Інформаційні системи менеджменту персоналу 24.07.2015 06:20

 

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 1

Автоматизаціяроботиздокументамивсередовищі Microsoft Word 2007

Метароботи:навчитись автоматизувати процес створення типових документів на фірмових бланках, використовуючи колонтитули та операцію злиття.

Програмнезабезпечення:Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007.

Завдання:За допомогою текстового редактора Microsoft Word 2007 створити фірмовий бланк, у якому автоматично формуватимуться запрошення учасникам конференції для їх подальшого розсилання за робочими адресами (рис. 1.1).

Теоретичнівідомості:Колонтитули – це області, розташовані на верхньому та нижньому полях документа. Вони можуть містити текст і графічні об’єкти (зазвичай, номери сторінок, час, дату, емблему організації, назву документа, назву файлу). При цьому фрагменти, які містяться у колонтитулах, зображуються (повторюються) на кожній сторінці документа. Word 2007 дає змогу розрізняти колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок документа загалом або кожного розділу документа окремо.

 

Рис. 1.1. Фірмовий бланк-запрошення учасникам конференції

Щоб переключитися в режим роботи з колонтитулами, потрібно натиснути одну з кнопок Верхний колонтитулабо Нижний колонтитулгрупи Колонтитулы на закладці Вставкаі вибрати команду Изменить верхний (нижний) колонтитул(рис. 1.2).

 

Рис. 1.2. Меню колонтитулів

Ця дія викличе додаткову опцію для колонтитулів – вкладку Конструктор(рис. 1.3).

 

Рис. 1.3. Конструктор колонтитулів

Для створення колонтитула достатньо у виділеній для нього області набрати текст і/або додати графічний об’єкт. Цей фрагмент буде повторюватися на кожній сторінці (або на кожній парній або непарній сторінці) документа або розділу залежно від заданих параметрів колонтитулів (опції групи Параметры).

Створений колонтитул можна додати до колекції колонтитулів, виділивши його вміст і виконавши команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних (нижних) колонтитулов…з меню кнопки Верхний (нижний) колонтитулгрупи Колонтитулы. Після цього збережений колонтитул буде доступний безпосередньо з меню цих кнопок (рис. 1.4). У групі Колонтитулы знаходиться також кнопка для нумерування сторінок документа – Номер страницы.

 

Рис. 1.4. Збереження колонтитулу

Кнопки групи Вставкавикористовуються для вставлення у колонтитули дати (з можливістю автоматичного оновлення), експрес-частин та рисунків.

Для переходу від верхнього колонтитула до нижнього, а також між колонтитулами розділів, використовуються відповідні кнопки групи Переходы. Якщо вміст колонтитула поточного розділу відповідає вмісту колонтитула попереднього розділу, то для автоматичного перенесення налаштувань використовується кнопка Как в предыдущем разделе.

У групі Положениезадаються відстані колонтитулів від верхнього та нижнього країв сторінки та параметри табуляції.

У діловодстві колонтитули найчастіше використовуються для створення документів на фірмових бланках. При цьому формування великої кількості однотипних документів (навіть простого змісту) без використання інструментів автоматизації є доволі трудомістким процесом.

У середовищі Microsoft Word 2007 для автоматичного генерування однотипних документів з можливістю їх розсилання різним адресатам передбачений механізм злиття. Змінна інформація для документів береться з джерела у вигляді таблиці (яка може знаходитися у текстовому файлі, файлі електронних таблиць або файлі бази даних) і розставляється у чітко визначені позиції. Також існує можливість безпосередньо під час злиття вводити конкретну інформацію стосовно адресатів розсилання чи інших критеріїв формування документів.

Документ стандартного змісту називається основним документом, а файл, у якому міститься змінна інформація – джерелом даних. Основний документ містить постійний текст (тіло документа) і змінний (поля злиття). Джерело даних містить записи, кожен з яких відповідає одному об’єктові розсилання. Кожен стовпець у джерелі даних називається полем і повинен мати рядок заголовку для однозначної ідентифікації цього поля (ім’я поля).

Процес злиття здійснюється, зазвичай, у три етапи:

1. Створення джерела даних.

1. Створення основного документа.
2. Виконання злиття з критеріями відбору або без них.

Хідроботи:

Етап 1. Підготовка необхідної інформації

Для використання операції злиття змінна інформація (у нашому випадку це дата і номер наказу, номери пункту та підпункту, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка призначається на цю посаду) повинна бути представлена у табличному вигляді.

1. Створити та заповнити (щонайменше 10 записів) у редакторі електронних таблиць Microsoft Excel 2007 таблицю з структурою наведеною на рис. 1.5.

 

Рис. 1.5. Структура вихідних даних

2. Закрийте і збережіть цю таблицю у свою папку під назвою Data.xlsх.

Етап 2. Створення фірмового бланку

1. Завантажте текстовий процесор Microsoft Word 2007. Задайте за допомогою панелі інструментів Параметры страницына вкладці Разметка страницытакі параметри аркуша: розмір – А4, орієнтація – книжкова, поля - з усіх боків по 1,5 см.
2. Перейшовши у режим роботи з колонтитулами за допомогою команди Изменить верхний колонтитулна панелі інструментів Колонтитулызакладки Вставка, натисніть кілька разів клавішу Enter, щоб звільнити місце для емблеми навчального закладу.

