|
|
Корпоративні Інтернет-порталиДата публикации: 30.10.2016 19:48
Тема 8. Корпоративні Інтернет-портали Технічні та програмні засоби підтримки діяльності організацій. Технології, програмне забезпечення та протоколи для електронного документообігу. Моделі безпаперового офісу. Web-конференції. Інтеграція комп’ютерних та телекомунікаційних технологій. План
7.1. Програмні та технічні засоби підтримки діяльності організації.
До складу програмних та технічних засобів підтримки діяльності в офісі входять:
7.2. Огляд сучасних систем електронного документообігу Не дивлячись на хиткі перспективи концепції безпаперового офісу, все більше компаній усвідомлюють переваги електронного документообігу. Росте кількість проектів, пов'язаних з перекладом паперових документів в електронну форму. Відповідно збільшуються і об'єми постачань устаткування під подібного роду проекти. Відмова від паперових документів — це тема, актуальна сьогодні як ніколи. Папір як і раніше служить основним способом розповсюдження інформації, проте із спрощенням доступу до Internet, особливо завдяки World Wide Web, об'єм інформації в мережі зростає по експоненті. Багато досліджень показують, що в процентному відношенні ми друкуємо значно менше документів, ніж кілька років тому. Інформаційний бум просто вимушує офіс-менеджерів припинити друкувати все підряд. Дослідження International Data Corp. показує, що переважна більшість респондентів як і раніше поширюють інформацію на папері, проте загальна ситуація щодо безпаперового обігу документів починає поступово змінюватися. На певному етапі багато підприємств починають стикатися з проблемами, пов'язаними з організацією документообігу. Зокрема, це втрата або тривалість пошуку документів через велику їх кількість, збільшення вартості зберігання, утруднення в організації процесу обробки паперових документів, особливо коли вони вимагають групового редагування, узгодження, контролю виконання. З розвитком бізнесу для ухвалення управлінських рішень також потрібні всі великі об'єми додаткової інформації, яку вже неможливо готувати тільки на папері. Кожен тип документа в організації або на підприємстві має свій регламент обробки, який міститься в маршрутному листі, документально відображає схему документообігу цього документа. У свою чергу кожна функція управління і кожен бізнес-процес будується на основі використання листів, форм зведень, фотографій, доповідних записок, рахунків і інших документів, з кожним з них яких проводяться певні операції, для чого їх збирають в Справи, до яких прикріплюють відповідні маршрутні листи, а потім надсилають поштою або з кур'єром від фахівця до фахівця. Під час виконання функцій управління або будь-якого бізнес-процесу на підприємстві, будь то у сфері виробництва або послуг, успішна діяльність залежить безпосередньо від організації збору, обробки, маршрутизації і розповсюдження інформації. Моніторинг статусу окремих пунктів бізнес-процесу проводять менеджери, які, відповідно до своїх прав, мають можливість змінити маршрут проходження того або іншого документа. Ця методика має ряд недоліків, основні з яких полягають в тому, що при такій організації інформація часто втрачається, виникають непередбачені затримки на шляху проходження документів, важко відстежити стан роботи в певний момент часу. Тому виникла проблема автоматизації документообігу, вирішення якої проходило в декілька етапів. Кінець 60-х і початок 70-х років характеризувалися використанням ЕОМ для автоматизації процедури контролю виконання документів, заповнення реєстраційних карток і ведення електронної картотеки. Пізніше в кінці 70-х і на початку 80-х років в таких системах стали застосовувати електронну пошту з редактором документів, що дозволив створювати і відправляти поштою електронні документи. Середина 80-х відмічена появою систем, які автоматизують зберігання електронних документів, в яких паперові документи сканувалися за допомогою спеціальних пристроїв, і користувачі мали справу вже з їх цифровими копіями, які набагато доступніші і зручніші в зберіганні і використанні. Це дозволило в кінці 80-х створити документообіг, про який можна сказати: «docflow = робота з образами документів + маршрутизація». В таких системах управління і контроль операцій і робіт, пов'язаних з документами, - основоположне завдання процесу збільшення продуктивності і зниження витрат на управління. Системи роботи з образами документів, які реалізували перетворення паперових документів в цифрову форму, зробили доступ до інформації значно ефективнішим, до того ж користувачі отримали набір інструментів для маршрутизації, управління зображеннями та іншою інформацією. Це істотно спростило отримання статистичної інформації по виконуваних роботах, а також автоматизувало стандартні завдання менеджерів. У корпоративному середовищі клієнт-серверні продукти даного класу дозволяють організувати стандартне управління великими об'ємами зображень документів. На початку 90-х років для всіх типів економічних систем відповідальне виконання всіма співробітниками доручених робіт виходить на перший план, тому стара технологія автоматизації документообігу стає недостатньою, через що з'являється нова технологія: «workflow = робота + управління потоками робіт». У таких системах можна виділити дві особливості:
Бізнес-завдання – це операція, яка підлягає виконанню. У програмно-технічні засоби, що допомагають автоматизувати виконання бізнес-завдання, корпорації вкладають мільйони доларів. Часто із-за модульної архітектури їх називають компонентним програмним забезпеченням. В рамках єдиного інтерфейсу користувач, незалежно від конкретного завдання, що стоїть перед ним в даний момент, дістає при завантаженні в систему доступ відразу до всіх додатків. Бізнес-процес – це процес управління та супроводження бізнес-завдань, тобто їх моделювання, модифікація, супровід. Бізнес-процес описує послідовність взаємодії співробітників при виконанні робіт (хто, що, над чим і коли і протягом якого часу повинен зробити). Для ефективної організації документообігу необхідно точно знати, яка інформація потрібна для виконання бізнес-завдань, коли вона повинна бути надана, в якому порядку і що робити при виникненні виняткових ситуацій - це лише невеликий список питань, що виникають. Ринок сучасних систем управління документообігом можна розділити на наступні основні категорії, залежно від об'єму і складності виконуваних операцій. 1) Системи електронної пошти з розширеним функціоналом Продукти даного класу призначаються для структурованих процесів, що складаються з невеликої кількості простих кроків, але що ініціюються довільно. Таким чином, це – системи вільної маршрутизації класу "ad–hoc". Ініціатор запускає процес, направляючи електронну пошту виконавцям, від яких потрібні певні дії в певний проміжок часу. 2) Автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКВД) з електронною поштою. Автоматизовані системи контролю виконання документів використовуються в організаціях з великими об'ємами потоків управлінських документів, що характеризуються обмеженим переліком виконуваних строго регламентованих ділових процесів з метою вдосконалення виконання основних ділових процедур, які були розглянуті вище. 3) Системи колективної роботи «groupware» До групи систем «groupware» входять багато поштових систем, такі як MS Exchange або Groupwise, головне призначення яких – забезпечення колективної роботи користувачів на загальному рівні, тобто обмін повідомленнями, документами, загальні або персональні теки для зберігання інформації і механізми для визначення простих маршрутів. Системи колективної роботи класу "groupware" орієнтовані на проект і розраховані на групи взаємодіючих співробітників невеликого або середнього розміру, що спільно використовують інформацію з баз даних. Часто ці системи побудовані на базі Lotus Notes в середовищі "клієнт-сервер". Як їх приклад приведемо, зокрема, каталоги продукції, що продається. 4) Системи автоматизації управління документообігом – "docflow". Системи класу "docflow" орієнтовані на використання форм електронних документів, при розробці яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. Обробка, виконання і пересування кожного документа в організації здійснюється згідно прописаному для нього маршруту. Системи цього класу застосовуються для середніх і крупних підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, що мають строго регламентовані процедури обробки. 5) Системи автоматизації ділових процесів «workflow» Цей клас систем документообігу – "workflow" – призначений для жорстко структурованих ділових процесів, в яких рідко виникають виняткові ситуації. У виконання робіт залучена велика кількість взаємодіючих співробітників, що мають справу з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу "workflow" орієнтоване на діловий процес, і для нього краще всього підходять архітектура "клієнт-сервер" і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, в яких застосовуються дані системи, можуть бути банки, державні служби, служби обслуговування кредитних карток покупців або страхові компанії. Проте слід врахувати, що на рівні крупних підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів не може бути досягнута за допомогою окремих систем вільної або жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронну пошту, - потрібна інтеграція цих рішень відповідно до запитів конкретного підприємства. Тому в даний час набувають великого поширення інтегровані системи управління документообігом, об'єднуючі виконання всіх функцій і що працюють з віддаленими користувачами через засоби Internet. Можна виділити декілька підходів до розробки і використання систем електронного документообігу. Розглянемо докладніше системи електронного документообігу (СЕД), перелічені вище. 1) Характеристика організації СЕД з використанням технології "ad-hoc". Головним компонентом СЕД класу "ad-hoc", за допомогою якого можна автоматизувати процеси прийому і передачі документів в організації, є система "електронної пошти" (ЕП). Система ЕП є сукупністю технічного, програмного і інформаційного забезпечення, яка розробляється з урахуванням характеристик конкретних організацій: об'ємів потоків інформації, організаційної структури, типів документів і т.