлення звіту з поточними параметрами, наприклад, після проведення документа Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Оновити» – звіт буде оновлено з використанням раніше встановлених параметрів і урахуванням нових введених в систему даних. Інтерфейс АМП дозволяє відкрити додаткову інформацію про аналізовані рахунках у вигляді звітів і форм: «Оборот ТМЦ», «Перегляд інформації про ТМЦ», «Рух ТМЦ». Відкриття цих звітів і форм для виділеної в таблиці АМП номенклатури можливо натисканням кнопок у панелі інструментів АМП. Також в панелі інструментів АМП розташовується кнопка, натискання якої дозволяє експортувати поточний звіт в Excel-файл. Також можливе послідовне відкриття звітів про ТМЦ при подвійному натисканні на рядок у таблиці. Таким чином, аналізуючи рух ТМЦ, через звіти в підсумку можна перейти в документи-ініціатори проводок.
Таблиця АМП складається із стовпців, в яких можлива сортування: • Код ТМЦ – код номенклатури згідно з довідником ТМЦ; • Найменування ТМЦ – повна назва номенклатури згідно з довідником ТМЦ; • Одиниця Виміру – одиниця виміру, яка у системі для поточної товарно-матеріальних цінностей; • Залишок початковий – залишок ТМЦ на складах компанії на початок звітного періоду; • Прихід – прихід ТМЦ в установленому періоді; • Витрата – видаток ТМЦ в установленому періоді; • Залишок кінцевий початковий – залишок ТМЦ на складах компанії на кінець звітного періоду. 8.1. Параметри АМП Установка параметрів АМП дозволяє налаштувати відображення звіту, що відповідає поточним потребам Користувача. АМП може будуватися із застосуванням таких параметрів: • Дата з ... по ... – установка періоду для звіту; гнучка установка періоду можлива також з використанням форми, яка відкривається натискання кнопки «Період» панелі інструментів АМП.
Група ТМЦ – вибір з ієрархічного переліку (відповідного ієрархії довідника ТМЦ) групи номенклатури не будь конкретної цінності. • Об'єкт зберігання – вибір з переліку одне з використовуваних в обліку компанії місце зберігання лили розташування ТМЦ: склад або матеріально відповідальна особа. • Одиниця Виміри – вибір типу режиму відображення облікових даних номенклатури: кількісне, вартісне, або обидва режими. 8.2. Оборот ТМЦ Звіт «Оборот ТМЦ» «відображає статистику зміни залишків ТМЦ на складах протягом встановленого періоду. Звіт відкривається і будується автоматично при натисканні кнопки «Оборот ТМЦ» в панелі інструментів АМП при виділеному рядку номенклатури. У параметрах звіту встановлено незмінний фільтр по номенклатурі, а також застосовується використовуваний за умовчанням режим відображення звіту по вартості та кількості ТМЦ (значення «Кількість і вартість» в полі «Одиниці виміру»). Користувач може змінити період звіту і тип режиму відображення (одиниці виміру) після натискання кнопки «Скидання». Також Користувач може встановити фільтр по складських рахунках (об'єктах зберігання) - ввести маску складських рахунків для відображення (виконується пошук за номерами рахунків, що містять набір введених в поле цифр, з урахуванням роздільників порядків рахунків – знака «точка»). Після зміни параметрів Користувачеві необхідно натиснути кнопку «Старт».
Внизу таблиці звіту відображається рядок підсумкових даних. Звіт можна експортувати Excel-файл для збереження в локальній папці, скориставшись кнопкою «Експорт». 8.3. Перегляд інформації про ТМЦ Вікно «Перегляд інформації про ТМЦ» відображає інформацію про номенклатурі, т. Е. Картку ТМЦ довідника. Вікно відкривається при натисканні кнопки «ТМЦ» в панелі інструментів АМП при виділеному рядку номенклатури.
