МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ ПРАКТИЧНОГО ЗАВДАННЯ НА РОБОЧОМУ МІСЦІ СЛУХАЧАМИ НАЦІОНАЛЬНОЇ АКАДЕМІЇ ВЕЧІРНЬОЇ ТА ЗАОЧНОЇ (ДИСТАНЦІЙНОЇ) ФОРМ НАВЧАННЯ 21.06.2014 14:08

Підготовку до виконання практичного завдання слухач Національної академії розпочинає знайомлячись з інформацією про цілі та типологію функціональних досліджень. Разом із керівником магістерської роботи здійснює постановку завдання та обирає одну з двох запропонованих методик здійснення функціонального дослідження, а саме методику функціонального обстеження експертного типу або методику функціонального аналізу діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування  з урахуванням доцільності надання ними послуг.

Пошук шляхів удосконалення державної служби як інструменту реалізації державного управління (маючи на увазі поліпшення результативності і підвищення ефективності останнього) має здійснюватися на підставі всебічного та постійного аналізу діяльності владних інститутів та їх посадових осіб.

1.      Цілі та типологія функціональних досліджень[1]

Функціональні дослідження, які застосовуються з метою поліпшення діяльності у певній сфері управління, як правило, передбачають або дослідження  результативності політики (в контексті стратегічного курсу щодо досягнення єдиної мети чи визначеного пріоритету діяльності), або мають своїм завданням аналіз доцільності структурної організації (приймаючи політику як даність) суб’єкту управління і спрямовані на пошук оптимальної побудови|спорудити| структури інституції
з метою досягнення найбільшої ефективності її діяльності.

Відповідно і обсяги досліджень або мають комплексний і складний характер, пов’язаний із співставленням показників, що є наслідками різних і часто відокремлених процесів, а інші носять локальний характер, |рамки якого визначені внутрішніми процедурами одного процесу (функції діяльності).

Нарешті|урешті|, якщо проведення одних досліджень ставить за мету отримання чітких очікуваних|сподіваних| змін в показниках, то інші дотримуються певної методики, але|та| не дають кількісного визначення очікуваної|сподіваної| економії в результаті|внаслідок| підвищення ефективності.

Формально дослідження можна класифікувати за цілями на організаційні і стратегічні.

Метою організаційного огляду є дослідження інституцій або їх структурних підрозділів, які підлягають реорганізації з метою досягнення більшої ефективності. У стратегічному плані дослідження можуть вказувати на певні види діяльності
або послуг як на такі, що вимагають перегляду стратегії і програм їх забезпечення органами державної влади чи органами місцевого самоврядування (далі – органи влади).

Зазвичай організаційні цілі функціональних досліджень пов’язані з відповіддю на питання «Як можна скоротити поточні витрати або поліпшити якість послуг,
що надаються, в ході реалізації цих програм?" Вузькі рамки вивчення цього питання без обстеження стратегії, яку пропонується втілити в життя, є прикладом класичного огляду операційної ефективності. І навпаки, зосередження уваги на політиці
і програмах уряду, не зважаючи на вагу і зміст організаційних заходів,
що забезпечують втілення в життя цих стратегій і програм, є вивчення "чистої" ефективності  політичних стратегій і програм. Питання тут ставиться таким чином: "Що нам краще всього удається?"

Зрозуміло, що обидва дослідження взаємозв'язані. Ефективність і дієвість програм | зв'язані між собою. Питання про те, що "повинні" робити|чинити| уряди неминуче пов'язується з|із| питанням про те, що вони вміють робити|чинити| добре. Аналіз спектру організаційної і політичної діяльності урядів дає підстави для визначення типології функціональних досліджень, серед яких можна виділити п'ять основних типів:

1. "Чисті" дослідження політики або програм, що її реалізують

   Ці дослідження передбачають проведення|усеосяжної| політики реформ, спрямованої на припинення програм, що не носять першочергового|першоочергового| характеру |задач|. Завданням огляду не є розроблення заходів організаційного характеру по відношенню до владних інститутів (їх ліквідація чи реконструкція).  Наслідком досліджень має бути підготовка до виключення|винятку| з|із| державної політики видів діяльності, що не входять до переліку пріоритетних і припинення виконання функцій, що не притаманні для поточної урядової практики.

2. "Чисті" дослідження ефективності

   Ці дослідження не передбачають серйозних змін в політиці і програмах уряду і спрямовані на|припускати зміни організаційного і ділового процесів, які покликані підвищити ефективність діяльності. Дослідження носять чисто бюджетний характер і є основою для скорочення штатних співробітників і зниження кількості працівників пенсійного віку, а також мають передбачати скорочення витрат на утримання органів чи зменшення фонду заробітної плати. Ці дослідження можуть також бути одним із заходів підготовки до розробки річних завдань|задавань| органам влади в сфері ефективності.

3. Огляд програм і ефективності на вищих рівнях ієрархії

   Цей вид|вид| досліджень передбачає проведення|усеосяжні| реформ, які покликані забезпечити перехід від другорядних| до першочергових|першоочергових| завдань|задач|, а також перебудову процесів в масштабах всієї державної влади, включаючи масштабну перебудову державного апарату. Ці дослідження мають політичне забарвлення, спрямовуються за координатами|виказувати| зверху до низу і носять централізований характер.

4. Проміжний функціональний і відомчий аналіз

   Метою досліджень є розгляд питання про надання нової форми ряду|низці| програм шляхом виключення|винятку| з|із| них певних видів діяльності, і перебудови деяких органів|загалом|, але|та| без здійснення великомасштабних змін|перемін| в державному апараті. Сфера застосування - усунення дублювання, зміцнення процесів надання послуг і злиття управлінь різних міністерств і відомств. Включають централізовану  методику, проводяться групами, до складу яких входять представники багатьох органів і відомств.

5. Дослідження на нижчих організаційних рівнях і перебудова процесу ділової діяльності

   Ці дослідження спрямовані на відмову від конкретних видів діяльності і надання послуг або їх зміну чи детальну перебудову декількох конкретних відомств. Завданням цих досліджень є зміцнення послуг в межах одного і того ж міністерства або відомства, причому автоматизація і перехід на систему залучення не урядових інституцій є складова частина огляду.

 

1. ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ

   Суспільство цікавить ефективність державного управління, зокрема наскільки суб’єкти державного управління наділені державно-владними повноваженнями адекватні декомпозованим цілям, завданням і функціям держави щодо втілення державної політики і відповідають моделі державного управління.