5. Задаємо розмір шрифту – 16, накреслення – напівжирний, вирівнювання абзацу – посередині. У нижній частині колонтитула набираємо текст Національний університет водного господарства та природокористування.

6. На панелі інструментів Иллюстрациизакладки Вставказ меню кнопки Фигурыобираємо фігуру Равнобедренный треугольникі рисуємо трикутник потрібного розміру.

7. Зробивши дві копії цього трикутника та відповідно змінивши їхні розміри, розташовуємо їх один всередині одного.

8. За допомогою кнопки Овалрисуємо коло (тримаючи натиснутою клавішу Shitf), і з меню кнопок Контур фигурытаЗаливка фигуры (панель інструментів Стили фигурна закладці Формат) вибираємо варіант Нет контура та Нет заливки. Розташовуємо “невидиме” коло так, щоб воно перекрило правий нижній кут вкладених трикутників.

9. Для створення фігурних букв застосовуємо кнопку WordArt з панелі інструментів Текстна закладці Вставка. Ввівши текст НУВГП, та відповідно змінивши його розміри, розташовуємо назву навчального закладу у правому нижньому куті емблеми.

10.Тримаючи натиснутою клавішу Shitf, почергово вибираємо всі графічні об’єкти, з яких складається емблема навчального закладу (три трикутника, коло і текст WordArt) і виконуємо команду Группироватьз меню кнопки Группировать(панель інструментів Упорядочитьна закладці Формат).

11.За допомогою кнопки Линиярисуємо під назвою навчального закладу горизонтальну лінію відповідного типу і товщини.

12.Щоб створити нижній колонтитул, натисніть на кнопку Перейти к нижнему колонтитулуз панелі інструментів Переходына закладці Конструктор.

13.У області нижнього колонтитула набираємо адресу, телефон і факс навчального закладу, рисуємо звичайну горизонтальну лінію та для завершення натискаємо кнопку Закрыть окно колонтитуловна закладці Конструктор.

14. Збережіть файл як шаблон документа під назвою Blank.dotх.

Етап 3. Формування витягів

15.У шаблоні, створеному на попередньому етапі, переходимо на вкладку Рассылки.

16.Для підключення джерела даних (файлу Data.xlsx) на панелі Начало слияниянатискаємо на кнопку Выбрать получателейі вибираємо команду Использовать существующий список…. У вікні вибору знаходимо файл Data.xlsx, натискаємо на кнопку Открытьта вибираємо аркуш, у якому містяться дані.

17.Для автоматичного заповнення адрес учасників конференції поміщаємо курсор у потрібне місце документа (зазвичай у правому верхньому куті) і натискаємо на кнопку Блок адресау групі Полядлязаписуванняі вставлення. У вікні Вставка блока адреса за допомогою опцій зліва і кнопки Подбор полей…формуємо структуру адреси (рис. 1.6).

 

Рис. 1.6. Вставка блоку адреси

18.Заповнюємо тіло основного документа, залишивши незаповненим закінчення у звертанні (воно генеруватиметься автоматично з урахуванням статі учасника конференції), а у місцях, де повинна бути інформація з джерела даних (родовий відмінок, дата виступу, секція), натискаємо на кнопку Вставить поле слиянияі вставляємо поле з відповідною назвою. Після цього основний документ має виглядати приблизно так:

 

Рис. 1.7. Тіло основного документа

19. Для заповнення закінчення у слові “Шановн” поміщаємо курсор у кінець слова і, натиснувши на кнопку Правила, вибираємо команду IF…THEN…ELSE та вказуємо параметри умови: закінчення “ий”, якщо стать чоловіча (літера “ч” у полі “Стать” джерела даних) та “а” у протилежному випадку:

 

Рис. 1.8. Вставка поля IF…THEN…ELSE

20.Виконайте команду Изменить отдельные документы з меню кнопки Найти и объединитьу групі Завершение:

21.Якщо листи мають розсилатись не всім адресатам, то перед виконанням пункту 20 потрібно натиснути на кнопку Изменить список получателейу групі Начало слиянияі у вікні Получатели слияния відзначити галочками або з допомогою фільтрування записи, для яких мають бути згенеровані листи.

 

Рис. 1.9. Одержувачі злиття

22.Для формування складніших критеріїв відбору потрібно натиснути на гіперпосилання Фильтр…в області Уточнить список получателейі заповнити умови відбору, використовуючи логічні оператори “і”, “або” та операції порівняння, наприклад:

 

Рис. 1.10. Фільтр та сортування списку одержувачів

 

 

1. З якою метою використовують колонтитули в документах?
2. Яким чином здійснюється оформлення колонтитулів у Word 2007?
3. Яким чином задати автоматичну нумерацію сторінок в Word 2007?
4. Яким чином добавляють графічні об’єкти в колонтитули?
5. Яким чином створюють шаблони документів?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 2

Автоматизація створення, реєстрації та аналізу документів

в Microsoft Excel 2007

Метароботи: - навчитись відсіювати зайву табличну інформацію та формувати звіти у вигляді зведених таблиць; навчитись автоматизовувати процес створення та реєстрації типових документів в середовищі Microsoft Excel 2007.

