СУБД Microsoft Access 23.09.2016 04:27

Национальный авиационный университет

Кафедра прикладной информатики

 

 

Курсовая  работа

Тема: СУБД Microsoft Access

Создание и обработка БД

 

 

Цель работы: теоретически и практически освоить основные приемы работы в СУБД Microsoft Access.

Задача работы состоит в том, чтобы студент освоил технологию выполнения типовых операций в БД:  создания таблиц, определения типа данных и свойств полей, создаваемых таблиц, определения ключевых полей, создания межтабличных связей, заполнения базы, создания форм, внесения изменений в формы с помощью панели элементов, формирования запросов, создания отчетов, создания главной кнопочной формы.

Номер варианта выбирается по последней цифре, полученной при сложении двух последних цифр зачетной книжки.

Отчет о выполнении контрольной работы должен быть выполнен в текстовом редакторе Word**, как показано ниже (см. пример выполнения контрольной работы). На дискете (в электронном виде) создается база.

Краткие теоретические сведения

База данных – это организационная структура, предназначенная для хранения данных и информации.

База данных состоит из совокупности объектов – таблиц, форм, страниц, доступа к данным, запросов и отчетов, - используемых для представления данных и управления  ими. В приложении Ассеss управление объектами базы данных происходит с помощью окна базы данных. Процесс создания базы данных включает следующие основные шаги:

1. Создание базы данных с помощью разработки и построения таблиц для хранения данных.
2. Ввод данных.
3. Разработка дополнительных объектов базы данных для отображения и вывода информации.

Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных – Это Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули.

Интерфейс  работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:

• Создать – режим предназначен для создания структуры объектов;

• Конструктор – предназначен для изменения структуры объектов;

• Открыть (Просмотр, Запуск) — предназначен для работы с объектами базы данных.

Важным средством программы являются мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.

 

Реляционная модель данных

Концепции реляционной модели впервые были сформулированы в работах американского ученого Э.Ф. Кодда. В реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц (рис.1). Термин «реляционная» - от английского relation – отношение.

В реляционной базе данных  каждая таблица должна иметь первичный ключ (ключевой элемент) – поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Важным преимуществом реляционной модели является то, что в ее рамках действия над данными могут быть сведены к операциям реляционной алгебры, которые выполняются  над отношениями. Это такие операции как: объединение, пересечение, вычитание, произведение, выборка, соединение, деление.

Основным достоинством реляционной модели является ее простота.

Свойства полей базы данных

Поля базы данных определяют структуру базы и определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащих каждому из полей, имеющие такие свойства как:

• Имя поля – используются в качестве заголовков столбцов таблиц.

• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

• Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных,  числовой тип, денежный тип или тип даты

• Сообщение об ошибке текстового сообщения, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

•  Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.

Типы данных

• Текстовый – тип данных, используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера, до 255 символов (50 символов по умолчанию).

• Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.

• Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

• Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего временя.

• Денежный – тип данных для хранения денежных сумм, так как для денежных сумм есть некоторые особенности, например, связанные с правилами округления.

• Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием (порядковая нумерация).

• Логический – для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например,  Да или Нет)

• Поле объекта ОLЕ — тип данных, предназначенный для хранения объектов – например, мультимедийных. Реально, конечно  такие объекты в таблице не хранятся, они хранятся во внутренней структуре файла базы

• Гиперссылка – специальное  поле для хранения адресов  URL Web-объектов Интернета

• Мастер подстановок – это не специальный тип данных, с помощью которого можно автоматизировать ввод данных в поле.

 

Общие сведения о формах

Для отображения содержимого таблицы в Базе данных создаются формы, которые позволяют расположить данные так, как это устраивает пользователя. В формах можно добавлять и удалить записи, производить сортировку, отбор и поиск записей, редактировать, проверять орфографию и печатать тексты.

Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

Форму -  возможно, создать с помощью Конструктора форм или воспользоваться Мастером форм. При использовании  мастера База выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для  быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы, следует переключиться в режим конструктора.

 

Создание форм в режиме конструктора

1. 1.        Конструктор позволяет создавать формы любой степени сложности и редактировать готовые формы и данные, представленные в них. Процесс создания формы заключается в размещении объектов определенным образом в форме и определении  свойств и связанных с ними событий.
2. Свойства и события объектов формы. При размещении объекта в форме по умолчанию устанавливаются принятые значения свойств и событий объекта. Все свойства объекта можно настроить в соответствии со своими требованиями с помощью диалогового окна Свойства объекта (На свободное место в окне формы внести объект Поле с Панели элементов. Установите поле таблицы, с которым этот элемент будет связан. Для этого откройте окно Свойств для него перейдите на вкладку Данные, выберите свойство Данные, раскройте список полей подстановки и выберите поле, которое хотите добавить в форму).