   Під моделлю державного управління будемо розуміти симбіоз:

• нормативно-правової бази, яка врегульовує питання організації і функціонування владних інститутів (Конституція України, спеціальні закони, інші нормативно-правові акти);

• інституційного механізму реалізації державно-владних відносин як інструмента виконавчого впровадження державної політики (як в розрізі системи органів державної влади, так і окремого сектору управління та органу влади);

• системи національних, державних та цільових програм, зокрема, Програми діяльності Кабінету Міністрів України та Державної програми соціального і економічного розвитку України;

• Державного бюджету України.

  В реалізації державної політики державні органи, зокрема органи виконавчої влади відіграють роль координатора зусиль і ресурсів (фінансових, кадрових, інформаційних, енергетичних та ін.). Саме воно несуть адміністративну відповідальність за наслідки реалізації політики.

  Метою дослідження є застосування методики функціонального дослідження (обстеження чи аналізу) органів влади для оцінювання сектору управління/органу влади в контексті поліпшення системи державного управління.

  Об’єктом обстеження є конкретні органи влади, предметом обстеження – результати їх діяльності у вигляді якісних або кількісних  показників, що можуть бути співставлені з аналогічними за попередні періоди діяльності.

  Аналіз показників діяльності органу влади має надати підстави для підготовки рекомендацій (висновків) щодо:

• спрямування діяльності органу виконавчої влади на досягнення  наперед запланованого, науково обґрунтованого, ресурсно забезпеченого результату, який відповідає пріоритетам державної політики (предмет регулювання – результативність);

• економії ресурсів, які залучаються для отримання запланованого результату (предмет регулювання – ефективність);

• оптимізації шляхів вироблення рішень (предмет регулювання – нормативи професійної діяльності державних службовців і організаційна структура вироблення та узгодження проекту рішення).

  Слід зауважити, що зазначені показники діяльності органу виконавчої влади обумовлені професійною діяльністю їх працівників, тобто державних службовців. У арсеналі державної служби наявні опосередковані засоби регулювання в системі органів виконавчої влади, які спрямовуються на впорядкування структур, функцій і завдань цих органів, а також професіоналізацію апарату з урахуванням показників діяльності.

  Серед можливих системних засобів підвищення ефективності державного управління у сфері державної служби можна назвати:

• оптимізація макроструктури системи органів влади із впорядкуванням змісту і переліку їх повноважень (завдань і функцій);

• оптимізація структури, штатного розпису та ресурсного забезпечення органу;

• перегляд переліку, порядку чи регламенту надання публічних (управлінських чи адміністративних) послуг;

• посилення професіоналізації персоналу органу на основі визначення та уточнення освітньо-кваліфікаційних вимог до посад державних службовців, обсягів і термінів підвищення кваліфікації з конкретних спеціалізацій, встановлення квот, обмежень і вимог до заміщення вакантних посад (зокрема, на основі встановлення певних особливостей у проведенні конкурсного добору на посади державних службовців).

  Функціональне обстеження передбачає визначення доцільності  збереження функцій як обов’язкових, оптимального способу їх реалізації, нового розподілу функцій серед урядових та інших структур, встановлення під залишені функції адекватної внутрішньої структури організації.

  Проведення функціонального аналізу передбачає, зокрема визначення в документах, що регламентують діяльність органу таких цільових установок, які витікають з положень законодавства і урядових політичних документів. Пріоритетами для оцінки функціональних повноважень автори рекомендацій  вважають ступінь досягнення в органах влади прозорості, відповідальності, ефективності, якості послуг, етики поведінки. Одним з обов’язкових показників функціонального аналізу є ефективність надання послуг, а також оцінка доцільності цих процедур для даного органу. В якості  системного принципу оцінки для огляду адміністративної системи країни пропонується використати принцип повноти забезпечення населення послугами у сукупності із недопущенням їх  дублювання іншим органом.

  Основними цілями функціонального аналізу пропонується вважати ліквідацію надлишкових функцій, зменшення дублювання в діяльності органів, введення функцій, яких не вистачає, раціоналізацію в їх розподілі. Досягнення цих цілей має передбачати скорочення витрат, зокрема на управління персоналом, зменшення владних інституцій, внесення змін в розподіл ресурсів, “приватизацію” послуг і удосконалення методики роботи, раціоналізацію ролі органів в адміністративній системі.

  Процес функціонального аналізу необхідно починати з визначення ролі, місії та мети адміністративних інституцій.

  Для аналізу ситуації в адміністративній системі та сприяння у вирішенні питання впорядкування ієрархії повноважень, зменшення ризику дублювання функцій і завдань покликані методики, що пропонується нижче.

 

1. МЕТОДИКА ФУНКЦІОНАЛЬНОГО ОБСТЕЖЕННЯ ЕКСПЕРТНОГО ТИПУ[2]

   Методика передбачає залучення експерта/ів для виявлення всіх нормативно визначених сфер діяльності органів влади і їх структурних підрозділів та встановлення відповідності: між повноваженнями цих органів і регламентами реалізації процесів управління, повноваженнями органу і обов’язками державних службовців, які закріплені в їх посадових інструкціях.

   Результатом проведення обстеження за методикою мають бути, перш за все, висновки щодо відповідності внутрішніх організаційно-розпорядчих актів по кожному органу завданням і функціям, якими цей орган наділених в межах свого положення. На підставі цих матеріалів можна поглибити  вивчення можливості впливу на кожний сектор економіки чи соціальної сфери (за функціями обліку, аналізу, контролю, прогнозу, інформування і т. ін.) з урахуванням виділених для цього ресурсів.

   Відповідно до отриманих результатів орган виконавчої влади, в межах визначених фінансування і чисельності, може проводити структурні зміни, передбачивши, зокрема горизонтальну ротацію фахівців. Крім цього є можливість сформувати обґрунтування щодо доцільності існуючого (або зміни, якщо це необхідно) ресурсного забезпечення кожної функції управління.

   На основі результатів функціонального обстеження доцільно організувати дослідження, з урахуванням завдань і функцій органу, щодо розроблення порядку надання державної/управлінської послуги для фізичних або юридичних осіб та провести оцінку можливості в подальшому виконання цієї послуги в госпрозрахунковому секторі економіки. Доцільно встановити порядок нагляду за виконанням послуги і визначити фактори впливу на діяльність структури, якій ця функція може бути передана.

   Наступна фаза аналізу – безпосередньо функціональний аналіз системи органів влади має бути підтриманий інститутом експертів, які доцільно об’єднати в робочі групи, утворені за кількістю і напрямами відповідних секторів управління. Аналіз системи органів державної влади та державного управління дозволяє виділити наступні сектори управління: забезпечення державності та спеціальних питань, фінансово-економічний, паливно-енергетичний, агропромисловий, транспорту і комунікацій, екології і навколишнього середовища, соціально-гуманітарний. Для гармонізації висновків цих груп з проблематикою регіонів доцільно утворити окрему групу експертів.