Програмнезабезпечення:Microsoft Excel 2007.

Завдання:За допомогою операції фільтрування та майстра зведених таблиць відібрати з журналу реєстрації відряджень всіх операторів ЕОМ, які були у відрядженні тривалістю 5 днів і визначити кількість та середню тривалість відряджень кожної мети у кожне місце скерування. На основі журналу реєстрації відряджень реалізувати автоматичне заповнення бланку відрядної посвідки.

Теоретичнівідомості:Упорядкування табличних даних може суттєво полегшити пошук необхідної інформації або її поверхневий візуальний аналіз. Воно реалізується за допомогою функції сортування, яка викликається з меню кнопки Сортировка и фильтргрупи Редактированиена вкладці Главнаяі упорядковує виділений список за першим стовпцем. Якщо потрібно упорядкувати таблицю за відмінним від першого стовпцем або за кількома стовпцями, потрібно вибрати команду Настраиваемая сортировка…і у діалоговому вікні задати параметри сортування.

Фільтрування, на відміну від сортування, коли змінюється лише порядок записів, тимчасово приховує записи, які не відповідають умовам відбору. Фільтр буває звичайним (автофільтр) і розширеним.

Застосування звичайного фільтру здійснюється командою Фильтрз меню кнопки Сортировка и фильтр. При цьому повинна бути виділеною будь-яка з клітинок таблиці. В результаті у кожному стовпці з’являться кнопки зі стрілочками (рис. 2.1), призначені для задання параметрів фільтру. Стовпці, за якими відбулося фільтрування, позначаються лійкою, підвівши під яку курсор, можна отримати інформацію про фільтр.

 

Рис. 2.1. Параметри фільтру

Для задання складніших умов відбору з меню кнопок із стрілками вибираються команди Текстовые фильтры (равно…, не равно…, начинается с…, заканчивается на…, содержит…, не содержит…), Числовые фильтры(равно…, не равно…, больше…, больше или равно…, меньше…, меньше или равно…, между…, первые 10…, выше среднего…, ниже среднего…) або Настраиваемый фильтр…(дає змогу застосовувати для умов відбору логічні оператори “і” та “або”).

Щоб відмінити автофільтр (відобразити приховані стовпці), достатньо повторно виконати команду Фильтр.

Розширений фільтр зручно застосовувати у випадках, коли результат треба розмістити окремо від основної таблиці. Для цього у вільне місце копіюються заголовки стовпців і на вкладці Данныеу групі Сортировка и фильтрпочергово натискаються кнопки Фильтрі Дополнительно. Після цього потрібно задати параметри розширеного фільтру (рис. 2.2):

– перемикач встановити у положення Скопировать результат в другое место(положення Фильтровать список на местедасть результат, ідентичний автофільтруванню);

– Исходный диапазон– початкова таблиця;

– Диапазон условий–скопійований рядок заголовків разом з наступним рядком, у якому формуються умови відбору (на рис. 2.2 це особи зі стажем понад 5 років);

– Поместить результат в диапазон– вільне місце, у яке потрібно вставити результат фільтрування;

– опція Только уникальные записивикористовується у випадках, коли можлива поява кількох однакових записів.

 

Рис. 2.2. Розширений фільтр

Зведена таблиця – це таблиця, яка узагальнює і аналізує дані однієї чи кількох інших таблиць, які можуть міститися як на одному аркуші, так і в іншій книзі. Змінюючи структуру зведеної таблиці, можна динамічно отримувати різноманітні відомості.

Для побудови зведеної таблиці в Excel 2007 потрібно на вкладці Вставкау групі Таблицынатиснути на кнопку Сводная таблицаі вибрати однойменну команду. Після вибору вихідних даних та місця для результуючої зведеної таблиці відкриється опція для зведених таблиць (вкладки Параметрыі Конструктор) і область Список полей сводной таблицы, у якій формується її структура:

1. В області Выберите поля для добавления в отчет: галочками відзначаються ті стовпці вихідної таблиці, які будуть аналізуватися.

2. В область Названия столбцовперетягуються стовпці вихідної таблиці, дані з яких будуть заголовками стовпців зведеної таблиці.

3. В область Названия строкперетягуються стовпці вихідної таблиці, дані з яких будуть заголовками рядків зведеної таблиці.

4. В область Значенияперетягуються стовпці вихідної таблиці, за якими здійснюватиметься кількісний аналіз і за допомогою команди Параметры полей значений…(доступна після натискання на стрілку в кінці поля) вибираються дії для аналізу (кількість, сума, середнє, максимум тощо).

5. В область Фильтр отчетаперетягується решта стовпців, які не брали участі в трьох попередніх пунктах.

Отримана зведена таблиця має властивість інтерактивності – використовуючи кнопки зі стрілками (такі ж, як і для операції фільтрування даних), користувач може отримувати інформацію для довільних комбінацій критеріїв.