При обработке данных в режиме таблицы и формы помимо просмотра, обновления, добавления, удаления записей и значений полей часто необходимо найти данные значения в полях таблиц большого объема, заменить их, выполнить сортировку записей. Часто выполняется отбор записей  таблицы, поля которых содержат значения, удовлетворяющие заданным условиям. Эта задача выполняется с помощью Фильтрации записей в режиме таблицы или формы. Также отбор записей может выполняться с помощью запросов, предназначенных для выполнения более сложных задач обработки данных.

При просмотре записей в режиме таблицы или формы часто приходится осуществлять поиск заданных значений. Такой поиск, а при необходимости и замена выполняется с помощью меню Правка→Найти или Правка→Поиск и Замена.

Для сортировки записей таблицы используют меню Записи→Сортировка (в порядке возрастания или в порядке убывания).

Отбор записей с помощью фильтра используется для просмотра и корректировки записей, удовлетворяющих условиям отбора. Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора записей в таблице, форме  или запросе. Эта программа позволяет использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному (меню Записи→Фильтр→Фильтр по выделенному); обычный ( меню Записи→Фильтр→Обычный фильтр) и расширенный фильтр (меню Записи→Фильтр→Расширенный фильтр).

Однотабличные запросы на выборку данных.  

Запросы являются одним из основных инструментов выборки и обработки данных в таблицах базы данных. Запросы используются для анализа, просмотра и изменения данных. Результат выполнения запроса – это новая таблица. Записи такой таблицы формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Существует несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. С его помощью выбираются данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Любой запрос можно создавать в режиме Конструктора. Это удобное для пользователя диалоговое окно Окно Конструктора разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает таблицы, выбранные для данного запроса. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

Отчет

Средства разработки отчетов в БД предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных. Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора. Отчет можно создать, используя одну таблицу – однотабличный отчет. БД позволяет создать также более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц БД. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет.

 

Задание

Создать базу библиотеки института,  которая имеет книжный фонд, состоящая из  учебной, научно-технической, художественной литературы и т.д..  Данные о студентах (клиенты) института, пользующиеся литературой занесены в базу библиотеки. На руки студенту выдается только один экземпляр книги. В один заказ может входить несколько различных книг.  Код заказа, по которому можно найти студента, идентифицируется с номером зачетной книжки.

Фонд библиотеки периодически пополняется литературой, которая закупается у поставщиков. Библиотека имеет перечень и необходимые данные о поставщиках.  Каждая книга поставляется только одним поставщиком, но каждый поставщик может поставлять несколько видов литературы.

 

 

Задание 1. Создание структуры базы данных «Библиотека»

(выполняется для всех вариантов)

 

1. Создать базу данных «Библиотека» из перечисленных полей (Приложение 1). При необходимости допускается повторение полей:

• таблица 1 «Библиотека» - содержит данные о книгах фонда библиотеки;
• таблица 2 «Клиенты» - содержит данные о студентах, пользующиеся услугами библиотеки;
• таблица 3 «Заказы» - содержит данные о заказах литературы, студентами.
• таблица 4 «Поставщики» - содержит данные о фирмах, являющиеся поставщиками литературы в данную библиотеку;
• таблица 5 «Закупка литературы - содержит данные о дате,  количестве экземпляров, отметку об оплате  книг у  поставщика для библиотеки и т.д.

1. Запустить программу Microsoft Access** .
2. 3.              В окне программы  включить переключатель «Новая база».
3. Сохранить файл под своей фамилией.
4. Открыть объект «Таблицы».
5. Открыть меню «Создать», выбрать режим «Конструктор»:

• Создать структуру для таблиц 1,2,3,4 и 5;
• В открывшемся бланке конструктора каждому полю «Имя поля» присвоить необходимый тип данных и установить необходимые свойства каждому полю (размер поля, формат поля, подпись, маска ввода, условие на значение, обязательное поле, индексированное поле). При необходимости применить Поле подстановки.
• Определить ключевые поля;
• Сохранить таблицы и присвоить им имена, как дано в задании

(пункт 1).

1. С помощью меню Сервис – Схема данных, установить между таблицами по ключевым полям связь и установить тип отношений межтабличной связи.
2. Относительно межтабличным связям определить приоритет последовательности заполнения таблиц.
3. Заполнить таблицы следующим образом:

• Таблица «Библиотека» - 25 записей;
• Таблица «Клиенты» - 20 записей;
• Таблица «Заказы» - 30 записей;
• Таблица «Поставщики» - 6 записей;
• Таблица «Закупка литературы» - 15 записей.