   Кінцевим результатом роботи всіх груп експертів є узгоджені схеми взаємодії процесів управління з метою оптимізації міжсекторних зв’язків, кадрового, фінансового, енергетичного, інформаційного, матеріально-технічного і інших ресурсів, а також спрощення схем вироблення управлінського рішення.

   В якості результату етапу мають доцільно розглядати пропозиції щодо змін і доповнень до діючої системи законодавчих актів. Для забезпечення проведення функціонального аналізу в повному обсязі необхідно розробити теоретико-методологічну базу і рекомендації щодо практичного застосування підходів функціонального аналізу і оцінки діяльності, а також моніторингу реалізації органами виконавчої влади своїх функцій (оцінка ефективності діяльності) і якості надання послуг (моніторинг громадської думки).

   Методологічні основи функціонального обстеження органів влади та технологія обстеження. Функціональне обстеження передбачає розгляд і узагальнення нормативно-правових документів, які регламентують діяльність органу і його посадових осіб. До таких документів відносяться:

   1) Конституція України;

   2) Закони України, які безпосередньо, або опосередковано пов’язані  із сферою діяльності органу;

   3) Положення про орган влади, затверджене нормативно-правовим актом відповідного рівня;

   4) Укази і Розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, які встановлюють повноваження  і статус органу та його посадових осіб (в тому числі нормативи чисельності, категорії працівників, підпорядкованість чи відношення до інших органів управління);

   5) нормативно-правові акти, що регламентують порядок і форми діяльності органу у визначеній сфері (Укази і Розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, накази чи інші правові акти органів влади, зареєстровані відповідно до діючого порядку щодо поширення їх дії на інші органи влади);

   6) типи і види вихідних документів, які генеруються органом влади на виконання повноважень, визначених положенням,  та на доручення вищих за схемою управління органів.

   Виходячи з мети функціонального обстеження та поданого переліку документів функціональне обстеження доцільно побудувати за наступною схемою (рис. 1.)

   Схема функціонального обстеження

Документи		Зміст операції аналізу		Результат аналізу
Конституція України	→	1)   Виділення положень, які фіксують завдання державної політики та досягнення яких пов’язано з діяльністю органу влади ↓	→	Формування верхнього рівня цільових завдань органу виконавчої влади
Положення про орган	→	2)      Виокремлення завдань, функцій органу і встановлення між ними логічних зв’язків   ↓	→	Формування наступного рівня (рівня повноважень) програмно-цільових завдань органу влади
		3) Встановлення взаємозв’язків між верхнім рівнем завдань і рівнем повноважень ↓	→	Оформлення таблиці спрямованості органу  (табл.1)
Положення про структурні підрозділи, підпорядковані (територіальні) структури	→	4) Виділення завдань і функцій структурних підрозділів і формування зв’язків між ними з ув’язкою міжструктурних потоків руху інформації для прийняття рішень за кожною функцією. ↓	→	Оформлення таблиці розподілу повноважень (табл.2)
Законодавчі та інші нормативно правові акти, які регламентують діяльність органу і його підрозділів, підпорядкованих (територіальних) структур щодо виконання кожної функції	→               →	5) Виділення переліку нормативно-правових актів за кожною функцією і їх прив’язка до таблиці спрямованості органу через індекси функцій ↓ 6) Виділення сфер впливу структурних підрозділів та підпорядкованих (територіальних) структур у межах виділених переліків нормативно-правових актів ↓	→               →	Оформлення таблиці нормативно-правових актів (табл.3), в якій документи індексно пов’язані із функціями таблиці спрямованості органу Доповнення таблиці нормативно-правових актів переліком структурних підрозділів з анотацією їх повноважень*
Перелік вихідних документів	→	7) Визначення конкретних ресурсів, процесів, результатів, які народжуються після виконання кожної з функцій із таблиці розподілу повноважень ↓	→	Формування таблиці покриття функцій структурних підрозділів (табл.4) результатами управлінської діяльності .
Штатний розпис, посадові інструкції (професійно-кваліфікаційні характеристики посад)	→	8) Виокремлення із штатного розпису осіб, які задіяні у виконанні конкретного управлінського рішення при реалізації кожної функції з таблиці розподілу повноважень	→	Доповнення таблиці покриття, прив’язаної за індексами функцій до таблиці розподілу повноважень. В кожному рядку записуються посади та прізвища осіб, задіяних у виробленні рішення / отриманні результату (з посиланням на запис у посадовій інструкції)

^* Анотація повноважень містить зміст дій кожного структурного підрозділу у виконанні нормативно-правового акту (облік, аналіз, прогноз, інформування, спрямування об’єкту управління, розподіл чи виділення ресурсу, нормування, ліцензування, контроль, нагляд та інше).

Рис.1.

Запропоновані в наведеній схемі послідовні етапи передбачають формування і занесення до 4-х таблиць (спрямованості органу, розподілу повноважень, нормативно-правових актів і покриття) записів, які вже існують в документах і нормативно-правових актах.

Якщо в процесі обстеження виявиться неможливість знайти співвідношення між об’єктами дослідження, то доцільно залишити в цих місцях таблиці пусті клітини, аби позначити необхідність удосконалення процесу вироблення рішення за рахунок змін в організаційній структурі органу, його підрозділу чи порядку або регламенту діяльності.

Такі “прогалини” по закінченню обстеження мають бути проаналізовані на предмет доцільності відповідних функцій структурних підрозділів.

В ході аналізу нормативно-правових актів різного рівня (п.5 схеми) потрібно залучити програмні документи, які складають основу для формування поточних і довгострокових планів роботи органу.

На цьому кроці доцільно додатково провести аналіз вхідних документів (доручень різного рівня, запитів, листів, звернень громадян і юридичних осіб. тощо), тобто класифікувати їх за змістом, оцінити яка кількість і якого типу припадає на окремі структурні підрозділи, чи викликає це додаткове навантаження. Цей аналіз буде корисним при визначенні ресурсного і кадрового забезпечення підрозділу.