8.4. Рух ТМЦ Звіт «Рух ТМЦ» є окремим випадком Журналу позабалансових проводок (докладніше в розділі Журнал позабалансових проводок довідки системи) і відображає перелік складських проводок обраного ТМЦ за звітний період. Звіт відкривається при натисканні кнопки «Рух ТМЦ» в панелі інструментів АМП при виділеному рядку номенклатури, або в панелі інструментів звіту «Оборот ТМЦ» – в цьому випадку для побудови переліку проводок буде застосований фільтр по об'єкту зберігання (фільтр можна змінити). У параметрах відображення журналу Користувач може змінити період відображення журналу, змінити фільтр по об'єкту зберігання, виконати контекстний пошук по записах журналу, а також відкрити документ, який ініціював проводки, натиснувши на кнопку «Документ» при виділеній в журналі рядку, або при двократному натисканні на рядок .
Практичне завдання: АМП та звіти Мета: навчитися працювати з ОСБ та супутніми звітами за результатами введення початкових залишків.
1. Для формування відомості Аналіз матеріальних потоків необхідно відкрити модуль в меню «Бухгалтерія», встановити період звіту (поточний місяць) і натиснути кнопку «Старт». 2. Виконати експорт відомості в Excel натисканням кнопки «Експорт». 3. Відкрити картку ТМЦ натисканням кнопки «ТМЦ» в панелі інструментів при виділеному рядку рахунки «104002 Ноутбук» у відомості. Ознайомитися з формою і закрити її. 4. Відкрити звіт «Оборот ТМЦ» двократне натисканням миші по виділеному рядку. 5. У панелі інструментів звіту «Оборот ТМЦ» натиснути кнопку «Рух ТМЦ» для відкриття однойменного звіту. 6. У «Русі ТМЦ» виділити рядок про документ і відкрити документ двократне натисканням кнопки миші або натисканням кнопки «Документ» в панелі інструментів. 9. КАДРИ Кадровий облік в системі Облік SaaS автоматизований документами Наказ про прийом на роботу [461], Наказ про переміщення [462], Наказ про звільнення [463]. Співробітники підприємства вводяться в систему документом Особова картка співробітника [460].
Документ Наказ про прийом на роботу [461] служить для внесення кадрової інформації, а також для внесення даних, необхідних для розрахунку зарплати, віднесення витрат по співробітнику, і даних про процедуру видачі заробітної плати (каса або банківська картка). Зміна посади співробітникові або переклад співробітника в інший структурний підрозділ, а також зміна ставки заробітної плати виконується документом Наказ про переміщення [462]. Ці документи також є джерелами даних для виконання індексації заробітної плати. Практичне завдання: Створення документів кадрового обліку Кадровий облік в системі Облік SaaS автоматизований документами Наказ про прийом на роботу [461], Наказ про переміщення [462], Наказ про звільнення [463]. Співробітники підприємства вводяться в систему документом Особова картка співробітника [460]. Первинним документом ведення кадрового обліку є Особова картка співробітника [460]. Саме цим документом забезпечується можливість прийняття співробітника на роботу, його переміщення (або зміни заробітної плати), звільнення, а також виконувати розрахунок і нарахування заробітної плати та її видачу. Ввести Особову картку співробітника [460] Мета: додати Особової картки співробітників для заповнення довідника 'Співробітники' для забезпечення коректного введення залишків на рахунки, що мають аналітику «Співробітник».
Довідник 'Співробітники' заповнюється автоматично при проведенні документа Особова картка співробітника [460], тому для забезпечення урахування зміни коштів на рахунках, що мають аналітику «Співробітник», необхідно завести картки співробітників. Дані для введення
1. У меню «Кадри і ЗП» вибрати документ Особова картка співробітника [460] і відкрити журнал документів. 2. У журналі документів натиснути кнопку «Створити ...» панелі інструментів журналу – відкриється не заповнена форма нового документа.
3.Заповнити поля документа, відмічені знаком «Астеріск» (обов'язкові для заповнення). Після заповнення документ необхідно зберегти з проведенням. Якщо документ заповнений правильно (заповнені всі обов'язкові поля), то документ буде проведений без помилок.