 

 

Задание 2. Построение форм

(выполняется  по вариантам)

 

1	5	Создать для таблицы «Библиотека»  форму, используя  режим - мастер форм. Добавить из таблицы «Поставщики» поле со списком, куда войдут поля: Поставщик, Телефон. Добавить элемент «кнопка» и выполнить команду – закрыть форму.
3	7	Создать для таблицы «Поставщики» форму в режиме мастер форм. Добавить из таблицы «Библиотека»   поле со списком, куда войдут поля: Код книги, Цена экземпляра. Добавить элемент «кнопка» и выполнить команду – закрыть форму. Отформатировать форму.
8	2	Построить форму в режиме мастер форм для таблицы «Заказ». Добавить в форму рисунок из файла. Добавить из таблицы «Клиенты» поле, куда войдут поля: Номер зачетной книжки, Факультет, Группа. Добавить элемент «кнопка» и выполнить команду – закрыть форму.
9	0	Построить форму в режиме мастер форм для таблицы «Поставщики». Добавить из таблицы «Библиотека» поле, куда войдут поля: Код книги, Название, Цена.  Добавить элемент «кнопка» и выполнить команду – закрыть форму.
4	6	Построить форму в режиме мастер форм для таблицы «Закупка литературы». Добавить из таблицы «Библиотека» поле, куда войдут поля: Код книги, Название, Цена. Добавить рисунок из файла.  Добавить элемент «кнопка» и выполнить команду – закрыть форму.
5	7	Создать форму  в режиме конструктора для таблицы «Библиотека»
9	3	Создать форму  в режиме конструктора для таблицы «Заказ».
4	0	Создать форму  в режиме конструктора для таблицы «Клиенты».
2	6	Создать форму  в режиме конструктора для таблицы «Поставщики».
8	1	Создать форму  в режиме конструктора для таблицы «Закупка литературы».
4	9	Построить связанную форму для таблиц «Библиотека» и «Заказ». Из таблицы  «Библиотека»  выбрать поля:: код книги,  раздел литературы, год издания, автор, оптовая цена. Из таблицы Заказы: код книги, номер зачетной книжки, дата заказа.
0	3	Построить подчиненную форму для таблиц «Заказы» и «Клиенты». Из таблицы  «Клиенты»,  выбрать поля: номер зачетной книжки, фамилия, имя, факультет, группа. Из таблицы «Заказы»: код книги, номер зачетной книжки, дата заказа.
1	7	Построить связанную форму для таблиц «Библиотека» и «Поставщики». Из таблицы  «Библиотека»,  выбрать поля: код книги, код поставщика, автор, розничная цена. Из таблицы «Поставщики» выбрать поля: код поставщика, поставщик, телефон.
5	2	Построить связанную форму для таблиц «Библиотека» и «Закупка книг у поставщиков». Из таблицы «Библиотека» выбрать поля: код книги, код поставщика, Оптовая цена. Из таблицы «Закупка книг у поставщиков» выбрать поля: Дата закупки, количество. В главной форме организовать поле «Общая стоимость», с помощью построителя выражения.
6	8	Построить подчиненную форму для таблиц  «Библиотека» и  «Поставщики». Из таблицы «Библиотека» выбрать поля: код книги, год издания, розничная цена. Из таблицы «Поставщики» выбрать поля: код поставщика, адрес, телефон.

 

 

 

Задание 3.  Создание запросов

(выполняется  по вариантам)

 

0	5	Найти литературу и данные о ней, которая находится в разделе «Информатика»
1	3	Найти книги и данные о них, которые были изданы в период с 1995 по 2000г.г.
4	2	Найти книги и данные о них, автора Бойко
6	7	Найти книги и данные о них, фамилии авторов, которых начинаются на букву «Т».
8	9	Найти книги, оптовая цена которых находится в пределах от 20грн до 35грн.
3	7	Найти поставщиков, номера телефонов, которые начинаются с цифры «2».
2	5	Рассчитать стоимость каждого заказа на закупку книг, выполненных за 2000 год.
0	9	Выполнить параметрический запрос. Найти максимальную информацию о поставщиках. Параметром запроса будет являться код фирмы.
1	4	Найти данные о студенте, пользующейся услугами библиотеки (заказанные книги), с номером зачетной книжки равным 545454.
6	8	Найти студентов Юридического факультета 201 группы, пользующихся услугами библиотеки.
5	9	Найти данные о студентах третьего курса (номер группы), пользующиеся услугами библиотеки (заказанные книги).
0	4	Найти книги, которых нет в библиотеке.
7	2	Найти книги, которые были заказаны в библиотеке за первые четыре месяца 2004 года.
3	8	Найти поставщиков, номера телефонов, которые начинаются с цифры «4».
6	1	Рассчитать общую стоимость книг по оптовой цене, закупка, которых была выполнена в 2000 году.
8	4	Найти книги, оптовые цены, которых  превышают 45 грн.
0	2	Рассчитайте общее количество закупленных книг.
1	7	Рассчитайте общую стоимость книг по оптовой цене, код которой соответствует 1005.
9	3	Найдите книги, которые имеют максимальную стоимость (розничная цена)
5	6	Выполните параметрический запрос. Получить максимальную информацию о поставщиках. Параметром запроса является поле поставщик (название фирмы).
0	3	Рассчитайте общее количество студентов из таблицы «Клиенты»
1	2	Рассчитайте общее количество книг, которые были изданы в 2001 году.
4	7	Найти студентов, фамилии которых, начинаются на букву «К».
9	6	Найти студентов, которые заказали книги в марте 2004 года.
8	5	Рассчитайте общую стоимость книг, которые были закуплены по оптовым ценам в 2004 году.