ТАБЛИЦЯ СПРЯМОВАНОСТІ ОРГАНУ                               Табл.1

№ № з/п	Стаття Конституції	Завдання органу за положенням про орган	Індекс завдання і функції за положенням* (XX.YY)	Функції органу, пов’язані із завданням	Посада і прізвище керівника, відповідально-го за функцію
1	Ст.<m><зміст статті>	<зміст завдання 1>	01.01   …	<зміст 1-ої функції за положенням> …	<посада> <прізвище, ім’я, по-батькові>
			01. k	<зміст k-ої функції за положенням>	…
		<зміст завдання 2>	02.k+1	<зміст k+1 функції за положенням>	…
2	Ст.<n><зміст статті>	…	…	…	…

*  XX – номер завдання органу,     YY – номер функції органу

 

ТАБЛИЦЯ РОЗПОДІЛУ ПОВНОВАЖЕНЬ             Табл.2

Індекс функції органу з таблиці спрямованості	Назва структурного під-розділу органу/ завдання за його положенням	Індекс функції структурного підрозділу*	Функції структурного підрозділу
XX.YY	<назва>: <зміст завдання >	ii.jj*	<зміст функції за положен-ням про структурний підрозділ >

*   ii – номер структурного підрозділу органу державної влади,    jj – номер функції з/п за положенням про структурний підрозділ

 

ТАБЛИЦЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВИХ АКТІВ                     Табл.3

№ з/п	Нормативно-правовий акт	Анотація змісту нормативно-правового акту	Індекси фун-кцій за табли-цею спрямова-ності органу	Назва структурного підрозділу:	зміст дій кож-ного підрозділу у відпрацюванні нормативного акту
	<Назва і вихідні дані нормативно-правового акта>	<Призначення акта,  що визначає, регулює, регламентує…>	XX.YY	<назва> :		<безпосередня участь у вико-нанні, контроль, облік, аналіз, інформування  тощо>

ТАБЛИЦЯ ПОКРИТТЯ                                                Табл.4

№ з/п	Індекс функції структурного підрозділу з таблиці повноважень	Перелік результатів діяльності, які передбачені на виконання цієї функції*	Посада і прізвище осіб, які зайняті у отриманні результату	Зміст посадової інструкції, де визначена така діяльність
1	ii.jj	< *  >	<посада> <прізвище, ім’я, по батькові>	<запис обов’язків посадової особи за текстом посадової інструкції >

 

<*>  –   1) нормативно-правовий акт <тип:  Закон, Указ Президента, постанова Кабінету Міністрів, наказ по органу, рішення колегії тощо>, який <регулює, регламентує, дозволяє тощо>;

              2) аналітичний документ, який передбачає зміни <схеми управління, порядку виконання, суб’єктів процесу тощо> для <рівень користувача>;

              3) статистичний документ, який визначає користувача  < Президент України, Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України, міністерство, інші ЦОВВ, місцеві органи виконавчої влади, суб’єкти сфери управління, для внутрішнього користування тощо>;

              4) службовий документ <доповідна записка, довідка, відповідь на запит тощо >  та інші.

 

1. МЕТОДИКА ФУНКЦІОНАЛЬНОГО АНАЛІЗУ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІВ ВЛАДИ З УРАХУВАННЯМ ДОЦІЛЬНОСТІ надання ними послуг[3]

 

Методологічно функціональні аналізи є дослідженням діяльності органу державної влади під певною точкою зору. Дослідження проводяться шляхом аналізу документальної бази та через інтерв'ю, що фіксують інформацію про діяльність органу за схемою структурованих шаблонів, наприклад через проведення серії відкритих семінарів і роботу з нормативними і іншими матеріалами, що визначають діяльність органу.

Одним з основних завдань в проведенні адміністративної реформи є розробка інструментів для оперативного і ефективного проведення аналізу поточного функціонального дослідження органів державної влади на предмет виявлення надмірних, дублюючих, уточнення тих, що існують і формулювання нових функцій, що має забезпечити вичерпний спектр публічних послуг, в яких зацікавлений як громадянин, так і суспільство в цілому.

Власне, самим аналізом є пошук доказів того, що діяльність органу влади (далі – ОВ) визнана доцільною і єдино можливою саме у формі конкретної функції та відповідної послуги або послуг управлінського чи адміністративного характеру. Визначення надмірності, дублювання або необхідності уточнення змісту функції має бути встановлено шляхом визначення однозначного зв'язку між функцією і характером її вихідних результатів, за умови констатації її необхідності для споживача та принципової неможливості досягнення їх будь-яким іншим легітимним способом.

Структурно методика складається з трьох блоків дій, які визначають процес функціонального аналізу, а саме:

• блок, пов'язаний з виділенням «функцій» ОВ;

• блок синтаксичного аналізу формулювань «функцій»;

• блок тестування «функцій» на предмет можливості збереження їх як функції ОВ.

В результаті має бути отриманий список функцій, які повинні виконуватися безпосередньо ОВ, а також функцій, які можуть бути перерозподілені між органами влади, передані громадським організаціям, на аутсорсинг[4], або ліквідовані.

Проведення функціонального аналізу може і не бути обмежене виявленням надмірних, дублюючих функцій і уточненням існуючих функцій. Як правило, його проведення дозволяє отримувати полісемантичні результати, які виступають основою для цілого класу нових рішень в практиці публічного - державного або муніципального управління. Так, на основі горизонтальних і вертикальних функціональних аналізів може бути розгорнена робота по оптимізації, підвищенню ефективності і результативності діяльності ОВ, розробці і переходу до стандартизованого надання публічних послуг і регламентації діяльності ОВ, перш за все, в частині реалізації контрольно-наглядових функцій і надання державних послуг.

Блок 1: Виділення функцій органу державної влади

Етап 1. Збір і аналіз документів, що регламентують і фіксують діяльність ОВ

Етап, пов'язаний із збором документів, що регламентують, відображають або фіксують діяльність ОВ виступає швидше опційним, ніж самостійним етапом для проведення функціонального аналізу. Наявність реєстру документів, що визначають або відображають функціональну модель органу в повсякденній діяльності конкретного ОВ, є бажаною, але не обов'язковою. При його наявності даний етап не здійснюється, а робиться перехід до наступного етапу. У тому ж випадку, якщо вказаний реєстр документів відсутній, даний етап стає обов'язковим для подальшого повноцінного проведення аналізу функцій органів.

1.         Збір документів, що визначають діяльність обстежуваного органу державної влади.

Робота по виділенню функцій ОВ починається з формування списку документів, які визначають або фіксують діяльність ОВ. Вказаний список складається з нормативних правових актів, що визначають сферу компетенції органу, актів або документів, що закріплюють або ілюструють організаційно-функціональну модель діяльності ОВ. Як правило, базовим функціоналом для будь-якого ОВ виступає Положення про цей орган.

2.         Зведення зібраних документів, що визначають і фіксують діяльність обстежуваного органу державної влади.

Зведення зібраних матеріалів, здійснюється в табличній формі. Напроти кожного документа дається коротке пояснення його ролі у визначенні діяльності ОВ з вказівкою на відповідний індекс в системі внутрішньої рубрикації кожного документа (статті, пункти, розділи, сторінки, ін.). В першу чергу вказуються зовнішні по відношенню до самого органу документи, відсортовані за ступенем важливості або нормативної сили. Нижче приводяться внутрішні документи або вказівка на інші інформаційні засоби, що мають відношення до визначення або фіксації поточної функціональної моделі діяльності ОВ.