Після проведення документ буде відображатися в журналі. При проведенні лицьовій картки в довідник 'Співробітники' автоматично формується запис про співробітника. Записи про співробітників з довідника доступні для вибору в документах і звітах (наприклад, вибір членів інвентарної комісії при заповненні документа Ініціалізація даних компанії [60]), але розрахунок заробітної плати неможливий без оформлення прийому співробітника на роботу. Створити Наказ про прийняття на роботу [461] Мета: підготувати дані для розрахунку заробітної плати співробітнику Дані для введення
Для забезпечення розрахунку заробітної плати співробітнику його необхідно прийняти на роботу. Прийом на роботу здійснюється з використанням документа Наказ про прийняття на роботу [461], який створюється на підставі Особовий картки. Для створення наказу необхідно відкрити Журнал лицьових карток, виділити лицьову картку співробітника, якого необхідно оформити на роботу, і вибрати в панелі інструментів журналу команду «Створити на підставі», після чого в списку вибрати Наказ про прийняття на роботу [461]. У наказі необхідно заповнити поля табличній частині, а також ввести дані з оплати праці. Після заповнення документа його необхідно провести. Створити Наказ про переміщення [462] Мета: підготувати дані для розрахунку заробітної плати співробітнику.
Дані для введення
Для зміни посади співробітника, підрозділи, а також суми заробітної плати використовується документ Наказ про переміщення [462], який створюється на підставі Особовий картки. Наказ про переміщення створюється з уже заповненими полями (на підставі даних раніше проведених наказу про прийом або переміщенні), необхідно внести зміни існуючих даних і провести документ, наприклад, розмір окладу. 10. ЗАРПЛАТА В системі автоматизований розрахунок лікарняних та відпускних згідно з вимогами законодавства з друкованими формами розрахунку. Заробітна плата під час перебування співробітника у відрядженні розраховується за середньою заробітною платою за останні 2 місяці документом Відрядження [522]. Розрахунок заробітної плати з урахуванням лікарняних та відпускних здійснюється на підставі даних документа Табель обліку робочого часу [501], який будується автоматично на підставі даних про внесені в систему лікарняних, відпустках, режимі роботи співробітника. Автоматизований облік святкових і передсвяткових днів і переносів робочого часу. При розрахунку заробітної плати враховуються дані про премії, штрафах, нарахування та утримання, що проводяться Відомістю нарахувань і утримань [527] в періоді розрахунку заробітної плати, а також результати індексації заробітної плати, що проводиться документом Індексація [523]. Заробітна плата може видаватися декількома частинами – аванс (у відсотках від окладу, або фіксованою сумою, або за реально відпрацьований час – що актуально для підприємств, в яких прийнята видача заробітної плати щотижня або кожні два тижні), і сума, що залишилася зарплати після закінчення розрахункового періоду. Розрахунок зарплати і розрахунок податків проводиться за оформленим табелю робочого часу з урахуванням всіх нарахувань і утримань, оформлених по співробітнику за розрахунковий період. Одночасно з розрахунком система формує список бухгалтерських проводок за кожним працівником. Для перерахування зарплати в банк система формує спеціалізований звіт за картковими рахунками співробітників. Також у системі автоматизовано формування розрахункових листів і розрахунково-платіжної відомості по співробітникам підприємства. Звіти з прибуткового податку 1ДФ, ЄСВ, Звіт з праці (форма 1-ПВ) і його розшифровка формуються з розділу Бухгалтерія з можливістю експорту електронних файлів для завантаження в системи подачі електронної звітності MEDoc. Практичне завдання: Створення документів розрахунку та нарахування заробітної плати Розрахунок і нарахування заробітної плати для співробітників являє собою лінійний послідовний процес створення і проведення документів. Для забезпечення коректного розрахунку заробітної плати необхідно дотримуватися заданій послідовності реєстрації документів. В рамках поточного заняття не будуть заповнюватися документи Відпускний лист [505], Лікарняний лист [506] і Відрядження [522], т. К. На момент розрахунку співробітник працює на поточному місці роботи всього один місяць і нарахування за лікарняним та відпуску будуть рівні « нулю ». Також не буде розглядатися документ Індексація [523], з причини того, що інформація про індекси інфляції публікується Міністерством Фінансів України через місяць - т. Е. На момент розрахунку заробітної плати працівникові ще немає індексу інфляції для його базового місяця. Створити Табель обліку робочого часу [501] Мета: підготувати дані для розрахунку заробітної плати працівнику за відпрацьованим дням.