Хідроботи:

Етап 1. Відбір інформації

1. Створіть у середовищі Microsoft Excel 2007 файл Журнал_обліку_Відряджень.xlsх, який містить два аркуші: Журналреєстраціїі Бланкпосвідки.

2. На аркуші Журналреєстраціїстворіть таблицю з такими стовпцями: “№”, “Прізвище, ім’я та по батькові”, “Посада”, “Куди”, “Дата вибуття”, “Тривалість, днів”, “Дата прибуття”, “Мета”, “Наказ”.

3. Зробіть так, щоб стовпці №та Датаприбуття заповнювалися автоматично в процесі заповнення журналу реєстрації. Для цього у комірку А2 введіть формулу =ЕСЛИ(ЕПУСТО(В2);””;МАКС($A$1:A1)+1). Це означає, що якщо у комірці В2 пусто, то нічого не відбудеться, я якщо не пусто (тобто введено прізвище), то у комірку А1 буде записане число, на одиницю більше від максимального у стовпці А.

4. Аналогічно для обчислення дати прибуття у комірку G2 введіть формулу =ЕСЛИ(F2>0;E2+F2-1;””).

5. Виділивши комірку А2, підведіть вказівник миші до правого нижнього кута комірки (його вигляд повинен змінитись на хрестик) і, натиснувши ліву кнопку миші, розтягніть область вниз до комірки А51. У цьому випадку 50 записів у журналі нумеруватимуться автоматично.

6. Повторіть дії пункту 5 для комірки G2, забезпечивши тим самим автоматичне введення дати прибуття перших 50 записів у журналі реєстрації.

7. Виокремте стовпці Е і G (тримаючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть лівою кнопкою миші на їх назвах) та задайте тип даних Дата на панелі інструментів Число закладки Главная.

8. Для унеможливлення доступу до комірок з формулами виділіть таблицю, крім стовпців А і G, виконайте команду Форматячеек…з меню кнопки Форматна панелі інструментів Ячейки, перейдіть у діалоговому вікні “Списки” на вкладку Защитаі відмініть активацію опції Защищаемая ячейка.

9. Перейдіть на вкладку Рецензированиеі на панелі інструментів Изменениянатисніть на кнопку Защитить листта введіть пароль. Переконайтеся, що програма не дає можливості вносити чи змінювати інформацію в стовпцях №і Датаприбуття.

10. Заповніть таблицю даними (не менше 20 записів) такого типу:

 

Рис. 2.3. Вихідні дані

11. Щоб відібрати операторів ЕОМ, які їздили у відрядження тривалістю 4 дні, натисніть кнопку Фильтр на панелі інструментів Сортировка и фильтрзакладки Данные, виберіть зі списку посад оператора ЕОМ. Покажіть результат викладачу.

Етап 2. Створення зведеної таблиці

12.Ще раз натискаємо кнопку Фильтр, щоб повернутися до повного списку відряджень.

13.На закладці Вставкана панелі інструментів Таблицынатискаємо на кнопку Сводная таблица.

14.У вікні “Создание сводной таблицы” перемикач Выберите данные для анализавстановлюємо в положення Выбрать таблицу или диапазон(оскільки вихідні дані містяться у поточній книзі), вказуємо діапазон і місце, де розмістити результуючу зведену таблицю – на новому аркуші. Натискаємо на кнопку ОК.

15.В області Выберите поля для добавления в отчет: галочками відзначаємо стовпці “Посада”, “Тривалість”, “Мета” і “Куди”.

16.В область Названия столбцовперетягуємо стовпець “Мета”, в область Названия строк– “Куди”, в область Фильтр отчета– стовпець “Посада”. Двічі перетягніть в область Значенияполе “Тривалість” і за допомогою команди Параметры полей значений… (доступна після натискання на стрілку в кінці поля) вибираємо параметри Количествоі Среднее.

17.Покажіть зведену таблицю викладачу:

 

Рис. 2.4. Зведена таблиця

Етап 3. Автоматичне заповнення бланку

18. У файлі Журнал_обліку_Відряджень.xlsх, створеному під час виконання лабораторної роботи № 2, переключіться на аркуш Бланкпосвідкиі створіть таблицю, яка має структуру наведену на рис. 2.5.

 

Рис. 2.5. Бланк посвідки про відрядження

19. У комірку В3 введіть формулу =ВПР(Е1;'Журнал реєстрації'!A1:I301;2;ЛОЖЬ). Ця формула шукає запис, введений у комірку Е1 (№ листа призначення) в крайньому лівому стовпці діапазону А1:І301 аркуша Журнал реєстрації і повертає значення, яке знаходиться в стовпці під номером 2, тобто прізвище особи. Адреса І301 означає, що в журналі реєстрації максимально можлива кількість записів – 300. Її можна змінити на довільне інше число. Перевірте, чи після введення у комірку Е1 номера відрядження з журналу реєстрації (однойменний аркуш) у комірці В3 відображається відповідне прізвище.