На виході повинна бути отримана таблиця наступного вигляду:

№	Найменування документа	Місце (призначення) документа в діяльності ОВ	Індекс документу
Зовнішні документи
1
...
Внутрішні документи
1
...

3.      Узгодження зведеної інформації про документи, що визначають діяльність ОВ з керівництвом органу державної влади.

Наведена вище таблиця, заповнена відповідно до вищезгаданих вимог, представляється на узгодження керівникові ОВ, який визначає і підтверджує повноту охоплення документальної бази, точність визначень щодо їх значення в діяльності ОВ. У подальшому вказаний список виступає базовим в процесі проведення функціонального аналізу.

Етап 2. Виділення з наявного масиву документів первинного списку функцій

Функція – регулярна діяльність ОВ, що направлена на повноцінне виконання законодавчо встановлених повноважень для даного рівня влади та обов'язково  має результуючий вихід, одержувачем якого виступає зовнішній для даного органу суб'єкт (фізичні, юридичні особи, органи влади). Тобто для даного дослідження будемо вважати, що функція обов’язково трансформується у адміністративну або управлінську послугу.

1.       Формування первинного переліку функцій (видів діяльності) ОВ на підставі зібраних документів, що містять вказівкуабо відсилання на закріплення відповідної функції за обстежуваним ОВ. Таким чином, в ході роботи з вибраним масивом документів, що визначають  функціональну модель діяльності ОВ, формується первинний перелік функцій ОВ.

2.      Зведення первинного переліку функцій (видів діяльності) ОВ. Зведення отриманих результатів здійснюється у формі наступної таблиці:

№	Формулювання функції ОВ	Документ (з вказівкою статті, пункту, розділу, іншого індексу), що встановлює або згадує дану функцію
1
...

3.      Наведена вище таблиця, заповнена відповідно до вищезгаданих вимог, представляється на узгодження керівництву ОВ, який визначає і підтверджує точність віддзеркалення формулювань функції виходячи з текстів документів, що містять вказівку на закріплення відповідної функції за обстежуваним ОВ.

4. Для визначення діяльності, яка фактично здійснюється, але не отримала віддзеркалення в документах, що відображають поточну функціональну модель діяльності ОВ, необхідно провести додаткове дослідження, що проводиться у формі серії інтерв'ю керівників ОВ і представників структурних підрозділів цього ОВ. В ході вказаних інтерв'ю указують  максимально повний перелік зовнішніх виходів з ОВ, які на думку працівників презентують діяльність ОВ.

Крім зовнішніх виходів для ОВ, керівники ОВ, представники їх структурних підрозділів опитують споживачів результуючої діяльності ОВ ( фактично споживачів послуг) і конкретні сфери застосування результату послуги. Проте, як правило, при фактичному визначенні виходу його спроживач і сфера застосування функції визначаються автоматично.

5.   На підставі отриманого списку даних (зовнішній вихід, споживач послуги і сфера застосування) формулюється попередній перелік видів діяльності, результатами яких виступають отримані в ході інтерв'ювання зовнішні для ОВ виходи – результати. У випадку, якщо формування попереднього списку видів діяльності на основі інформації отриманою в ході інтерв'ю керівників ОВ, їх структурних підрозділів, здійснюється експертами-інтерв'юєрами, формулювання  даються з урахуванням вимоги синтаксичного стандарту функцій (див. Блок 2 методики функціонального аналізу)

Дана інформація зводиться в дві таблиці (за наслідками опитування керівників ОВ і керівників структурних підрозділів ОВ) наступного вигляду:

6.   Узгодження отриманих на основі зібраної інформації про результати діяльності ОВ і його структурних підрозділів з керівниками відповідних організаційних одиниць.

7.   Формування звідного переліку функцій (видів діяльності) ОВ. Формування звітного переліку здійснюється членами робочої групи спільно з керівниками ОВ і керівниками його структурних підрозділів шляхом зведення в один трьох списків, складених на основі:

1)  аналізу документів, що відображають функціональну модель ОВ;

2)  уявлення про діяльність з боку керівництва ОВ;

3)  представлення середньої ланки управління ОВ.

Формування звідного списку видів діяльності ОВ здійснюється за допомогою усунення повторів окремих формулювань.

Блок 2: Синтаксичний аналіз функцій

Етап 1. Перегляд виділених формулювань функцій з урахуванням вимог синтаксису до написання функцій

Отримані на попередньому етапі первинні формулювання повинні бути приведені до єдиного синтаксичного стандарту. Власне приведення формулювань до синтаксичного стандарту дозволяє провести первинне «вибраковування» формулювань «функцій». Першим критерієм для ліквідації «функції» стає неможливість перекласти її в необхідний синтаксичний стандарт. Фактично, з цього моменту, вона розпізнається як «не функція» (це може бути декларацією намірів, встановленням принципу, вказівкою на напрям діяльності, метою або завданням організації, її місією, але не функцією). Другим критерієм «надмірності» стає поява великої кількості функцій – дублерів, які до цього ховалися за полісемантичними і агрегованими формулюваннями функцій з положень, або перенесеними з окремих норм законів і підзаконних актів.

Приведення до єдиному синтаксичному стандарту означає, що формулювання функцій повинні однаково звучати, мати єдину «формулу запису». Для того, щоб діяльність органу зазвучала у функціональному формулюванні потрібне дотримання ряду наступних правил:

• дія, якою описується виконання функції, повинна використовувати дієслово або дієслівний іменник з мінімально агрегованим значенням. Як приклад, слід вказати, що до дієслів з максимально агрегованим значенням відносяться: «координує», «сприяє», «удосконалює», «взаємодіє». До дієслів з мінімально агрегованим значенням відносяться: «вносить», «реєструє», «видає», «приймає»;

• функція може описуватися виключно однією дією, використання у формулюванні функції перерахування дієслів (або дієслівних іменників) як однорідних членів не допускається. В цьому випадку, розглядаються або дві і більше функцій, або вказується остання (або узагальнююча дія) в процесному ланцюжку операцій по виконання однієї єдиної функції.

• вживана у формулюванні дія виконується на регулярній або принаймні на неодноразовій основі. Вимога регулярності (або неодноразової) дії виступає критерієм відсіву від множини функцій діяльності органу що реалізовується у формі «заходів».

  .                  Вихід функції:

• результат виконання функції, як правило це документи (формуляри), державний контроль або нагляд за діяльністю іншого органу,

• зовнішній для даного ОВ одержувач результату, об'єкт дії або контрагент даної дії. Як одержувач результату можуть бути вказані категорії осіб («ліцензіати», «інваліди», і ін.), або окремі споживачі (конкретність визначається вказівкою на ім'я власне одержувача, наприклад, Єврокомісія). Як правило, конкретними споживачами виступають інші органи державної влади, міжнародні організації.