Дані для введення
Для заповнення табеля необхідно вибрати дату заповнення документа (для коректного розрахунку необхідно встановлювати дату останнього дня розрахункового місяця) і вибрати період обліку – розрахунковий місяць. Далі необхідно натиснути кнопку «автоформування списку» для заповнення списку співробітників, після чого натиснути кнопку «Факт = Графік» – таблиця буде заповнена даними про кількість днів і годин, відпрацьованих в обраному місяці. Дані в таблиці не вимагають коректування, якщо фактично відпрацьований співробітником час відповідає встановленим графіком роботи. Також при цьому враховуються зареєстровані в системі відпустки та лікарняні. Дані про відпрацьований час можуть бути введені вручну (або внесено зміни до сформовані дані) шляхом коригування осередків по днях, встановлюючи тип дня (Р – робочий, П – святковий, О – відпустку, Х – вихідний, Б –лікарняний, N – прогул, Д – декретну відпустку) і кількість відпрацьованих в цей день годин через знак «/». Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити документ.
Створити Відомість нарахувань і утримань [527] Мета: зареєструвати нарахування співробітникові для включення його в розрахунок заробітної плати. Дані для введення
Для виконання нарахування співробітникові необхідно заповнити обов'язкові поля заголовка, відмічені знаком «зірочка»: Дата, ЦФО, вибрати періоди нарахування та віднесення витрат, вибрати статтю нарахування. Після установки значень в заголовку необхідно натиснути кнопку «Додати ...» таблиці і вибрати співробітника в полі «Співробітник» і ввести суму нарахування. Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити документ. Створити Аванс [507] Мета: зареєструвати аванс співробітнику для включення його в розрахунок заробітної плати.
Дані для введення
Для виплати авансу заробітної плати співробітнику необхідно встановити дату нарахування авансу і вибрати період нарахування (розрахунковий місяць), після чого натиснути кнопку «автоформування списку» – в табличній частині документа буде сформований список співробітників із зазначенням сум авансів. Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити документ. Створити Розрахунок заробітної плати за період [500] Мета: виконати розрахунок заробітної плати співробітнику. Дані для введення
Для розрахунку заробітної плати співробітнику необхідно встановити дату розрахунку (і нарахування) і вибрати період нарахування (розрахунковий місяць), після чого натиснути кнопку «Заповнити список» - в табличній частині документа буде сформований список співробітників. Після заповнення документ необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести», не закриваючи його – при проведенні документа виконується розрахунок заробітної плати, і результати розрахунку виводяться в табличну частину. Після з ознайомленням з результатами розрахунку документ можна закрити. Створити Платіжну відомість [529] Мета: зареєструвати видачу заробітної плати співробітнику. Дані для введення
Для виплати заробітної плати співробітнику необхідно встановити дату видачі та період, за який видається заробітна плата, після чого натиснути кнопку «Сформувати список» – в табличній частині документа буде сформований список співробітників із зазначенням суми до видачі. Якщо при прийомі на роботу для співробітника був вказаний зарплатний розрахунковий рахунок, то виплата заробітної плати виконується через банк згідно з процедурою, регламентованої банком, якщо розрахунковий рахунок вказаний не був, то заробітну плату необхідно виплачувати через касу. Після заповнення документа його необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити документ.
11. НЕОБОРОТНІ АКТИВИ В системі Облік SaaS підтримується облік трьох типів необоротних активів: основні засоби (ОС), нематеріальні активи (НА) і малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА). Головним операційним документом для ведення обліку необоротних активів є Інвентарна картка [370].