д. В даний час розроблено велике число програмних систем електронної пошти. Розглянемо особливості їх застосування на основі системи "1С: Електронна пошта", розробленою фірмою «1С». Хороша відомча електронна пошта повинна будуватися аналогічно звичайній "паперовій" пошті. В цьому випадку вся система ділиться на поштові відділення (вузли), до яких прикріпляються конкретні абоненти. Як поштовий вузол, що розгортається в штаб-квартирі фірми, використовується, як правило, локальна мережа (ЛОМ). На декількох робочих станціях (хостах) встановлюють модеми для обслуговування віддалених абонентів, інших поштових відділень і прийому/передачі факсних повідомлень по телефонних каналах зв'язку, а на інших розташовують робочі місця локальних абонентів. Це пов'язано з тим, що в штаб-квартирі знаходяться основні споживачі інформації, які дістають зручний доступ до поштового відділення через робочі станції локальної мережі. Проте іноді буває досить розвернути поштове відділення на окремій машині (хості), доступ до якого здійснюватиметься тільки по телефону через модеми. 2)Автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКВД). Конкуренція серед систем електронної пошти примушує їх виробників нарощувати функціональність за рахунок прикордонних областей. Так, наприклад, Novell, використовуючи досвід роботи і продажів власної системи управління документами Soft-solutions, включила деякі її технології в систему електронної пошти Groupwise. На додаток до поштових скриньок в інтерфейсі з'явився ще один елемент - бібліотека. До зберігання і пошуку додалися функції виписки і повернення документа, а також контроль його версій. До явних плюсів такого рішення можна віднести єдиний інтерфейс і єдиний доступ до інформації. Користувач має один додаток, під час запуску якого, він виконує всі необхідні функції, що, природно, знижує витрати на навчання і збільшує швидкість роботи за рахунок однотипного інтерфейсу при цьому вартість отримуваного продукту збільшується не на багато. Проте не можна не відзначити деякі серйозні недоліки систем, побудованих на базі електронної пошти з додатковими функціональними можливостями. Річ у тому, що підходи до проектування систем електронної пошти і управління документами принципово відрізняються. Перші розроблялися, виходячи з таких передумов:
Перераховані критерії вимушують виробників використовувати бази даних власної розробки як ядро зберігання повідомлень і документів, що, безумовно, накладає серйозні обмеження на продуктивність, масштабованість і число портів проектованої системи. Необхідно пам'ятати про невідповідність розміру повідомлення і розміру документа - у разі файлів текстових процесорів різниця складає в середньому два-три порядки, а для креслень і т.п. досягає - чотири. У системах електронної пошти повідомлення зберігається усередині бази даних, там же розташовуються і документи, а це викликає ряд серйозних проблем. По-перше, для більшості документів необхідні системи зберігання, здатні обробляти значні об'єми інформації (і, отже, недешеві), - значить, дисковими масивами тут не обійтися. Архіви систем електронної пошти такою можливістю не володіють. По-друге, зберігання документа усередині бази примушує заносити документ спочатку в тимчасову директорію, а потім завантажувати в редактор, що дублює файлові операції (робота з диском, читання/запис). Беручи до уваги наведене вище, можна зробити висновок, що архітектура систем електронної пошти не призначена для роботи з великою кількістю документів. Тому подібні системи з елементами управління документами доцільно застосовувати для обмеженої кількості документів в рамках робочої групи. 3) Організація систем електронного документообігу класу "groupware" Підприємства, що мають територіально віддалені філіали, для організації колективної роботи своїх співробітників над документами і їх оперативного сповіщення могли вибирати програмний пакет Lotus Notes корпорації IBM. Проте в даний час у нього з'явився могутній конкурент —значно дешевше програмне забезпечення Internet, яку використовується в межах однієї корпорації. Якщо Lotus Notes (заснований на передових технологіях кінця 80-х років) створив технологію і програмне забезпечення колективної обробки документів - «groupware», то новий клас конкуруючих з ним програмних продуктів назвали «webware». Одночасно виник і новий термін для позначення корпоративних мереж на базі Internet — «Intranet». Хоча можна сказати, що перша Intranet була створена фірмою Lotus Notes. У Intranet використовуються такі технології, як протокол TCP/IP, але тільки з екранами форм документів на робочих місцях. При цьому в реальному проекті Intranet повинна об'єднувати і інші електронні комунікації, які вже є на фірмі: сегменти локальних мереж під управлінням Novell Netware, виходи на виділені телефонні лінії і т.д. Intranet є засобом системної інтеграції: рішення, пропоновані на базі Intranet, виявляються в п'ять-десять разів дешевше, ніж стандартні. Наприклад, без урахування мережевого устаткування, супроводу і впровадження автоматизоване робоче місце на базі Lotus Notes обійдеться в $150, а на базі Webware — всього в $20. На стороні останнього і перевага використання відкритих стандартів. 4) Системи автоматизації управління документообігом – "docflow". Найкритичнішим моментом цієї технології є — необхідність забезпечення захисту інформації. Проте, у разі коли цей критерій не так важливий, вибір нерідко робиться на користь "docflow": так, підприємства, для яких ця проблема не гостро стоїть перед керівництвом можуть використовувати це програмне забезпечення, наприклад, відома компанія Levi Strauss (що має близько 10 тис. співробітників) перейшла на це ПО. В той же час американські урядові установи, зокрема Центральне Розвідувальне Управління, як і раніше засновують свою інформаційну стратегію на застосуванні Notes. До можливостей, що реалізовуються в Intranet, можуть бути віднесені:
Велику частину з них могла б реалізувати і електронна пошта, але забезпечена в WWW оперативність доступу до інформації (неможлива в найбільш поширених системах e-mail) значно полегшує зв'язок із співробітниками, що знаходяться у віддалених офісах. Сервіс WWW виявився привабливішим для корпорацій через те, що надає можливість роботи практично з будь-якими видами інформації. Тоді як в електронній пошті можна працювати лише з обмеженим числом типів даних, а для файлів документів, переданих по мережі, доводиться викликати відповідні додатки. Друга практична перевага WWW для крупних корпорацій — організація доступу багатьох сотень користувачів до інформації, що поступає з різних джерел. Географічне місцеположення джерел інформації в Internet приховано від користувача у всьому, починаючи з ієрархії доменів і субдоменів. Призначення Web — поширювати різнорідні дані, включаючи аудіо, відео і будь-які інші типи інформації, що дозволяє працювати з корпоративними даними на новому рівні, недоступному користувачам звичайної електронної пошти. Тобто організація запитів від Web-сервера до різних СУБД дає можливість використовувати програму переглядання WWW як клієнта корпоративних баз даних. Узагальнюючи вищесказане, можна сказати, що застосування технологій Intranet полегшує рішення задачі електронного розповсюдження корпоративної інформації. При цьому власні Web-сторінки створюються колективною працею багатьох співробітників. Забезпечуваний в Intranet оперативний доступ до інформації дає можливість спростити зв'язок із співробітниками, що знаходяться у віддалених офісах. Використовувані в Web-серверах засобу створення форм є ідеальним рішенням для обміну інформацією між користувачами в корпоративній мережі. Збір даних може здійснюватися оперативно, при цьому можливо навіть автоматичне виконання деяких дій, залежно від виду інформації, що поступає. Для того, щоб скористатися всіма перерахованими можливостями, необхідно встановити в мережі Web-сервер і програми проглядання WWW на комп'ютерах клієнтів. З технічної точки зору привабливою стороною використання технології webware — її відповідність стандартам (що описує протокол HTTP), а також простота доступу до програмного забезпечення, яке існує вже практично для будь-яких платформ: від Unix до Windows. Що стосується передбачуваних труднощів переходу до протоколу TCP/IP, то від цього позбавляє застосування передових операційних систем для настільних комп'ютерів: OS/2 і Windows 2000/XP мають вбудований стек TCP/IP. Основа технологій webware — мова HTML, яка допускає достатньо легку конвертацію практично будь-якої інформації в гіпертекстовий вигляд. Перетворення наявної в корпорації інформації у вигляд, придатний для WWW-сервера, може здійснюватися за допомогою існуючих програм, що конвертують формат RTF в HTML, Web-інструментарію і програм, що перетворюють у формат HTML документи MS Word або Pagemaker.