1. У комірку В6 введіть формулу =ВПР(Е1;'Журнал реєстрації'!A1:I301;4;ЛОЖЬ). Як видно, ця формула відрізняється лише третім атрибутом функції ВПР (4 – номер стовпця Куди).
2. У комірку В9 введіть формулу =ВПР(Е1;'Журнал реєстрації'!A1:I301;6;ЛОЖЬ).
3. У комірку С11 введіть формулу =ВПР(Е1;'Журнал реєстрації'!A1:I17;9;ЛОЖЬ).
4. Тепер для генерування відрядної посвідки достатньо ввести у комірку Е1 її номер з журналу реєстрації. У режимі попереднього перегляду це виглядатиме приблизно так:

 

Рис. 2.6. Зразок заповненого бланку посвідки про відрядження

 

 

1. Яким чином здійснюють операції фільтрування в Excel 2007 ?
2. З якою метою будують зведені таблиці ?
3. Яким чином можна побудувати зведену таблицю ?
4. Які дії можна виконувати з зведеними таблицями ?
5. Які інструменти використовують при форматуванні зведених таблиць ?
6. Які функції використовують при автоматичному заповненні бланків ?
7. З яких операцій складається процес створення типових документів ?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 3

Персональна система управління інформацією MS Outlook

Мета роботи:навчитись організовувати та планувати ділові зустрічі та події, контролювати хід виконання задач.

Програмне забезпечення:Microsoft Outlook 2007.

Хід роботи:

1. Завантажте програму Microsoft Outlook 2007.

2. Перейдіть до папки Календарь, клацнувши на однойменній піктограмі у лівій нижній частині вікна програми (рис. 3.1).

 

Рис. 3.1. Область навігації

3. Переключіться в режим поденного відображення, натиснувши на кнопку День.

4. Заплануйте зустріч. Для цього, клацніть у календарі, що знаходиться у правій верхній частині вікна, на даті, коли планується зустріч. У вікні цієї дати навпроти часу зустрічі введіть повідомлення про зустріч, наприклад Зустріч з постачальниками.

5. Подивіться, як виглядає це повідомлення в режимах Неделя, Рабочая неделя і Месяц, натискаючи на однойменні кнопки (рис. 3.2).

 

Рис. 3.2. Меню впорядкування подій

6. Задайте додаткові параметри зустрічі, двічі клацнувши на ній. Натисніть на кнопку Сохранить и закрыть.

7. Заплануйте якусь повторювану подію, наприклад, день народження свого знайомого. Для цього у будь якому режимі відображення календаря клацніть правою кнопкою миші та виберіть пункт Создать повторяющееся событие. У діалоговому вікні Повторение встречив області Повторятьактивізуйте опцію Ежегодно, в полі Повторять каждыевведіть день та місяць і натисніть на кнопку ОК. У діалоговому вікні Без имени – Событиев полі Тема введіть текст День народження директора і натисніть на кнопку Сохранить и закрыть.

8. Клацніть на піктограмі Задачиу лівій нижній частині вікна програми (рис. 3.1), після чого клацніть мишкою у першому рядку таблиці.

9. У стовпець Тема введіть завдання, наприклад, Зробити звіт про роботу підрозділів, а у стовпці Срок виберіть термін його виконання. Клацніть у будь-якому місці таблиці – завдання буде додано до списку.

10.Аналогічно додайте до списку ще одне завдання.

11.Поставте галочку в другому стовпці таблиці – завдання перекреслиться. Таким чином позначаються виконані завдання.

12.Заплануйте ще кілька задач з різними степенями важливості та подивіться на їхнє відображення на екрані.

13.Відкрийте папку Контакты, клацніть правою кнопкою миші на вільному місці папки і в контекстному меню виберіть Создать контакт (рис. 3.3).

 

Рис. 3.3. Створення нового контакту

14.Заповніть стандартну форму і натисніть на кнопку Сохранить и закрыть.

15.Створіть ще кілька контактів.

16.Змініть подання контактів на екрані, виконуючи команду Вид → Текущее представление →Изменить представление та почергово вибираючи пункти Визитная…, Карточка, Телефон, Списокта ін.

17.Перейдіть до папки Календарьі заплануйте нову подію, у якій за допомогою кнопки Пригласить участников у групі Действиявиберіть особу, з якою пов’язана ця подія.

18.Поверніться до папки Контактыі відкрийте контакт, з яким ви запланували зустріч у попередньому пункті. Натиснувши на кнопку Действияу групі Показать, відобразиться ця подія. Тут же відображатимуться всі дії, пов’язані з цим контактом: телефонні дзвінки, зустрічі та ін.

19.Заплануйте ще одну подію (збори), для якої з допомогою кнопки Планированиеу групі Показатьзапросіть кількох учасників зі списку контактів (кнопка Другие). При цьому поруч з кожним контактом різними кольорами відображатиметься статус вашої та їхньої зайнятості в кожен момент часу, що дасть змогу підібрати зручний для всіх час події.

20.Подивіться, як виглядатиме вікно програми після її запуску, перейшовши до папки Почта.