• конкретна сфера застосування функції. Це означає, що ніякий інший орган, крім того, який є справжнім утримувачем функції (якщо тільки він не вказаний як співвиконавець), не може матися на увазі як потенційний виконавець даної функції в цій сфері. Як наслідок, у формулюванні функції не може вказуватися узагальнені сфери управління, як наприклад, «охорона» здоров'я, «національна безпека» і тому подібне, оскільки  у цій сфері відносин діяльність аналізованого органу не єдина.

Існує певне правило співвідношення вказаних елементів у формулюванні функції. Як правило, результат виконання функції, споживач результату і сфера застосування функції спільно вказуються в одному формулюванні. Практика побудови формулювань функції обмежується двома варіантами:

1.      Дія + результат дії (вихід функції) + споживач результату/послуги (контрагент дії/об’єкт дії);

2.      Дія + результат дії + сфера застосування, що однозначно ідентифікується.

У останньому випадку споживач послуги не вказується, оскільки функція кореспондується необмеженому колу осіб.

Прикладом першого варіанту може служити наступне формулювання функції: «проводить контроль дотримання ліцензіатами ліцензійних умов». Приклад другого варіанту - «здійснює нагляд за дотриманням законодавства у сфері масових комунікацій».

В ході приведення формулювань до єдиного синтаксичного стандарту не тільки розкриваються формулювання функцій, які не можуть бути віднесені до функцій взагалі, але і істотно зменшується число функцій-дублікатів. Усунення дублюючих функцій з єдиного списку досягається за рахунок застосування правила - «один вихід – одна дія» або, іншими словами, «у двох різних функцій не може бути загального виходу».

Ще однією важливою вимогою синтаксису формулювання функцій ОВ є переформатування видів діяльності (первинних формулювань функцій), що не мають наочно-специфічного змісту (дії) в універсальні функції ОВ. До універсальних функцій відносяться:

• функції державного замовника (проведення в установленому порядку конкурсів і реалізація державних контрактів на розміщення замовлень щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб ОВ, інших державних потреб у встановленій сфері діяльності);

• функції розпорядника і одержувача бюджетних коштів (передбачених компетенцією ОВ і покладених на нього функцій і завдань);

• функції щодо прийому громадян і надання відповідей на їхні звернення (організація прийому громадян, забезпечення своєчасного і повного розгляду усних і письмових звернень громадян, ухвалення по ним рішень у встановлений термін);

• функції щодо мобілізаційної підготовки ОВ (і ОВ що знаходяться в його веденні);

• функції по управлінню державною власністю (зокрема підвідомчими установами і підприємствами).

Як приклад, такий вид діяльності як «затвердження кошторисів підвідомчих органів і установ» слід розглядати як частину більш загального формулювання «виконання функцій розпорядника бюджетних коштів».

В ході даного етапу здійснюються наступні дії:

1.    Ознайомлення керівництва і апарату ОВ із загальними вимогами до синтаксису функцій;

2.    Підготовка робочою групою з проведення функціонального аналізу нового переліку функцій з урахуванням встановлених вимог до синтаксису;

3.    Зведення результатів перетворення існуючих формулювань функцій. Зведення результатів здійснюється на базі попередньої таблиці аби напроти попереднього формулювання функції, отриманий в ході роботи з текстами документів, був представлений перелік формулювань, побудованих на єдиній синтаксичній основі:

4.      Узгодження перетворених формулювань функцій з керівником ОВ. Керівник органу визначає і підтверджує повноту обхвату новими формулюваннями діяльності ОВ, що раніше представляється в текстах відповідних документів, точність і адекватність перенесення сенсів в нові формулювання.

Блок 3: Алгоритм виділення надмірних і дублюючих функцій

Етап 1. Виключення функцій і внутрішньої діяльності, що не виконуються

Не дивлячись на приведення первинного списку «функцій» (видів діяльності) до єдиного синтаксису, отримані формулювання ще не можна називати функціями органу державної влади в повному розумінні цього слова. Визнання виявлених на попередніх стадіях функціонального аналізу видів діяльності органу як функції ОВ відбувається по ходу їх перевірки на надмірність.

1.    Встановлення наявності здійснення вказаного виду діяльності на практиці.

Перевірка здійснюється шляхом відповіді представників ОВ на питання: «Чи здійснюється дана діяльність по факту?».

Якщо діяльність фактично не виконується, функція підлягає ліквідації (виключенню з положення про орган, виключенню з інших нормативних правових актів).

Результат: виключення з положень про ОВ і інші нормативні правові акти діяльності, що фактично не виконується.

2.    Перевірка наявності у відповідного виду діяльності специфічного виходу і зовнішнього по відношенню до ОВ споживача даного виходу.

Перевірка здійснюється на підставі інформації, отриманої в ході першого блоку функціонального аналізу щодо виділення і опису діяльності органу державної влади.

У разі відсутності виходу або зовнішнього по відношенню до ОВ спроживача даного виходу, діяльність підлягає виключенню з положення про орган.

Результат: виключення з положень про ОВ вказівок на внутрішню діяльність органу (виключення внутрішніх функцій).

Етап 2. Групування діяльності органу за критерієм реалізації владних повноважень

З метою подальшої перевірки функцій ОВ на надмірність, всю діяльність ОВ доцільно розділити на 2 основні групи: діяльність, пов'язану з реалізацією владних повноважень і всю іншу діяльність.

Згодом, для кожної групи будуть застосовані специфічні критерії перевірки того, чи є діяльність органу державною функцією, і чи є дана функція надмірної.

1.      Поділ всього переліку видів діяльності ОВ на функції, пов'язані з реалізацією владних повноважень і діяльність, не пов'язану з реалізацією владних повноважень.

До функцій, пов'язаних з реалізацією владних повноважень відносяться: контроль і нагляд відносно громадян і організацій, державні послуги громадянам і організаціям, безпосередньо здійснювана органом нормотворча діяльність.

2. Результати оформляються у формі таблиці:

№	Діяльність ОВ «як є»	Функції, пов'язані з реалізацією владних повноважень	Діяльність не пов'язана з реалізацією владних повноважень
1
...

Етап 3. Перевірка на надмірність функцій, пов'язаних з реалізацією владних повноважень

1.      Перевірка на наявність нормативного обґрунтування здійснення функцій, пов'язаних з реалізацією владних повноважень.

Перевірка здійснюється шляхом відповіді представників ОВ на питання: «Чи існує закріплення даної функції в нормативних правових актах?». Для кожної подібної функції наводиться вказівка на відповідний нормативний правовий акт, статті, абзаци і пункти, в яких закріплюється здійснення даної діяльності.