Операції з обліку ОС, НМА та МНМА в системі автоматизовані і реєструються документами Акт введення ОС [373], Акт переміщення ОС [377], Акт списання ОС [378], Видаткова накладна ОС [379]. Реалізована можливість реєстрації витрат на ремонт (документ Ремонт ОС [388]) і включення вартості капітального ремонту або поліпшення в первісну вартість активу при використанні документа. При введенні основного засобу в експлуатацію в систему вносяться відомості, необхідні для обліку основного засобу і подальшого нарахування амортизації у бухгалтерському та податковому обліку. Облік вартості активів і нарахованої амортизації по кожній податковій групі ведеться на спеціальних податкових рахунках. Щомісячне нарахування амортизації по всіх необоротних активів виконується за допомогою документа Нарахування амортизації [390]. Підтримується декілька методів нарахування амортизації, у тому числі нарахування амортизації в розмірі 50% або 100% при введенні активу в експлуатацію. Інформацію про наявність та рух необоротних активів можна отримати за допомогою модуля Аналіз матеріальних потоків і звітів розділу Активи, а для аналізу наявності та руху необоротних активів у розрізі податкових груп рекомендується використовувати Оборотно-сальдову відомість і супутні звіти.
Практичне завдання: Створення документів обліку необоротних активів Облік необоротних активів в системі повинен вестися з дотриманням послідовності створення документів, при цьому враховуються активи повинні бути в обов'язковому порядку заведені в довіднику 'Номенклатура' у відповідному розділі. Створити Інвентарна картка [370] Мета: реєстрація ТМЦ як Основного кошти для забезпечення обліку в систем. Дані для введення
Для реєстрації ТМЦ як основного засобу необхідно заповнити поля «Дата», «Мат. Цінність»,«Найменування»,«Податкова група », задати строк корисного використання, після чого провести документ натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити його. Створити Акт введення ОС [373] Мета: введення основних засобів в експлуатацію. Дані для введення
Для введення ОЗ в експлуатацію необхідно створити документ Акт введення ОС [373] на підставі документа Інвентарна картка [370]. В акті введення необхідно заповнити поля «Дата», «Операція», «Дата введення», «Рахунок введення», «МОЛ», після чого провести документ натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити його. Створити Нарахування амортизації [390] Мета: нарахування амортизації ОС для віднесення фізичного або морального зносу на вартість виробленої продукції, робіт або послуг.
Дані для введення
Для нарахування амортизації необхідно створити документ Нарахування амортизації [390], встановити в ньому дату (перше число місяця, наступного за розрахунковим), вибрати балансовий рахунок обліку основних засобів і натиснути кнопку «Розрахувати». Після розрахунку документ необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити його. 12. Взаємодія з контрагентами, придбання та реалізація товарів і послуг Система Облік SaaS призначена, в першу чергу, для ведення обліку в малих і середніх торговельних підприємствах, і, отже, в системі автоматизовано облік операцій з придбання та реалізації товарів і послуг. Ціноутворення ведеться в розрізі декількох типів цін. Система автоматично веде закупівельну ціну за даними документів реєстрації парафій від постачальників. Для реєстрації взаємодії з покупцями в системі реалізовані документи Рахунок покупцеві [141], Видаткова накладна [134], Акт виконаних робіт [145], Податкові зобов'язання з ПДВ [150]. При роботі з покупцями також враховуються виконані контрагентами передоплати. Договір з покупцем [142] не обов'язково, але рекомендований документ, т. К. В ньому можуть бути вказані допустимі відстрочки платежів, ліміти роботи в борг, ліміти простроченої дебіторської заборгованості, знижки від базової ціни і обмеження по номенклатурних позиціях. При формуванні документів операцій продажу автоматично виконується перевірка відповідності документів умовам договорів, а також перевіряється доступність товару на складі. Для реєстрації операцій придбання товарів і послуг у системі реалізовані документи Рахунок на оплату [94], Довіреність на отримання ТМЦ [86], Прибуткова накладна [91], Акт приймання виконаних робіт [70], Податкова накладна від постачальника [172]. Договір з постачальником [89] не обов'язково, але рекомендований документ для обліку постачання і контролю взаєморозрахунків. У договорі можуть бути вказані допустимі відстрочки оплат і поставки ТМЦ, умови поставки товарів, специфікація. При формуванні документів придбання