21.Продемонструйте заплановані події та задачі викладачу та дайте відповіді на задані запитання стосовно організації роботи менеджера в середовищі Microsoft Outlook 2007.

 

 

1. Які функції виконує MS Outlook ?
2. Яким чином можна задати подію в MS Outlook ?
3. Яким чином можна створити контакт в MS Outlook ?
4. Яким чином можна пов’язати подію з особою в MS Outlook ?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 4

Формування податкової звітності в електронному вигляді

Метароботи:навчитись формувати податкову звітність в електронному вигляді.

Програмне забезпечення: «Податкова звітність» (ОПЗ) - програмне забезпечення по формуванню та подачі платниками податків податкової звітності та реєстру отриманих та виданих податкових накладних до органів державної податкової звітності (ДПС) в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку.

Завдання:За допомогою ОПЗ заповнити декларацію з податку на прибуток підприємства.

Теоретичнівідомості:Даний програмний продукт призначений для формування податкової звітності в електронному вигляді у форматі Extensible Markup Language (XML) згідно наказу Державної податкової адміністрації України від 3 травня 2006 року № 242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків».

Метою створення даного програмного продукту було надання можливості швидкого формування податкової звітності в електронному вигляді, з дотриманням правил структурного контролю та проведенням камеральної перевірки.

Хідроботи:

1. Запуск програмного забезпечення

Для роботи з програмним забезпеченням запустити на виконання файл MAIN.HTA (по замовчанню знаходиться в C:\opz\). Після запуску з’являється вікно рис. 4.1:

 

 

 

 

 

Рис.4.1 Запуск програмного забезпечення

2. Основні етапи роботи

В основу інтерфейсу покладені принципи роботи звичного текстового редактора. Тобто всі режими розподілено на чотири основні групи:

Основна робота з документом

• Створення нового документу
• Завантаження збереженого раніше документу
• Збереження документу
• Збереження всіх відкритих документів
• Закрити всі відкриті документи
• Друк документу

Контроль заповнення документу

• Перевірка структури документа (згідно відповідної схеми контролю xsd)
• Камеральна перевірка документа (арифметичний контроль введених значень згідно правил заповнення форми)

Робота з нормативно – довідковою інформацією

• Перегляд довідника документів
• Перегляд довідника інспекцій
• Перегляд довідника версій документа
• Перегляд довідника термінів подачі документа
• Перегляд довідника контрагентів
• Перегляд довідника працюючих
• Перегляд наказу ДПА України від 03.05.2006 № 242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків»
• Перегляд правил заповнення документу

Сервісні функції

• Настройка персональних параметрів
• Автозаповнення документу
• Синхронізація журналу документів
• Перегляд журналу документів
• Формування реєстру податкових накладних

3. Настройка персональних параметрів

Після запуску програми необхідно у режимі “Сервіс” – “Персональні параметри” (або натиснути кнопку ), заповнити форму з реєстраційними реквізитами платника (див. рис. 4.2). Надалі ці дані автоматично заносяться до шапки документів (у разі згоди).

 

Рис.4.2 Персональні параметри

Далі необхідно указати шляхи до директорії, у якій будуть зберігатися підготовлені документи; до директорії, де будуть формуватися документи сформовані для друку та до директорії, до якої будуть копіюватись документи, підготовлені для відправки. За замовчуванням ці директорії знаходяться всередині каталогу, у якому установлено програмне забезпечення (наприклад, C:\opz\).

Існує можливість зберігати декілька варіантів налаштувань персональних параметрів (підготовлювати звітні документи для декількох платників податків). Для цього, у вікні персональних налаштувань, необхідно натиснути кнопку «Додати», з’являється нове вікно «Персональних настройок», заповнюються дані, та зберігаються.

Для видалення персональних настройок необхідно скористатися кнопкою «Видалити».

4. Створення нового документу

Необхідно обрати пункт меню «Документ» – «Новий…».

У модальному вікні (рис. 4.3) вказуються всі параметри нового документа, а саме: тип звітного документа,  звітний місяць (або квартал), звітний рік. Перелік доступних звітних документів обмежується, вказаним у персональних настройках, типом особи, а також переліком документів, що відмічені для роботи у режимі «Довідники» – «Довідник документів» (кнопка ).

 

Рис.4.3 Параметри документу

У разі підтвердження пропонується форма звітного документа та пропозиція заповнити заголовок документу (рис. 4.4).

 

Рис. 4.4. Заголовок документу

Якщо натиснути ОК, заповнюється заголовок документу (рис. 4.5) даними, які описані у пункті 4, у разі відмови заголовок не заповнюється.

 

Рис.4.5 Створення документу з додатками

При необхідності зміни типу документу або інше (наприклад, звітний, звітний консолідований, звітний новий) необхідно навести курсор миші на відповідне поле позначене «Х», натиснути ліву кнопку, після цього позначка «Х» зникне, поля цієї групи набудуть кольору (рис. 4.5), після цього поставити відмітку в необхідному полі.