5) Система управління потоками робіт - «Workflow» Workflow – це поток робіт, автоматизація яких здійснюється за визначеними процедурними правилами передачі документів, інформації, завдань від одного учасника до іншого. В системах Workflow автоматизується не передача тих чи інших документів, а виконання бізнес-завдань, або цілих бізнес-процесів. Необхідність такої автоматизації викликана потребою в засобах автоматичного відстеження послідовності і часу виконання бізнес-операцій, маршрутів документів, зайнятості співробітників на різноманітних стадіях процесу. Система управління потоками робіт «Workflow» описує, створює і керує потоком робіт за допомогою програмного забезпечення, яке здатне інтерпретувати опис бізнес-процесу, взаємодіяти з учасниками потоку робіт і за необхідності викликати відповідні програмні та інструментальні засобі. Більшість інструментів управління знаннями і роботами «Workflow» використовують архітектуру мережі Internet, тобто на робочому місці досить програми – браузера. Програмне забезпечення, встановлене на сервері мережі, яке підтримую доступ до Internet, стає доступним з будь-якої робочої станції, підключеної до глобальної мережі. Впровадження систем електронного документообігу (СЕД) є одним з найбільш ефективних способів для підприємства структурувати існуючі бізнес-процеси і реально їх удосконалювати. Якщо компанія планує впровадження стандартів управління якістю ISO9000 або CMM, то наявність на підприємстві СЕД є для цього необхідною умовою - тільки електронний документообіг дозволить отримувати кількісні оцінки ефективності роботи співробітників, забезпечить підтримку в робочому стані і виконання розроблених процедур, дотримання вимог стандартів управління якістю. Якщо компанія планує впровадження повномасштабної ERP-системи управління, то впровадження СЕД як перший етап такої роботи на підприємстві істотно полегшить і впровадження ERP і дозволить отримати перші реальні результати істотно раніше за рахунок своєчасної автоматизації бізнес-процесів, пов'язаних з документообігом. СЕД за визначенням має глобальний характер для підприємства і встановлюється практично на всіх комп'ютерах співробітників – адже з документами працюють всі. Тому впровадження СЕД дозволяє здійснити як глобальну первинну автоматизацію підприємства, так і підготовку всього персоналу до роботи з інформаційними системами – і те і інше вкрай важливе для подальшого впровадження ERP.
Системи електронного документообігу – «традиційні» і нового покоління Термін «Document Management» тепер позначає не всю функціональність таких систем електронного документообігу, а тільки деяку частину функціональності, тісно інтегровану з рештою функцій системи. На можливість СЕД нового покоління бути інструментом структуризації корпоративної інформації хотілося б звернути особливу увагу. Наскільки ні важливі можливості обробки неструктурованої інформації (наприклад, текстів в довільному форматі), що пропагуються як ключові для багатьох «традиційних» СЕД, корпоративна політика в області інформатизації повинна бути направлена більше на забезпечення процесу структуризації корпоративної інформації (тобто представлення її у вигляді записів в базі даних), чим на вдосконалення методів обробки неструктурованої інформації. Реалізація найбільш ефективних технологій обробки можлива саме для структурованої інформації, більш того, критично важливі дані, які необхідно зберігати і витягувати з 100%-ою достовірністю, можуть бути представлені тільки в структурованій формі. Адже майже будь-яка інформація, що міститься в корпоративних документах, циркулююча в електронному документообігу підприємства (найменування товарів, їх кількість, ціни, імена і прізвища, посади, адреси і номери телефонів і т.п.) є такою критично важливою інформацією. Навряд чи когось влаштує, якщо ціна товару буде видаватися системою з 90%-ою достовірністю. Сучасні підходи до вибору кращої СЕД Сучасний підхід до вибору кращої СЕД підприємства припускає одночасний облік відразу декількох важливих критеріїв при оцінці таких систем. Краща система електронного документообігу підприємства повинна поєднувати в собі цілий набір важливих якостей: 1) Забезпечення вимог діловодства, узгодження, твердження і контроль виконання документів, створення резолюцій, ознайомлення з документами співробітників, автоматичні розсилки e-mail повідомлень і документів, формування справ. 2) Ведення всієї історії роботи з документами. 3) Інтеграція з MS Office, інтеграція з існуючими на підприємстві додатками, створення довільної звітності, використання простих стандартних засобів настройки і програмування. 4) Безпечна робота з віддаленими офісами і підрозділами підприємства через web-браузер, по електронній пошті і SMS. 5) Засоби групової роботи з документами і проектами. 6) Робота з платіжними документами, ведення платіжного статусу документів. 7) Календарне планування і контроль завантаження співробітників по роботі з документами. 8) Простота роботи з системою для кінцевого користувача, легкість обслуговування системи і низька вартість володіння, простота настройки системи на новий вигляд документів. 9) Реалізація на web-технологіях. Ефективність використання СЕД Кількісні оцінки ефективності Ефективність використання СЕД, як правило, достатньо висока і очевидніша, ніж для інших корпоративних систем – саме тому, що системи електронного документообігу створені для підвищення ефективності використання робочого часу співробітників. Простій розрахунок ефективності заснований на істотному зменшенні часу обробки документів. За даними статистичних досліджень , здійснених компанією Paybot LLC на основі реальних проектів по впровадженню системи електронного документообігу PAYDOX, середній відсоток робочого часу, який співробітники офісу витрачають:
Необхідно відзначити, що дослідження проводилося серед співробітників підприємств, що мають відношення до процесів документообігу, тобто як сказано вище, співробітників офісу, і не включало інші категорії співробітників. Дані оцінки є мінімальними, часто ці цифри істотно більші. Тобто сумарний середній час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів, – більше 60%. При цьому деяка частина співробітників практично весь свій робочий час витрачає на ці операції. При використанні СЕД:
Середній відсоток економії часу на перелічені вище види обробки документів при використанні СЕД – 80%. Відповідно, використання СЕД може економити 80%*60%=48% робочого часу При цьому треба врахувати, що інші 52% робочого часу не повністю використовуються для ефективної роботи, частина витрачається на перерви, на каву, розмови і т.п. Тобто якщо рахувати чистий робочий час, то СЕД може економити більше половини робочого часу співробітників офісів, що працюють з документами – договорами, рахунками, накладними, листами, ордерами і т.п. Окрім цього, час, що проводиться співробітниками поза офісом, СЕД дозволяє «конвертувати» в робочий час за рахунок можливості віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті. Для систем на web-технологіях, враховуючи простоту обслуговування системи і низьку сукупну вартість володіння (Total Cost of Ownership, TCO), обумовлену використанням web-технології (система встановлюється тільки на центральний сервер, установки і подальшого обслуговування системи на комп'ютерах користувачів не вимагається) - і невисоку вартість придбання ліцензій на використання системи, очікуване повернення інвестицій (Return On Investment, ROI) в придбання СЕД можливе максимально швидко – зазвичай система окупається вже через 2-3 місяці її експлуатації, а при використанні на великій кількості робочих місць починає істотно економити витрати підприємства. Якісні оцінки ефективності Окрім кількісних оцінок ефективності системи, що дозволяють переконатися в швидкому поверненні інвестицій в систему, існують не менш важливі якісні оцінки ефективності використання системи. Підвищення прозорості руху документів. Співробітники дістають можливість бачити на екрані комп'ютера всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент. Керівники мають можливість бачити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів, наприклад, виконання замовлень клієнтів, прийому нових співробітників на роботу, поточний стан виконання договорів, взаємодію між різними підрозділами компанії і т.п. Рух документів і робота із співробітників з документами стають контрольованими в режимі реального часу. Організація єдиного корпоративного інформаційного простору. Віддалені офіси, філіали, представництва інформаційно зв'язуються як з центральним офісом, так і між собою і ступінь їх взаємодії істотно підвищується. Об'єднання і забезпечення збереження корпоративної інформації. Корпоративна інформація зберігається в корпоративній системі управління документами, а не в головах співробітників. Навіть якщо співробітники звільняються або переходять на роботу в інші підрозділи підприємства, їх знання, пов'язані з обробкою документів, зберігаються разом з документами в системі електронного документообігу підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, що приходять на їх місце. Об'єднання знань співробітників в загальній корпоративній системі дає синергетичний ефект і може привести до вражаючих результатів. Підвищення керованості компанії в цілому. Прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при ухваленні управлінських рішень за рахунок використання актуальних і своєчасних даних приводить до підвищення керованості компанії в цілому. Глобальний характер СЕД – на відміну від інших корпоративних систем, СЕД зазвичай встановлюється практично всім співробітникам, що мають комп'ютер, – дозволяє підвищити загальний рівень організації підприємства. Проекти по впровадженню на підприємстві системи електронного документообігу не є надприродними і унікальними – функції документообігу досить стандартизовані і вже є у версії коробочних поставок СЕД – зазвичай необхідно провести лише настройку систему на вже наявну функціональність. Причому гнучкість системи повинна дозволяти проводити таку настройку і в процесі реальної експлуатації системи відповідно до змінних вимог замовника. Відповідно, необхідності в розробці детального і формалізованого Технічного Завдання немає – зазвичай досить описати у вільній формі компактні і неформальні вимоги замовника, в яких перераховуються що автоматизуються функції і документи. Процес впровадження зазвичай розбивається на 2 етапи – 1) впровадження системи на базовому наборі основних документів Замовника з використанням наявної базової функціональності СЕД. Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, оброблювальна основні документи – договори, рахунки, листи і т.п. Звичайний термін виконання етапу 1-2 місяці. Іноді достатньо тижня, щоб набудувати систему на стандартний набір документів замовника. Така стратегія є стандартною для впровадження СЕД – відповідно до відомого закону розподілу 20% категорій документів покривають 80% діяльності майже будь-якій компанії і впровадження системи на такій підмножині документів дозволяє швидше отримати ефект від впровадження. 2) впровадження системи на розширеному наборі документів Замовника з адаптацією функціональності СЕД під специфічні потреби Замовника. Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, яка обробляє всі необхідні Замовникові документи з урахуванням специфіки Замовника. Звичайний термін виконання етапу 2-4 місяці. Про ефективність такої методології впровадження свідчить швидке досягнення реальних результатів – реальна експлуатація системи на реальних найбільш важливих документах Замовника можлива вже протягом першого місяця після початку проекту. Важливою особливістю такої методології впровадження є настроювання системи на існуючі бізнес-процеси Замовника. Ніякої ломки існуючого порядку роботи з документами, ніякого реінжинірингу бізнес-процесів на етапі впровадження не відбувається. Це дозволяє мінімізувати опір персоналу, який, на жаль, неминуче при будь-якій іншій методології впровадження. В процесі сталої реальної експлуатації системи вдосконалення бізнес-процесів починається само собою як природний процес. СЕД і ERP-системи управління підприємством Для крупних компаній з числа «лідерів ринку» часто встає проблема вибору між «великою» ERP, «в якій все є» і СЕД, яка «вирішує приватні задачі». Системи електронного документообігу і ERP природним чином доповнюють один одного і повинні тісно інтегруватися. І, якщо говорити про черговість впровадження, то СЕД треба упроваджувати раніше ERP. Впровадження СЕД як перший етап такої роботи на підприємстві істотно полегшить і впровадження ERP. Електронний документообіг дозволить:
СЕД зможе забезпечити необхідну первинну інформаційну базу для додатків ERP. Інформацію для інших корпоративних додатків можна буде не «забивати» уручну з ризиком введення помилкових даних, а автоматично імпортувати з документів, що містяться в СЕД, де ця інформація створена природним чином при створенні документів, перевірена і узгоджена. Системи Електронного Документообігу, відповідні вищеописаним вимогам, формують нове покоління систем автоматизації підприємств. Основними об'єктами автоматизації в таких системах є документи (у найширшому їх розумінні, від звичайних паперових до електронних будь-якого формату і структури) і бізнес-процеси, що представляються як рух документів і їх обробку. Даний підхід до автоматизації підприємств є одночасно і конструктивним і універсальним, забезпечуючи автоматизацію документообігу і всіх бізнес-процесів підприємства в рамках єдиної концепції і єдиного програмного інструментарію.