ТМЦ системою автоматично перевіряються відповідність даних документа умовам договору. Облік взаєморозрахунків з контрагентами та формування звітності можливі як з урахуванням договорів, так і без них. В системі автоматично виконується відстеження першого і другого подій, і формування податкових накладних виконується з урахуванням цих подій. Практичне завдання: Створення документів реалізації послуг Для забезпечення обліку взаємовідносин з контрагентами при продажі послуг необхідно заповнити набір обов'язкових у такому разі документів, які забезпечать логічний взаємозв'язок при обліку взаєморозрахунків. Створити Ціноутворення [204] Мета: встановити ціну на послугу. Дані для введення
Ціни на товари і послуги встановлюються документом Ціноутворення [204] (але також можуть бути встановлені прямим записом в довіднику 'Ціни на товари', пов'язаному із записом довідника 'Номенклатура'). Для установки ціни на послугу (також як і на товари) необхідно створити документ Ціноутворення [204] і заповнити в ньому поля: • Дата – із встановленої дати буде діяти введена ціна; • Група товару – може бути вабрана як група довідника 'Номенклатруа', так і окрема номенклатурна позиція; • Тип ціни. Після вибору значень необхідно натиснути кнопку «Прочитати ціни» – в табличну частину документа будуть виведені всі номенклатурні позиції, зібрані в обраній групі. Необхідно в комірці «Нова ціна» встановити нове значення для номенклатурної позиції, для якої встановлюється ціна. Після заповнення документ необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити його. Створити Договір з покупцем [142] Мета: зареєструвати стосунки з контрагентом.
Дані для введення
Для реєстрації взаємин з контрагентом, а також для реалізації можливості ведення аналітичного обліку не тільки по контрагентах, а також і за договорами, необхідно реєструвати документ Договір з покупцем [142]. У новоствореному документі необхідно заповнити обов'язкові поля, після чого провести документ і закрити його. Створити Акт виконаних робіт [145] Мета: зареєструвати виконання робіт (послуг) контрагенту.
Дані для введення
Для реєстрації надання послуг контрагенту-замовнику необхідно створити документ Акт виконаних робіт [145], в якому встановити дату, вибрати контрагента і договір з ним, а також заповнити таблицю наданих послуг (кількість, ціна). Після заповнення документ необхідно провести натисканням кнопки «Зберегти і провести» і закрити його. При проведенні формуються податкові зобов'язання до виписки (за першою подією - Кт6432) на суму ПДВ акту. Створити Податкові зобов'язання з ПДВ [150] Мета: зареєструвати податкові зобов'язання з ПДВ. При реалізації товарів і послуг контрагентам необхідно виписати податкову накладну, підтверджуючу поява у підприємства зобов'язань з ПДВ, а у контрагента - податкового кредиту. Податкова накладна до видачі в системі представлена документом Податкові зобов'язання з ПДВ [150]. Податкові зобов'язання необхідно створювати на підставі видаткового документа - в даному випадку, на підставі проведеного Акту виконаних робіт [145]. У податковій накладній заповнені всі необхідні поля. Документ необхідно провести, при цьому формується ПДВ до виплати - Дт6432 Кт6412. 13. ГРОШОВІ КОШТИ В системі Облік SaaS автоматизовано облік операцій з готівковими та безготівковими грошовими коштами. Для відображення надходження і витрачання готівкових грошових коштів використовуються документи Прибутковий касовий ордер [310] і Видатковий касовий ордер [311]. Касова книга формується на підставі проведених касових документів через аркуші касової книги (Касовий лист [312]). Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за допомогою документа Авансовий звіт [319]. Облік руху безготівкових коштів реалізований через ведення документів Виписка банку (витрата) [20] і Виписка банку (прихід) [21]. У системі реалізований Імпорт виписок з систем «Клієнт банку». Для обліку розрахунків з банками за використання позикових коштів (довгострокові і короткострокові кредити) в системі реалізований документ реєстрації отримання кредиту – Кредитний договір [31]. Ведення курсів валют виконується автоматично за даними Національного Банку України. Звіти розділів «Банк» і «Каса» дозволяють здійснювати контроль і аналіз руху грошових коштів на розрахункових рахунках підприємства. Практичне завдання: Створення документів обліку грошових коштів на рахунках Модуль Імпорт виписок банку Імпорт виписок банку – модуль для автоматичного формування прибуткових і видаткових виписок банку на підставі файлів даних, експортованих з додатка «Клієнт банку».