Увага: При перевірці функцій на надмірність за ознакою їх закріплення в нормативних правових актах не допускається вказівка на Положення про  орган. Положення встановлює факт уповноваження виконання функції даним органом, але не вирішує факт реального виконання функції взагалі даним органом.

Результати оформляються у формі таблиці:

№	Функції,  пов'язані з реалізацією владних повноважень	НПА, стаття, пункт, абзац функції, що закріплюють виконання
1
…

Якщо нормативне обґрунтування для здійснення функції відсутнє, функція підлягає ліквідації і виключенню з положення про ОВ.

Результат: ліквідація функцій, пов'язаних з реалізацією владних повноважень, що не мають нормативного обґрунтування.

2.      Визначення наявності можливостей для передачі функції якому-небудь недержавному суб'єктові, який може узяти на себе відповідальність за встановлення і дотримання норм, що вводяться функцією, і правил, надання відповідних послуг.

Перевірка наявності таких можливостей здійснюється експертно, або в рамках взаємодії робочої групи з проведення функціонального аналізу з представниками ОВ.

Результатом даної дії виступає таблиця, що групує державні функції таким чином:

Функції, які можливо передати на виконання недержавним організаціям	Функції, які неможливо передати на виконання недержавним організаціям

3. Оцінка доцільності застосування альтернативних механізмів досягнення декларованих цілей для тих функцій, які неможливо передати на виконання недержавним організаціям.

3.1. Перевірка наявності інших (альтернативних) механізмів, за допомогою яких можуть досягатися цілі, що декларуються функцією.

Серед таких механізмів розглядається можливість часткового задіяння недержавної активності і інструментів, які в сукупності з видозміненим нормативним регулюванням, контрольно-наглядовою діяльністю або наданням державних послуг ведуть до скорочення участі державних органів в організації життєдіяльності громадян і організацій.

При пошуку таких механізмів, участь державних органів в досягненні цілей, що декларуються функцією, може трансформуватися (від державної послуги – до контролю або нормативного регулювання, від контролю – до нормативного регулювання з вужчим полем контролю і так далі).

Дана робота повинна проводитися у тісній взаємодії з представниками органів державної влади для отримання узгодженої і адекватної оцінки.

№	Функції, які неможливо передати на виконання недержавним організаціям	Декларована мета реалізації функції	Альтернативні механізми досягнення цілей
1
...

Результат: збереження функцій, які неможливо передати недержавним суб'єктам і для яких відсутні альтернативні механізми досягнення декларованих цілей.

3.2. Оцінка того, чи не спричинить застосування альтернативних механізмів досягнення декларованих цілей до неможливості здійснення інших державних функцій.

Дана робота повинна проводитися при тісній взаємодії з представниками органів виконавчої влади для отримання узгодженої і адекватної оцінки.

Результат: у випадку, якщо встановлено, що застосування альтернативних механізмів досягнення цілей, що декларуються функцією, приведе до неможливості здійснення інших державних функцій, рекомендується зберегти функцію як державну.

3.3. Перевірка наявності репрезентативних незалежних досліджень, підтверджуючих ефективність застосування альтернативних механізмів досягнення цілей, що декларуються функцією.

№	Функція	Декларована мета реалізації функції	Альтернативні механізми досягнення цілей	Дослідження, автори, рік, об'єкти дослідження	Результати дослідження
1
...

Результат: якщо такі дослідження існують, формується рекомендація з переформатування державної функції, що веде до скорочення участі держави в життєдіяльності громадян і організацій.

Результат: якщо існуючі дослідження свідчать про зворотне – неефективність застосування знайдених альтернативних механізмів – формується рекомендація щодо збереження функції як державної.

Результат: якщо відсутні незалежні і репрезентативні дослідження, формується рекомендація з проведення таких досліджень з метою ухвалення рішення про форму реалізації цілей, що декларуються функцією.

4.    Оцінка доцільності передачі виконання функції недержавним організаціям.

4.1. Оцінка того, чи не спричинить передача державних функцій недержавним суб'єктам до неможливості виконання інших державних функцій.

Дана робота повинна проводитися при тісній взаємодії з представниками органів державної влади для отримання узгодженої і адекватної оцінки.

Результат: у випадку, якщо встановлено, що передача державних функцій недержавним суб'єктам призведе до неможливості здійснення інших державних функцій, формується рекомендація по збереженню функції як державної.

4.2. Перевірка наявності репрезентативних незалежних досліджень, достатніх для того аби визнати передачу функції недержавним суб'єктам ефективною і виправданою.

№	Функція	Дослідження, автори, рік, об'єкти дослідження	Результати дослідження
1
...

Результат: якщо такі дослідження існують, формулюється рекомендація по передачі функції недержавним суб'єктам.

Результат: якщо існуючі дослідження свідчать про зворотне формується рекомендація щодо збереження функції як державної.

Результат: якщо відсутні незалежні і репрезентативні дослідження, формується рекомендація з проведення таких досліджень з метою ухвалення рішення про передачу або збереження державної функції.

Етап 4. Перевірка на повноту опису і нормативно-правової регламентації функцій, пов'язаних з реалізацією владних повноважень

Повнота опису і нормативної регламентації здійснюється окремо для: державних послуг, контролю і нагляду; нормотворчих функцій.

1.      Для державних послуг, функцій контролю і нагляду визначається наявність або відсутність норм, що визначають:

а)      порядок здійснення (контролю, нагляду) або надання (державної послуги);

б)      права громадян і організацій при реалізації державної функції;

в)      порядок досудового оскарження порушення порядку здійснення або надання;

г)      санкції для посадових осіб за порушення порядку здійснення (контролю, нагляду) або надання (державної послуги).

№	Функція	Нормативний документ (найменування, реквізити, стаття, пункт, абзац), що встановлює:
		порядок здійснення (надання)	права громадян і організацій при реалізації функції	порядок досудового оскарження порушення порядку	санкції для посадових осіб за порушення порядку
1
...

Результат: за відсутності тих або інших норм, формуються рекомендації по вдосконаленню опису і нормативно-правової регламентації державної функції.

Результат: за наявності всіх вищезгаданих норм формується рекомендація по збереженню державної функції в існуючому вигляді.

2.      Для нормотворчих функцій визначається наявність або відсутність норм, що визначають:

а)        порядок публікації і набуття чинності нормативних правових актів, що затверджуються органом державної влади;

б)        наявність переліку громадських організацій, що здійснюють експертизу проектів нормативних актів, що розроблялися органом державної влади.

№	Функція	Нормативний документ (найменування, реквізити, стаття, пункт, абзац), що встановлює:
		порядок публікації і набуття чинності нормативних правових актів, що затверджуються органом виконавчої влади	наявність переліку громадських організацій, що здійснюють експертизу проектів, що роз-робляються і затверджуються ОВ
1
...