7.3. Використання Web-конференцій Майбутнє представляється "світлим" тільки компаніям, які здатні швидко вписатися в світ Internet, перейшовши до використання інтерактивні мультимедіа-технології для перетворення способів виробництва і маркетингу своїх продуктів і послуг, так само як і всієї структури і цілей підприємства. Першим кроком, поза сумнівом, повинне стати визнання того факту, що матеріальний потік інформації (чеки, рахунки, особисті зустрічі) буде витиснений потоком цифровим. Щоб відповідати вимогам нового цифрового економічного простору, необхідно змінити самі бізнес-моделі. Майбутнє виявиться прихильним до тих керівників, які зуміють зрозуміти значення цього нового простору. Але не слід змішувати дане зрушення з ідеями створення безпаперових офісних систем в результаті застосування технологій цифрового представлення складних даних. Ефект повсюдного застосування цифрових технологій значно ширший, ніж просто прискорення взаємодії. Одним з найважливіших наслідків стане виникнення абсолютно нових способів співпраці. Якщо при укладенні оборудок ви звикли розраховувати тільки на свою чарівливість, то, можливо, ніколи не визнаєте достоїнств Web-конференцій. Інші, швидше за все, вже упевнені в тому, що ця технологія виправдовує себе як розумний спосіб укріпити співпрацю і скоротити витрати. Оборот служб, що пропонують підтримку Web-конференцій, в 2003-му році досяг 315 млн. дол. Таке блискуче майбутнє експерти обіцяють Web-конференціям, тому що ці технології можуть допомогти ИТ-МЕНЕДЖЕРАМ скоротити витрати, в той же час пропонуючи широкий вибір різних цінових моделей. Правда, для фірм, які ще не пробували працювати з Web-конференціями, різноманітність можливостей може показатися надмірним. Існує якийсь стандартний список служб для організації спільної роботи, в який входять аудіо- і відеоконференції, сумісне використання додатків і дошки оголошень. Але технології і підходи до реалізації цих служб вельми різноманітні. Є так звані сервіс-провайдери. Є компанії, що пропонують послуги хостингу програмного забезпечення. Нарешті, є Microsoft, IBM і ряд інших фірм, які розробляють власне програмне забезпечення для спільної роботи в корпоративних системах. Відеоконференц–зв'язок все ще залишається недешевою технологією і використовується в основному менеджерами вищої ланки. Тим часом конференції через Web, завдяки своїй опорі на Internet, можуть стати доступним робочим інструментом для ширшого круга фахівців. Запрошення на конференцію, нагадування, реєстрація, підтвердження, включення в роботу, знайомі і незнайомі обличчя, вітання, доповіді, екран з презентацією, дошка для пояснень, реакція залу, сесія питань і відповідей — все як завжди, за тим лише виключенням, що для участі в заході не треба нікуди їхати і навіть покидати своє робоче місце. Мова йде про технологію проведення віртуальних конференцій, під якими розуміються три основні напрями: 1) аудіоконференц-зв'язок 2) відеоконференц-зв'язок (ВКЗ) і 3) Web-конференції. Щоб команда працювала ефективно, людям потрібно тісно спілкуватися. Враховуючи цей факт, а також цінність такого ресурсу, як час, організації все частіше вдаються до використання конференц-зв'язку. Тій ролі, яку в утриманні уваги співбесідника грають невербальні елементи, — міміка, жести, поза, інтонація, тембр голосу, — присвячено багато психологічних досліджень. Їх результати свідчать про наступний: під час телефонної розмови сприймається в середньому близько 20% інформації, в ході сеансу відеоконференц-зв'язку — 60%, в процесі живого спілкування — 80%. Судячи по цих даних, відеоконференц-зв'язок хоч і не є повною заміною особистої зустрічі, але вельми до неї близька з погляду плідності спілкування. У всьому світі віртуальні конференції стали комфортним засобом обговорення що вимагають негайного рішення питань бізнесу (особливо в компаніях з територіально розгалуженою мережею офісів). Коли приводять доводи про необхідність впровадження конференц-зв'язку, часто як аргумент посилаються на економію командировочного фонду, проте фахівці з ВКЗ відзначають його другорядне значення. Визначальним чинником при вибиранні засобів зв'язку виявляється потреба в терміновому ухваленні стратегічного рішення: у бізнесі, політиці, економіці, медицині. При масі достоїнств відеоконференц-зв'язок володіє одним істотним недоліком — не дивлячись на падіння цін на крайове устаткування, яке відбулося в основному за рахунок відмови від модулів ISDN, дана технологія все ще залишається недешевою, особливо з урахуванням витрат на експлуатацію, де основний внесок вносить оренда виділених широкосмугових каналів. З цієї причини ВКЗ як і раніше користуються менеджери вищого рівня. А ось конференції через Web, організація яких вимагає менших витрат, відкриває шлях для вирішення ширшого круга завдань. Що відрізняє Web - конференц-зв'язок? Головний акцент в Web-конференціях зроблений на спільну роботу з даними. Для організації зустрічі через Internet не потрібно виділяти спеціальне приміщення, її учасники можуть знаходитися в різних містах — головне, щоб у кожного був у розпорядженні ПК, вхід в загальнодоступну мережу, гарнітура і, за бажанням, недорога Web-камера. Інтеграція технології конференц-зв'язку на базі Web в корпоративну інфраструктуру дозволяє використовувати її в крупних організаціях як інструмент колегіального спілкування середньої ланки, що управляє, і здатна якісно змінити стиль його роботи. Важливо, що подібні технічні рішення цілком по засобах компаніям практично будь-якого масштабу самого різного напряму діяльності. За допомогою Web-конференції співробітники віртуального конструкторського бюро, наприклад, можуть спільно працювати над реальним ескізним проектом, швидше погоджувати рішення, простіше усувати розбіжності і різні тлумачення, із-за яких виникають помилки в проектуванні, — завдяки тому що всі учасники бачать один і той же об'єкт одночасно.
Віртуальні зустрічі при умілому використанні можуть стати ефективним елементом маркетингу, що різко підвищує об'єм продажів. Так, виведення нового продукту на ринок припускає тісну взаємодію представників замовників, партнерів, аналітиків, преси, а проведення презентацій в режимі конференц-зв'язку дозволяє зробити це з мінімальними витратами. Одне з найбільш ефективних застосувань конференц-зв'язку на базі Web — їх інтеграція в систему управління дистанційним навчанням. Інша не менш перспективна область застосування даної технології — відділи по роботі з персоналом і кадрові агентства. За кордоном конференц-зв'язок на базі Web виявилася надзвичайно затребуваним сервісом в службах технічної підтримки HelpDesk. ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ У всьому світі послуги і продукти Web-конференц-зв'язку останні декілька років мають стабільний попит. Як указується в звіті WebMetric компанії Wainhouse Research, протягом 2005 р. сумарна тривалість Web-конференцій зросла на 75,5%. Різні за своїм розміром і напрямом діяльності компанії віддають перевагу цій технології завдяки її загальній ефективності, простоті розгортання і швидкої окупності. Фахівці Wainhouse Research прогнозують, що об'єм продажів продуктів і послуг конференц-зв'язку на базі Web досягне понад 1 млрд доларів в 2008 р. Ринок серверів Web-конференцій, систем оперативної пересилки повідомлень і визначення статусу присутності (Instant Messaging, IM/ Presence), а також серверів аудіоконференцій відвоює певну частку ринку відеоконференцій. За їх оцінками, впродовж чотирьох років, з 2003 р. до 2006 р., щорічні темпи зростання ринку серверів Web-конференцій і IM/ Presence складатимуть в середньому не меншого 13%. Додатки колективної роботи на базі Web поставляють багато виробників, серед яких Citrix, IBM, Microsoft, Oracle, Polycom, а послуги конференц-зв'язку через Web пропонують AT&T, Deutsche Telecom, Centra Software, Cisco Systems, InterCall, MCI, NTT, WebEx Communications і деякі інші. Ряд виробників – Alcatel, Avaya, Cisco Systems, Nortel, Siemens, 3COM – випускають рішення для голосової і Web-конференц-зв'язки як частина лінійки своїх продуктів для телефонії. Cisco придбала Latitude Communications, Avaya – Spectel, Alcatel – eDial, Inter-Tel – Lanktivity. Зарубіжні оператори