 

Задание 4. Выполнение Отчетов

(выполняется  по вариантам)

1	8	Создать отчет в режиме Мастера отчетов. В отчете отобразить всю литературу, поставляемой фирмой, код которой 23.
2	3	Создать отчет в режиме «Конструктора». В отчете отобразите всю литературу и данные о поставщиках, закупленной библиотекой в 2002 году
5	7	Создать отчет в режиме Мастера отчетов. В отчете отобразить всех поставщиков и поставляемую ими литературу.
6	9	Создать отчет в режиме «Конструктора». Отобразить данные о студентах Юридического факультета, пользующиеся услугами библиотеки
4	0	Создать отчет в режиме Мастера отчетов. В отчете отобразить данные о литературе, имеющейся в библиотеке, ее оптовую стоимость, количество. Выполнить итоговые расчеты общей стоимости книг.

Задание 5. Выполнение кнопочной формы, используя Объект «Макросы»

                       (выполняется  по вариантам)

 

1	9	Создать кнопочную форму для всех Таблиц базы. Вкладку 1 – переименовать «Таблицы», Вкладку 2 – для Форм. Переименовать – «Формы».
2	4	Создать кнопочную форму для  «Форм», «Отчетов»,  выполненных по заданию своего варианта. Вкладку 1 – переименовать «Формы». Вкладку 2 – «Отчеты».
5	3	Создать кнопочную форму для Таблиц и  Запросов, выполненных по заданию своего варианта. Вкладку 1 – переименовать «Запросы». Вкладку 2 переименовать – «Таблицы».
6	7	Создать кнопочную форму, состоящую из двух вкладок: «Запросы» и «Отчеты». На вкладке 1, для Запросов, выполненных по заданию своего варианта. На вкладке 2,  для Отчета, выполненного по заданию своего варианта .
8	0	Создать кнопочную форму, состоящую из двух вкладок: «Таблицы» и «Отчеты». На вкладке 1, для всех Таблиц базы. На вкладке 2,  для Отчета, выполненного по заданию своего варианта.

 

 

Пример выполнения контрольного задания

 

№	Действие, которое выполняется	Пояснения о выполнении
1	Создание таблицы в режиме Конструктора «Библиотека»	ТаблицыÞСоздатьÞКонструктор. В графе «Имя поля», вписываем имя поля (столбца) таблицы – Код книги. В графе «Тип данных», указываем – «Текстовый», если в дальнейшем не будут выполняться математические действия. В противном случае, указывается «Числовой» тип данных или «Денежный». Определяем свойства поля – Размер поля- 4, Условия на значения - <1020, Обязательное поле – Да, Индексированное поле -  Да (совпадения не допускаются). И т.д.
2	Определение ключевых полей	Открыть таблицу в режиме «Конструктора», установить курсор в выбранном ключевом поле (в данном случае «Код книги») и с панели инструментов выбрать пиктограмму ключа, или ПравкаÞКлючевое поле. ТаблицыÞОткрыть
3	Заполнение таблицы	Указать поочередность заполнения таблиц и пояснить.
4	Выполнение связи между таблицами	СервисÞСхема данных. Соединить ключевое поле одной таблицы с таким же полем другой таблицы, указываем целостность данных.

Таблица 1 Пример описания выполнения контрольной работы

 

 

 

 

 

Рисунок 1 Пример выполнения Формы для объекта таблицы  - "Поставщики".

 

 

Рисунок 2 Пример выполнения подчиненной формы для таблиц  "Клиенты" и "Заказы"

 

 

Рисунок 3 Пример выполнения запроса в режиме "Конструктора"

 

 

                                                                                

   Приложение 1

 

Код книги

Код поставщика

Раздел литературы

Автор

Название книги

Издательство

Год издания

Оптовая цена

Розничная цена

Фотография

Номер зачетной книжки

Наличие книги

Отметка об оплате

Дата заказа

Количество

Код заказа

Представитель

Примечание

Фамилия

Дата возврата

Имя

Отчество

Дата выдачи

Факультет

Группа

Поставщик

Адрес

Телефон

Город

Логотип фирмы