Далі заповнюємо документ, поля помічені темнішим кольором заповнюються автоматично (рис.4. 6) (у разі, якщо, в персональних настройках (п. 4) установлено «так» у відповідному полі або натиснута кнопка ). У разі необхідності внести значення, відмінне від розрахункового, необхідно в настройках автозаповнення встановити «ні» або віджати кнопку )

 

Рис. 4.6 Авторозрахунок

5. Перевірка документа

Існує два типи перевірки документа :

• Камеральна перевірка. Даний тип перевірки проводиться згідно правил заповнення даної форми та правил арифметичного контролю. Викликається з пункту меню «Контроль» – «Камеральна перевірка» або натисканням кнопки . Якщо звітність заповнена з помилками, з’явиться повідомлення з переліком цих помилок та помилкове поле набуде червоного кольору.
• Перевірка структури (згідно  схеми даних, що міститься у відповідному файлі xsd). Викликається з пункту меню «Контроль» – «Перевірка структури» або натисканням кнопки . Помилки з’являються у разі незаповнення обов’язкового поля в документі (наприклад, невизначено тип документу: звітний, новий звітний) або значення поля не відповідає його типу (наприклад, в числовому полі введено літери).

1. 6.     Збереження документа

Для збереження документу необхідно обрати пункт меню «Документ» –Зберегти…» або натиснути кнопку .

У запропонованій формі уточнюються параметри звітної форми (див. Рис.4.7), після чого формується xml документ (рис. 4.8) та зберігається в директорії, яка вказана в персональний настройках як шлях до збереження файлів.

 

Рис. 4.7 Уточнення параметрів звітної форми

 

Рис.4.8 Збереження документу

Ім’я файлу для даного документу формується згідно вимог Формату електронної звітності (наказ № 242), а саме :

Схема формування назви файлу" style="width:481.5pt;height:126.75pt">

Рис.4.9 Формування імені файлу

Наприклад : 23010000111111 j01001090001062007.xml

Про кожний збережений документ заноситься запис до файлу журналу, що знаходиться у піддиректорії \log.

Далі пропонується підготувати документ для відправки (рис. 4.10), у разі позитивної відповіді підготовлений документ зберігається у відповідній директорії (п.4) (рис.4.11).

 

Рис.4.10 Підготовка документу

 

Рис.4.11 Збереження підготовленого документу

 

 

 

1. 7.     Завантаження збереженого документа

Для завантаження документу, який був раніше збережено, необхідно обрати пункт меню «Документ»-«Відкрити…» або натиснути кнопку . Після чого буде запропоноване діалогове вікно, що містить журнал збережених документів (рис. 4.12).

 

Рис. 4.12 Відкриття збереженого документу

Для відкриття документів, які створені за допомогою інших програмних продуктів у форматі XML, необхідно:

1. Скопіювати XML-файл(и) у директорію, наприклад, С:\OPZ\XML\ або іншу, яка вказано в персональних параметрах як шлях до збереження файлів (п. 4);
2. Обрати пункт меню «Сервіс» – «Синхронізація журналу документів…»

 

Рис. 4.13 Синхронізація журналу

1. Обрати пункт меню «Документ»-«Відкрити…» або натиснути кнопку . В переліку з’являться відповідні документи.

 

8. Друк документа

Для печаті документу необхідно обрати пункт меню «Документ»-«Друк…» або натиснути кнопку . З’явиться вікно 

Після цього на основі відкритого документа, в директорії, яка визначена в персональних настройках як шлях до документів, підготовлених для друку (п. 4), сформується готовий для друку PDF – файл (рис.4.14).

 

Рис.4.14 Збереження файлу для друку

Далі пропонується відкрити документ (рис.4.15)

 

Рис.4.15 Пропозиція відкрити документ для друку

У разі позитивної відповіді даний документ відкривається програмою перегляду PDF файлів - Adobe Acrobat Reader і друк документу виконується з цієї програми.

 

9. Завершення роботи

Для виходу з програми необхідно обрати пункт меню «Документ»-«Вихід» або натиснути кнопку  .

 

1. Яким чином здійснюють заповнення персональних параметрів в ОПЗ ?
2. Яким чином можна змінити тип документа в ОПЗ ?
3. Яким чином можна створити новий документ в ОПЗ ?
4. Які дії можна виконувати зі збереженим документом ?
5. У якій програмі виконують перегляд документа підготовленого в ОПЗ ?
6. З якою метою здійснюють перевірку структури документів ?
7. З якою метою здійснюють камеральну перевірку документів ?

ВКАЗІВКИ ДО ВИКОНАННЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

  Самостійна робота студентів над вивченням будь-якої дисципліни навчального плану протягом усього періоду навчання в університеті є найважливішою ланкою формування фахівця.

Робочою програмою за курсом передбачено наступні основні види самостійної роботи:

1.        робота з підручником по змісту лекційного матеріалу;

2.        підготовка до виконання лабораторних робіт і складанню по них звіту;

3.        підготовка до контрольних робіт, заліку.

Вивчення теоретичного матеріалу рекомендується проводити в день прослуховування відповідної лекції . У процесі пророблення необхідно з'ясувати все неясне і сформулювати питання, які варто задати викладачу на консультації. Для поглиблення знань і їх конкретизації потрібно самостійно відповідати на конкретні питання і вирішувати контрольні задачі з підручників.