зв'язку встановлюють сервери Web- конференцсвязи, підключають їх до системи биллинга і надають платні послуги, як правило, по кредитній картці або по передоплаті. WebEx, один з найбільш відомих на цьому ринку провайдерів, надає послуги на базі однойменної системи і з кварталу в квартал демонструє стабільно високі показники зростання прибули. Так, в III кварталі 2004 р. оборот компанії склав 64 млн. доларів, збільшившись в порівнянні з відповідним періодом 2003 р. на 31,2%. Як вважають експерти, 2005 рік відносно послуг Web-конференц-зв'язку може став переломним і для вітчизняних провайдерів. Поки ж більшість з тих, хто спеціалізується на постачанні устаткування і впровадженні мереж ВКЗ, відзначають украй низький попит на технологію конференц-зв'язку на базі Web в нашій країні, хоч і пов'язують з нею певні очікування. Стиль роботи з використанням конференц-зв'язку характерніший для західних підприємств — саме їх представництва в Україні стали першими замовниками на впровадження таких технологій. Серед організацій, зацікавлених в застосуванні подібних систем, він виділив в першу чергу нафтогазову галузь. Впровадження технології Web-конференц-зв'язку в нашій країні може підняти загальну корпоративну культуру будь-якої організації на якісно новий рівень. Корпоративне середовище ИТ через свою роз'єднану природу (кожен на своєму робочому місці зайнятий виконанням професійних обов'язків) не сприяє плідним контактам і сумісному використанню інформації. Участь же в Web-конференції, колегіальне обговорення проблем і виробітку загального рішення можуть різко підвищити ефективність бизнес-процесів усередині самої компанії і повинні сприятливо позначитися на формуванні ділового клімату. Потреба в Web-конференціях може виникнути у сфері маркетингу і продажів, в області дистанційного навчання, а також у сфері науково-технічних розробок — у міру відродження науки, промисловості, конструкторських бюро. Хоча Web-конференції поки в Росії менш затребувані в порівнянні з видео- і аудіоконференціями, попит на дану технологію з'явиться неодмінно. Тому вона упевнена, що недалекоглядно набувати рішення для розгортання конференц-зв'язку, в якому не закладені такі перспективні можливості. Одне з найбільш популярних застосувань технології конференц-зв'язку — доповіді або планерки з одним головуючим, декількома що звітують і виправдовуються (умовна назва — голови, що «говорять»). До цих пір багато керівників віддають перевагу селекторному зв'язку з використанням каналів тональної частоти. Вони не потребують спільної роботи над документами, їм більш важливо просто поглянути на співбесідника. У більшості проектів по впровадженню мережі ВКЗ основний акцент робиться на реалізацію видео- або аудіопотоків, без підтримки спільної роботи над даними. Проте в деяких крупних проектах по впровадженню мережі ВКЗ системи Web-конференц-зв'язку встановлюють як додатковий засіб спільної роботи над документами. Так, система Polycom WebOffice в повному об'ємі розгорнена в рамках проекту по впровадженню територіально розподіленої мережі ВКЗ для Газпрому і його філіалів — це ключові дочірні організації Газпрому: «Сургут Газпром», «Астрахань Газпром», «Оренгбург Газпром» і т.д. Проект реалізується компанією «Два ключі», устаткування поставляється компанією AVICON. Про проект побудови мережі ВКЗ в компанії ОАО «Центртелеком» для організації багатобічних конференцій, що включають обмін даними, розповідається у врізанні «Озброєння для оператора зв'язку». ЯК ОРГАНІЗУВАТИ МІТИНГ Web-конференції, миттєвий обмін повідомленнями, визначення статусу присутності (Instant Messaging/Presence), потокові мультимедійні засоби (Streaming media) — всі ці технології демонструють високі темпи зростання завдяки простоті використання і прийнятному рівню витрат. Різноманітність сервісів Web-конференцзв’язку виявляється можливою багато в чому завдяки інтеграції із засобами визначення статусу присутності і потоковими мультимедійними засобами (IM/Presence і Streaming). Ці системи використовують дані учасників із статусом присутності («доступний», «не доступний» — on-line, off-line) при відображенні на екрані списку персональних контактів, і таким чином ще до спроби встановлення зв'язку можна оцінити можливість успішного з'єднання. Передбачувані учасники оповіщаються за допомогою асинхронного листування (e-mail) або за допомогою інтерактивного текстового режиму (чату). Якщо спілкування в чаті переростає в потребу організувати конференцію, то це можна зробити динамічно, прямо з чату. Механізм визначення статусу присутності користувача, обмін текстовими повідомленнями і деякі інші форми колективної роботи в режимі реального часу забезпечують програмні сервери IM&Presence Servers. За наявності у користувача підключеного до мережі комп'ютера і Web-браузера мультимедійні конференції можуть бути представлені за допомогою потокових мультимедійних засобів. Наприклад, виступ може бути проілюстрований за допомогою презентації, яка передається за допомогою розрахованої на багато користувачів розсилки. У такому разі ресурси мережі задіюються радикальніше за рахунок односпрямованої передачі аудио-потока і змін даних від виступаючого до слухачів. При цьому зворотний зв'язок з аудиторією обмежується текстовим діалогом, опитом або «індикатором настрою». Відмінність конференції на базі Web від традиційної відеоконференції полягає в тому, що її учасники можуть обмінюватися графічною інформацією великого об'єму і отримувати практично синхронні голосові коментарі при обговоренні документа, а сам обмін здійснюється за допомогою загальнодоступної мережі Internet і не дуже вимогливий до ресурсів мережі, як, наприклад, трафік відеоконференц-зв'язку. (Як відомо, вимоги до пропускної спроможності сучасних мереж ВКЗ на базі IP складають від 384 до 2048 Мбит/с. Реалізація таких проектів можлива лише при забезпеченні відповідної якості і класу послуг QOS, що надаються. По загальнодоступній мережі Internet відеоконференція якісно працювати не буде, для неї необхідна пропускна спроможність зазвичай гарантується шляхом створення віртуальної приватної мережі IP VPN.) При бажанні Web-конференція може підтримувати і передачу відеозображення — тоді на робочому місці користувача доведеться встановити невелику Web-камеру, а провайдер повинен поклопотатися про відеосервер багатоточкового зв'язку (MCU). Комутованого з'єднання для отримання відео прийнятної якості недостатньо, за наявності такої потреби краще підключатися до Internet по виділеному каналу, оскільки пропускна спроможність каналу при прогляданні відео, наприклад, з частотою до 30 кадрів в секунду повинна бути не меншого 128 Кбит/с, а клієнтський ПК мати достатньо могутній процесор для стиснення відеосигналу. Голос може бути переданий з високою якістю за наявності невеликої пропускної спроможності: кожному індивідуальному потоку буде потрібно смугу менше 8 Кбит/с (а зовсім недавно модемне з'єднання 28 Кбит/с вважалося недостатнім для аудіопотоку). Сьогодні потокова передача голосу успішно співіснує з пересилкою оновлень графічних даних і доставляється кожному учасникові Web-конференції, підключеному за допомогою модему. Дуже важлива функція, підтримувана більшістю розвинених систем конференц-зв'язку, зокрема через Web — контроль пропускної спроможності як телефонних, так і відеовикликів. Система дозволяє визначити для кожного учасника індивідуальну швидкість передачі з відповідною якістю зображення. Наприклад, може взагалі заборонити підключення нового абонента або використання відео, вирішити з'єднання з вказівкою максимально допустимої ширини смуги, якщо ресурс пропускної спроможності близький до вичерпання. Обмін графічною інформацією великого об'єму відбувається дуже поволі, із швидкістю 34 Кбіт/с. Додатково можна встановити документ-камеру для прочитування тексту або малюнка, що транслюється як відеопотік, проте зображення документа передаватиметься натомість, а не на додаток до зображення виступаючого. Так чим же привертають послуги Web-конференц-зв'язку? Перш за все, простотою і доступністю. Через звичайний браузер Web можна отримати презентацію, розміщену на чиємусь сервері за тисячі кілометрів, і, набравши телефонний номер, почути