Результат: за відсутності тих або інших норм, формуються рекомендації по вдосконаленню опису і нормативно-правової регламентації державної функції.

Результат: за наявності всіх вищезгаданих норм формується рекомендація по збереженню державної функції в існуючому вигляді.

Етап 5. Перевірка на надмірність діяльності ОВ, не пов'язаної з реалізацією владних повноважень

1.      Виключення з розгляду видів діяльності ОВ, що не є функціями, і що представляють взаємодію з іншими органами державної влади

1.1. Виділення видів діяльності ОВ, споживачем результату яких є інші ОВ.

Перевірка здійснюється на підставі інформації про споживачів виходів, отриманою в ході першого блоку функціонального аналізу щодо опису діяльності органу державної влади.

1.2. Перевірка того, чи відноситься діяльність, споживачами якої є інші ОВ, до сфери спеціальної компетенції органу державної влади.

Перевірка здійснюється за допомогою відповіді на питання чи «Направлена дана діяльність на виконання цілей і завдань (місії/призначення) ОВ?».

Результат: якщо діяльність не направлена на виконання цілей і завдань (місії/призначення) ОВ, вона визнається одним з видів взаємодії обстежуваного ОВ з іншими ОВ і формуються рекомендації по виключенню її з положення про ОВ як функції.

2.      Перевірка юридичної неможливості здійснення діяльності органами державної влади іншими організаціями.

Здійснення діяльності недержавною організацією визнається неможливим в тому випадку, якщо потенційно матиме місце юридична недійсність результату здійснення діяльності.

Результат: якщо юридично неможливе здійснення діяльності не органами державної влади, формується рекомендація щодо збереження даної діяльності як функція ОВ.

3.      Перевірка наявності політичної відповідальності за здійснення діяльності, не пов'язаної з реалізацією владних повноважень.

Перевірка може бути здійснена за допомогою відповіді на питання: «Чи спричинить відмову від здійснення даної функції вирішення представницького органу про недовір'я ОВ (Уряду в цілому) і/або некомпетентності ОВ?».

Результат: у випадку, якщо політична відповідальність за здійснення діяльності наявна, формується рекомендація щодо збереження даної діяльності як функції ОВ.

4.      Оцінка того, чи не спричинить відмову від виконання діяльності, не пов'язаної з реалізацією владних повноважень, неможливість виконання яких-небудь інших державних функцій.

Результат: у випадку, якщо встановлено, що відмова від виконання діяльності приведе до неможливості здійснення інших державних функцій, формується рекомендація щодо збереження даної діяльності як функції ОВ.

Результат: у випадку, якщо встановлено, що відмова від виконання діяльності не впливає на можливість здійснення інших державних функцій, формується рекомендація про виключення діяльності з положення ОВ як функції (якщо до цього вона була записана як функція).

Етап 6. Перевірка на можливість застосування механізмів аутсорсинга для функцій, не пов'язаних з реалізацією владних повноважень

На даному етапі здійснюється аналіз всіх функцій, не пов'язаних з реалізацією владних повноважень, за винятком функцій, передача виконання яких недержавним організаціям спричинить факт їх юридичної недійсності.

1.      Перевірка на наявність використання в ході реалізації функції секретної інформації.

Перевірка здійснюється на основі інформації представників ОВ.

Результат: якщо встановлена необхідність використання в ході реалізації державної функції секретної інформації, формується рекомендація про незастосування механізмів аутсорсинга при виконання функції.

2.      Перевірка на можливість передачі виконання функції (але не відповідальності за її виконання) недержавними структурами.

Перевірка здійснюється за допомогою відповіді на питання чи «Існують аналогічні ринкові послуги?».

Результат: у разі наявності на ринку аналогічних послуг формується рекомендація про виконання функції за допомогою механізму аутсорсинга.

Етап 7. Перевірка на наявність нормативного обгрунтування здійснення функцій, не пов'язаних з реалізацією владних повноважень

В ході реалізації етапу заповнюється таблиця наступного вигляду:

 

№	Функція	Нормативний документ (найменування, реквізити, стаття, пункт, абзац), що встановлює виконання функції
1
...

Результат: у випадку, якщо нормативне обґрунтування здійснення державних функцій, не пов'язаних з реалізацією владних повноважень відсутній, або є недостатнім, формується рекомендація щодо внесення змін до нормативно-правової бази для закріплення даної функції.

 Наявність або достатність обгрунтування виконання функцій, не пов'язаних з реалізацією владних повноважеь, встановлюється фактом тотожності (семантичної близькості) формулювання функції і формулювання в тексті нормативно-правого акту.

 

Етап 8. Ліквідація дублюючих функцій

1.       Формування повного переліку всіх функцій спеціальної компетенції всіх даних органів державної влади. У даний перелік не включаються функції загального типу (функції державного замовника, розпорядника бюджетних коштів, функції управління власністю, функції по прийому громадян і відповіді на їх заяви, функції мобілізаційної підготовки). До переліку включаються тільки функції ОВ, що пройшли перевірку на надмірність.

2.      Формування списку семантично і наочно загальних формулювань.

У даний список включаються функції близькі одна одній за звучанням і змістом. Виходячи з єдності правил синтаксичного опису державних функцій критерієм близькості є семантична близькість формулювань. В ході реалізації дії заповнюється таблиця наступного вигляду:

№	Функція	Потенційно дублююча функція №1	Потенційно дублююча функція №...
1
2

3.         Виділення власників дублюючих функцій..

Для кожної пари (групи) семантично і наочно близьких функцій, визначаються власники даних функцій – органи державної влади, які їх здійснюють.

В ході реалізації дії заповнюється таблиця наступного вигляду:

№	Функція	Потенційно дублююча функція №1	Потенційно дублююча функція №...
1
Власник функції
2
Власник
...

4.         Визначення відповідності функцій-аналогів цілям і завданням (місії) органів державної влади – власників даних функцій.

З метою отримання узгоджених і несуперечливих оцінок, дану роботу доцільно проводити при тісній участі представників всіх ОВ, що виконують дублюючі функції.

№	Функція	Потенційно дублююча функція №1	Потенційно дублююча функція №...
1
Власник функції
Цілі і завдання власника функції
2
Власник функції
Цілі і завдання власника функції
...

Результат: у випадку, якщо за наслідками обговорення з ОВ – власниками близьких по формулюваннях функцій виявлено, що наочна сфера і зміст даних функцій різні, формуються рекомендації щодо уточнення формулювань даних функцій.

Результат: якщо функції визнані дублюючими один одного, на підставі інформації про ступінь відповідності дублюючих функцій цілям і завданням органів державної влади формується рекомендація про збереження функції за яким-небудь одним ОВ і ліквідації відповідних дублюючих функцій у інших ОВ.