Відведений на самостійну роботу час варто використовувати раціонально протягом усього семестру. Систематична робота над теоретичним матеріалом зменшує час, що вимагається на підготовку до лабораторних робіт і  заліку.

Підготовка до лабораторних робіт поряд з вивченням теорії пропонує аналіз конкретного змісту роботи послідовності її виконання, а також готування протоколу. При підготовці звітів по лабораторних роботах необхідно прагнути до точних систематизованих записів. Малюнки повинні бути простими і наглядними, для графіків потрібно вибирати зручний масштаб.

Основними формами контролю самостійної роботи студентів є співбесіда й опитування лабораторних занять, а також виконання індивідуальних завдань. Для підтягування відстаючих призначаються додаткові консультації. З маловстигаючими студентами на кафедрі проводяться додаткові консультації.

Усі ці форми самостійної роботи переслідують загальні цілі і задачі: освоєння і поглиблення теоретичних знань курсу, розвиток навичок розв`язання економічних задач, придбання досвіду правильного оформлення науково-технічної документації і т.п.

Самостійна робота студентів в обов'язковому порядку підлягає контролю. Тим самим переслідуються наступні цілі:

        спонукання студента до глибокого регулярного вивчення кожного курсу протягом усього семестру;

        допомога студенту об’єктивною оцінкою його роботи;

        установлення «зворотного зв'язку» між викладачем і студентами;

        представлення деканам, кафедрам важливої інформації для контролю навчального процесу і своєчасного вживання заходів по його поліпшенню.

Для закріплення матеріалу, самоперевірки та роздумів пропонується також його самостійне опанування. Самостійна робота студентів передбачає поглиблене вивчення тем, що розглядаються на лекціях, та виконання індивідуальних завдань по варіантах, що видає викладач. За результатами виконання індивідуальних завдань студент повинен оформити  конспект у якому навести теоретичні відомості.

При виконанні самостійної роботи використовується документація по програмному забезпеченню і довідкова література.

 

                                           Теми індивідуальних робіт

1.        Класифікація систем управління електронними документами

2.        Перспективи автоматизації офісної діяльності.

3.        Системи автоматизованого управління і електронний документообіг.

4.        Комп'ютерні технології підготовки і проведення нарад.

5.        Відеоконференції.

6.        Інформаційні технології контролю виконання управлінських рішень

7.        Автоматизоване проектування

8.        Статистична обробка анкетних даних.

9.        «Електронний офіс» та його відмінність від традиційної моделі «паперового» діловодства.

10.      Система управління документами «Ефект Офіс».

11.      Глобальні телекомунікаційні технології.

12.      Корпоративний документальний сервер, бібліотека електронних документів eDocLib.

13.      Міжнародні стандарти безпеки комп'ютерної техніки.

14.      Система кадрового обліку та автоматизації кадрового діловодства «Кадри».

1. Основні принципи створення інформаційних систем у державному управлінні.
2. Концепція «електронного уряду» Архітектура internet-порталів органів державного управління.
3. Автоматизована інформаційно-аналітична система міністерства фінансів України.
4. Автоматизована система державного казначейства України. ІАС ДПА України.
5. Інформаційна система НБУ.
6. Особливості організації інформаційного забезпечення НБУ.
7. Інформаційна система державних юридичних органів.
8. Корпоративна інформаційна система прокуратури України, міністерства юстиції і в органах судової влади.
9. Антонюк В. А., Курков М. С. Інформаційні системи і технології у фінансах: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. – К.: КНЕУ, 2005. – 140 с.
   1. Батюк А. Є. та ін. Інформаційні системи в менеджменті: Навчальний посібник. – Львів: НУ "Львівська політехніка" "Інтелект-Захід" 2004. – 520 с.
   2. Береза А. М. Основи створення інформаційних систем: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 1998.
   3. Глівенко С. В., Лапін Є. В., Павленко О. О. та ін. Інформаційні системи в менеджменті – Суми: ВДТ "Університетська книга", 2003. – 352 с.
   4. Гордієнко І. В. Інформаційні системи і технології в менеджменті: Навч.-метод. посібник для самост. вивч. дисц. — 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: КНЕУ, 2003. – 259 с.
   5. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001.
   6. Гужва В. М.  Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 c.
   7. Гушко С. В., Шайкан А. В. Управлінські інформаційні системи. Навчальний посібник. - Львів: "Магнолія Плюс", 2006. – 320 с.
   8. Зацеркляний М. М., Мельников О. Ф. Інформаційні системи і технології у фінансово-кредитних установах: Посібник.- К.: Професіонал, 2006. – 432 с.
   9. Зелинский С. Э. Автоматизация учета персонала: Практическое пособие. – Киев: ЦУЛ, 2003. – 678 с.
   10. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник. /За ред. В. С. Пономаренка. – К.: ВЦ. “Академія”, 2002.
   11. Писаревська Т. А. Інформаційні системи і технології в управлінні трудовими ресурсами: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: КНЕУ, 2000. – 279 с.

Рекомендована література