до неї коментар. На відміну від відеоконференцій, які завжди плануються наперед (scheduled), до Web-конференції можна підключитися динамічно, на льоту (ad-hoc). Крім того, в деяких системах зустріч організовується шляхом дзвінка на виділений номер. Такі конференції можуть бути заплановані або організовані без резервування ресурсів (reservationless). Якщо конференція планується наперед, то її ключові ресурси резервуються за допомогою планувальника. Як правило, системи Web-конференцій інтегруються з відомими корпоративними поштовими системами на зразок Microsoft Exchange і Lotus Notes, чий календар і корпоративний довідник дозволить створити новий захід і розіслати запрошення з автоматичним повідомленням. При резервуванні ресурсів конференції можна наперед вказати час її початку і тривалість, можливість продовження або переривання, необхідність запису для подальшого відтворення. Для попереднього ознайомлення може бути наданий короткий зміст конференції і наперед підготовлені документи для попереднього перегляду. Як правило, для аудио-, видео-, Web-учасників може бути завчасно виділена певна кількість портів для аудио- і відеозв'язків на сервері MCU, в результаті в єдиному реєстрі учасників (buddy list) статус цих персон буде помічений спеціальним значком (наприклад, екран або навушники). Планувальник визначає права доступу кожного учасника, при необхідності видаючи пароль. Ходом конференції зазвичай управляє модератор, функції якого може узяти на себе основний доповідач. Завдяки цьому учасники зустрічі не стануть перебивати один одного. Наприклад, будучи обмеженими режимом «слухати», вони не почнуть говорити, поки цього не дозволить модератор. При бажанні можна скористатися функцією «прошу надати слово» шляхом набору комбінації цифр — у модератора з'являється на екрані відповідне повідомлення. Ведучий завжди бачить список учасників, при необхідності може їх видалити або запросити до бесіди. Ряд функцій надає додаткові зручності для роботи з документами. Анотування дозволяє додавати письмові коментарі до документів, підпису до зображень. Учасникові конференції може бути передане право на редагування: виділення кольором фрази, закреслення, виправлення, малювання на інтерактивній «білій дошці», використання указки — всі його дії будуть видні решті учасників зустрічі. Деякі системи — наприклад функція «переговорною» (meeting room) в Cisco Meeting Place — дозволяють організувати підлеглі конференції: склад учасників ділиться на групи, кожна з яких протягом певного часу займається власною проблемою, а потім всі повертаються до обговорення загальних питань. Функція «постійної присутності» (continuous presence) передбачає розділення екрану на декілька вікон різної конфігурації. Ряд систем пропонує анімаційні вікна для демонстрації відео усередині презентацій PowerPoint. При обговоренні можна провести голосування (функція polling). В результаті у ведучого відразу ж з'являється зведена статистична інформація, наприклад у вигляді діаграми. Ці функції зручні для контролю студентів, соціологічного або маркетингового опиту, коли перед ухваленням рішення необхідно з'ясувати спектр думок. Якщо з яких-небудь причин хтось не зміг взяти участь в конференції — всі дані, включаючи аудіо і відео, можна архівувати і згодом відтворити з використанням потокових засобів. АРХІТЕКТУРА СИСТЕМИ КОЛЕКТИВНОЇ РОБОТИ Більшість систем Web-конференц-зв'язку побудована на базі клиент-серверной архітектура для здійснення синхронного обміну аудио- і графічним контентом. Як правило, Web-конференція складається з двох паралельних потоків — на аудіоконференцію накладається конференція для роботи з даними, в рамках якої для доступу до даних використовуються браузеры Web (див. Малюнок 4). Кожна система Web-конференц-зв'язку припускає використання локального програмного клієнта на комп'ютері учасника у форматі стандартного браузера Web. Як правило, коли користувач заходить на портал з послугою «конференц-зв'язок», система пропонує один раз викачати і інсталювати на ПК клієнтську частину (з можливістю оновлення клієнта згодом). Метод введення і перетворення графічної інформації, що передається учасникам конференції, може варіюватися. У більшості Web-конференцій звичайною практикою є пересилка презентації PowerPoint з клієнтського місця доповідача на сервер Web-конференції (хоча деякі системи, наприклад WebEx, обробляють і розподіляють презентації прямо з клієнтської машини). Базові системи Web-конференцій лише транслюють слайди PowerPoint в статичні растрові зображення форматів GIF і JPEG з втратою анімації і дозволу. Складніші застосовують мову опису об'єкту або DHTML для трансляції слайдів PowerPoint в графічні об'єкти із збереженням високого дозволу і представлених рухомих об'єктів. Графічні об'єктно-орієнтовані системи дозволяють масштабувати дозвіл слайдів, чим досягається зручність настройки індивідуального браузера учасника і ефективне використання пропускної спроможності. Спільна робота з додатками заснована на тих же принципах: базові системи прочитують і пересилають образ екрану виступаючого, а розвиненіші підтримують одночасне звернення до додатків відразу декількох користувачів. Специфіка роботи Web-конференц-зв'язку по мережі Internet вимагає застосування засобів захисту, тому такі системи працюють спільно з міжмережевими екранами, установка і настройка яких — завдання нетривіальне. Якщо в бесіді беруть участь абоненти з різних корпоративних локальних мереж, то у аудиторії, яка знаходиться за міжмережевим екраном конкретної локальної мережі, можуть виникнути складнощі з доступом до неї. Розвиненіші технології Web-конференц-зв'язку забезпечені різними механізмами, для динамічного визначення того, яка політика найбільш оптимальна для доступу через конкретний міжмережевий екран. Постачальники додатків Web-конференц-зв'язку витрачають значні зусилля на від лагодження своїх клієнтів, щоб вони могли працювати з кожною новою версією браузерів провідних виробників. Проте в більшості реалізацій систем Web-конференцій розробники відносяться до стандартів не дуже строго. Тому згодом, коли користувачі стануть споживачами різних сервісів Web-конференцій, на їх комп'ютерах може з'явитися велика різноманітність клієнтів Java. Розповсюдженню сервісів Web-конференц-зв'язку перешкоджає цілий ряд чинників, один з яких — психологічний. Він пов'язаний з неприйняттям нововведень з боку частини персоналу, невмінням працювати з інтерфейсом, який часом виявляється недостатньо дружнім і ставить в безвихідь потенційного учасника віртуальної зустрічі. Розробники знайомі з цією проблемою і прагнуть зробити функції максимально простими і зрозумілими. Враховуючи, як швидко інтерфейсом стільникового телефону опанували широкі маси населення, можна сподіватися, що психологічний бар'єр звернення до недорогих сервісів віртуальних зустрічей незабаром також буде подоланий, тим більше що необхідне технічне середовище вже є в наявності. Дуже ефективно технологія Web-конференцій проявляє собі при отриманні освітніх послуг. Система Web-конференцій забезпечує оперативну присутність на видалених лекціях і навчання після занять в режимі без використання інтерактивного доступу, надає повноцінні засоби для адміністрування денного навчання і створення структури повчальної системи. Інтерактивні можливості дозволяють вести дискусії, транслювати питання і відповіді студентів і викладача, виконувати роботи в класі і здійснювати їх контроль, керувати учбовим процесом. Ключова технологія інтерактивної відеопідсистеми — відеоконференція. Цей телекомунікаційний компонент навчання в реальному часі включає конференцію з використанням відео, аудіо і даних. Як канали задіюються E-1, супутникові канали, мережі ISDN і IP. Широкомовна розсилка із застосуванням супутникових каналів припускає підтримку протоколу H.331. Ширина каналу варіюється від 64 до 1920 Кбит/c, а швидкість передачі — від 7 до 30 кадров/с. В якості програмне забезпечення можливе використання системи Microsoft NetMeeting, яка забезпечує повнофункціональну конференцію на базі протоколу T.120 з можливістю сумісного використання додатків, електронної «білої дошки», засобів передачі файлів, аудіокоментарів і відеозображень.