Для імпорту банківських виписок необхідно відкрити модуль з меню «Банк і Каса / Банк» і у формі вибрати: 1. Банк, імпорт виписок якого необхідно здійснити. 2. Вибрати в локальній папці комп'ютера файл для імпорту (файл має бути заздалегідь експортований з додатка клієнт-банку в цю папку). Після вибору файлу необхідно натиснути кнопку «Імпорт» – дані операцій, проведених банком, будуть додані в систему у вигляді документів Виписка банку (витрата) [20] і Виписка банку (прихід) [21] в стані «Відкладений». Згодом «відкладені» документи необхідно перевірити і провести - проводки документів створюються після їх проведення. Створення Виписка банку (прихід) [21] Мета: зареєструвати прихід грошових коштів на розрахунковий рахунок. Дані для введення
Для реєстрації приходу грошових коштів на розрахунковий рахунок використовується документ Виписка банку (прихід) [21], який може бути створений автоматично при імпорті виписки банку, так і «вручну» – з журналу документів. Виписка може бути «прив'язаний» до документів. Які можуть бути ініціаторами платежів (акти, накладні, рахунки) – таким чином зберігається зв'язок між подією купівлі-продажу та платежами, а також забезпечується багато аналітичний облік по контрагентах і договорами. Для реєстрації надходження ГК на розрахунковий рахунок необхідно створити документ і заповнити поля: «Дата», «Контрагент», «Договір», «Призначення платежу», «На розрахунковий рахунок» і «Сума», після чого в блоці «Розкид оплати» додати рядок і вибрати документ Акт виконаних робіт [145], створений раніше. Після заповнення полів і розкиду оплат документ необхідно провести і закрити. 14. ЗАВЕРШЕННЯ ПЕРІОДУ Сервіс Облік SaaS надає набір інструментів, призначених для щомісячного завершення періоду і формування фінансового результату від виробничо-господарської та фінансової діяльності підприємства і розрахунку показників господарської діяльності в управлінському та бухгалтерському обліку. Закриття періоду регламентоване і виконується в строго певній послідовності шляхом проведення документів: • Курсові різниці [10] – призначений для відображення доходів або витрат від операційної курсової різниці при проведенні валютних операцій у звітний період. • Розрахунок резерву сумнівної дебіторської заборгованості [16] – призначений для розрахунку сумнівної дебіторської заборгованості поточного періоду і формування фонду сумнівних боргів для подальшого відображення у фінансових результатах. • Закриття рахунків доходів [11] – документ призначений для визначення доходу шляхом підрахунку всіх доходів за звітний період (генерує проводки на кредит рахунку 79 (збільшення доходу)). • Закриття рахунків витрат [12] – призначений для визначення витрати шляхом підрахунку всіх витрат за звітний період (генерує проводки на дебет рахунку 79 (зменшення доходу)). • Формування фінансового результату [13] – призначений для визначення фінансового результату (прибутку і збитку) шляхом підрахунку всіх доходів і витрат за звітний період: • у разі кредитового сальдо на рахунках 791, 792, 793 – на кредит 441-го рахунку (нарахування прибутку); • у разі дебетового сальдо на рахунках 791, 792, 793 – на дебет 442-го рахунку (визнання збитків). У разі внесення змін до «завершеному» періоді (тобто в періоді вже були виконані перераховані операції), документи закриття періоду необхідно перерахувати – автоматично сформує новий набір бухгалтерських проводок, згідно з новим станом даних обліку підприємства. Практичне завдання: Створення документів завершення періоду і регламентовані звіти Мета: завершити період для визначення фінансового результату від виробничо-господарської.
Завершити період Створити документи Курсові різниці [10], Розрахунок резерву сумнівної дебіторської заборгованості [16], Закриття рахунків доходів [11], Закриття рахунків витрат [12], Формування фінансового результату [13].
Сформувати регламентовані звіти Мета: формування регламентованої звітності про діяльність підприємства.
Створити Баланс підприємства (стандарт) [950], Фінансовий результат [951], Звіт про рух грошових коштів (Форма 3) [952]. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(рис. 30).
(рис.31).
.