7.4. Інтеграція комп’ютерних та телекомунікаційних технологій Комп'ютеризована співбесіда Комп'ютеризовані співбесіди дозволяють прискорити і спростити роботу менеджерів, які займаються прийомом на роботу нових співробітників (автоматично відсіваючи непідготовлених претендентів.). Такі системи все частіше знаходять застосування в банківській діяльності і в промисловості. Такі фірми, як Park City Group, Aspen Tree Software і Learning Systems Sciences, пропонують системи програм на основі мультимедіа, що моделюють реальний діловий досвід, так що менеджери можуть оцінити відповіді кандидатів в різних ситуаціях. Одна така система використовується в банку Great Western Bank для оцінки претендентів на місця співробітників, що приймають відвідувачів. Система представляє різних "замовників" на екрані комп'ютера, кожного з своїм специфічним питанням і ступенем нісенітності, сварливості і прискіпливості. В той момент, коли випробовуваний натискає клавішу із знаком "?", щоб почути питання, на екрані з'являється збуджене обличчя клієнта. Кандидат в співробітники отримує відповідну оцінку за ведення бесіди залежно від точності його відповідей, реакції на вираз незадоволеності клієнта і від уміння показати "товар особою". Відповіді кандидата фіксуються у відеофільмі, який записує комп'ютер, оснащений засобами мультимедіа (відеокамера, мікрофон). Мультимедійні курси навчання співробітників прямо на їх робочих місцях дають можливість навчання або консультації в той момент, коли це потрібно, без відриву співробітників від роботи. У фірмі Peugeot використовується система на диску CD-ROM, на якому записані інтерактивні відеокліпи. Такими дисками забезпечені всі співробітники компанії, зайняті продажем. Фірма AIB використовує інтерактивну мультимедійну програму для контекстно-залежної допомоги кожному банківському службовцеві прямо на його робочому комп'ютері. Цікаву повчальну програму запропонувала англійська фірма Apt Projects. Її пакет Fingers for Windows призначений для навчання "сліпому" набору на клавіатурі комп'ютера. З його допомогою можна іаучиться "друкувати" на багатьох європейських мовах, зокрема на російському. Крім усього іншого, той, що навчається може освоїти декілька сотень типових фраз будь-якої з цих мов. Фрази можна прослуховувати через навушники, багато разів набирати на клавіатурі, одночасно спостерігаючи на екрані їх переклад рідною мовою. Інтерактивні мультимедійні кіоски Свій перший кіоск віддаленого обслуговування відкрив в травні 1994 р. Cooperative Bank в манчестері (Великобританія). За допомогою цього кіоску клієнт може ознайомитися з правилами роботи банку, перевірити стан рахунку отримати готівку і обговорити свої фінансові справи з одним з банкірів. Між кіоском і банком існує прямий двосторонній зв'язок, за допомогою якого клієнт і банкір можуть бачити один одного, тоді як комп'ютер кіоску, окрім здійснення мультимедійного зв'язку, забезпечує виконання банківських операцій, взаємодіючи з комп'ютерною мережею банку. Чисельність мультимедійних кіосків значно збільшується. За повідомленням консультаційної фірми Inteco (США), що спеціалізується на таких системах обслуговування, за період з 1993 р. число встановлених в США інтерактивних кіосків виросло на 500% (90000). Перевага таких кіосків полягає в простоті їх використання. В даному випадку клієнт не бачить ніякої клавіатури і комп'ютера. Екран кіоску чутливий до дотику пальця. Досить доторкнутися до відповідного напису на екрані, щоб прихований в кіоску комп'ютер висвітив на екрані відповідну інформацію або перейшов в заданий режим. Такі екрани широко використовуються в інформаційних системах . готелів, туристичних агентств і банків. Мультимедійні кіоски успішно використовувалися навіть в Південній Африці в період підготовки до перших в країні багаторасових виборів. Фірма Sandenberg Pavon підготувала 30 інтерактивних кіосків, які перевозилися по країні і з лютого 1994 р. побували в 70 містах, обслуживши більше мільйона виборців. Жителі змогли побачити кольорову фотографію кожного з кандидатів, почути його мову протягом однієї хвилини, а також ознайомитися з передвиборною платформою кожній з 19 кандидатур.
Обслуговування вдома і інтерактивне телебачення Іншим, може бути ще ефективнішим застосуванням мультимедіа, є обслуговування вдома. Все те, що людина може отримати, користуючись інтерактивним, він може мати, не виходячи з будинку (якщо звичайно у нього є комп'ютер і засоби телеконференції). Типовим застосуванням телеконференції є банківське обслуговування і покупки, не виходячи з будинку. Подібно до того, як робляться покупки по каталогах на основі кольорових фотографій товарів, покупець може вибрати товар, розглянути його, повертаючи на екрані, міняючи характеристики виробу (колір, фасон), підібрати відповідний і, сплативши покупку, почекати, поки її привезуть додому. Передача підпису на відстань Одній з серйозних проблем, що обмежують укладення договорів на відстані, є проблема ідентифікації підпису. Щоб виключити можливість підробки або накладення зображення справжнього підпису на підроблений документ, в декількох лабораторіях США і Великобританії розробляється спеціалізована система відеоконференції. Ця система може стежити за нюансами руху руки під час виконання підпису. Тоді як традиційні системи відеоконференції із-за достатньої швидкості передачі даних забезпечують лише стрибкоподібну зміну кадрів, система передачі підпису ігнорує всю істотну інформацію, концентруючись на "областях віщання", які відповідають контурам особи, рук і тіла людини, що підписується. Результуюче зображення більше схоже на чорно-білий малюнок, чим на відеозображення; об'єм інформації, що залишився після обробки складає 1/3500 від об'єму інформації в початковому зображенні, зате всі рухи можуть бути передані без спотворення. розробкою таких систем займаються, зокрема, фірми At&t Bell laboratories і British Telecom. Альтернативна розробка виконана і експериментально перевірена в Росії в СП "Діалог-Тест". Підпис виконується на планшеті цифрователя, після чого програма, що приймає підпис, аналізує її достовірність, ґрунтуючись на декількох свідомо справжніх зразках підпису. Мультимедіа і документообіг Ще одне вдале застосування аудіосистем комп'ютерів: для додавання анотацій до документів - електронних таблиць, текстів, повідомлень, призначених для передачі за допомогою електронної пошти. Такі анотації створюються простіше і швидше, ніж письмові, економлячи час. Оскільки більшість аудіо-повідомлень короткі, вони не створюють яких-небудь проблем при передачі по локальній мережі. З часом, коли об'єми аудіо-повідомлень зростуть, керівництво банку збирається розглянути питання про збільшення пропускної спроможності мережі. Крім того, як найбільш важливою в банці розглядають завдання об'єднання банківської телефонної мережі і локальної комп'ютерної мережі. Додаючи голосові повідомлення до повідомлень електронної пошти, у багатьох випадках можна обійтися без телефону. Актуальні і завдання створення архівів документів і передачі великих об'ємів даних на дальні відстані. Немає потреби доводити, що зниження вартості створення архіву і підвищення надійності його зберігання є головними вимогами до системи архівації. Мультимедійні бази даних Президент корпорації Oracle Лоренс Еллісон (Lawrence Ellison) сказав, що в СУБД Oracle планується включення засобів роботи із стислою за стандартом Mpeg-1 відео- і аудіоінформації, що передається із швидкістю 1,5 Мбіт/с по локальних і глобальних мережах. Одному із завдань, які збирається вирішити фірма Oracle, є доставка новин в кожен будинок за замовленням, зокрема буде забезпечена можливість передачі текстів газет, а також статей з різних видань. Вибір інформації з багатьох джерел може виконуватися так само, як в комп'ютерній базі даних, після детального опису того, яка інформація потрібна. База даних, організована за допомогою СУБД Oracle, зберігатиме відео- і аудіодані інтерактивного телебачення. За словами Еллісона необхідне устаткування і програмне забезпечення розробляються зараз у Великобританії. Вартість апаратури, яку необхідно додати до звичайного телевізора, щоб перетворити його на пристрій інтерактивної взаємодії, не перевищує 300 дол. На думку Еллісона мультимедійні бази даних працюватимуть як високошвидкісні мережі цифрового зв'язку з використанням інформаційних каналів, що надаються телефонними і телевізійними компаніями. Серед вже запропонованих фірмою Oracle до продажу програмних засобів є Media Server - цифрова бібліотека бази даних, яка дозволяє зберігати і шукати інформацію в будь-якій формі: відео, аудіо, текст, таблиці і картинки.
|